Список ключових термінів: доступність ресурсу, розрахунок доступності ресурсу,  ресурс з неповним виділенням (underallocated), з повним виділенням      (fully allocated), з перевищенням доступності (overallocated), критерій «чутливості вирівнювання»

 

Мета лекції: Розглянути поняття доступності ресурсу і перевищення доступності ресурсу, причини виникнення перевищення доступності ресурсу, способи фільтрації і  проглядання ресурсів з перевищенням доступності в середовищі MS Project.

 

Доступність ресурсу. Розрахунок доступності ресурсу.

Доступність ресурсу  є  максимальна здатність ресурсу виконувати роботу.

У середовищі  MS Project доступність ресурсу контролюється за допомогою параметра  Максимальні одиниці (Max.Units).

Максимальні одиниці можуть виражатися:

·        у числах (наприклад, 3 одиниці) або

·        відсотках (300% одиниць)

 

Кількість часу, який ресурс доступний під час проекту, визначається наступними значеннями:

 

·        кількість одиниць ресурсу, доступних в певний період часу

 

 

доступність ресурсу за часом настроюється на сітці Resource Availability у вкладці Загальні (General)  вікна Зведення про ресурс (Resource Information)

 

 

·        кількість робочого часу, який вказаний в календарі ресурсу  для певного періоду часу.   Визначається у вікні Change Working Time (Робочий час) діалогового вікна Resource Information (Відомості про ресурс).

 

 

 

Розрахувати доступність ресурсу можна по формулі:

Обьем роботи, для якого ресурс доступний в даний період часу =

Кількість доступних одиниць ресурсу * робочий час в календарі для даного періоду часу.

Наприклад:

 

Максимально доступна кількість               100%            100%              300%

одиниць ресурсу                                (1 одиниця)   (1 одиниця) (3 одиниці)

-----------------------------------------------------------------------------------------------

 

 

Розподіл працездатності ресурсу за часом називається виділенням ресурсу (allocation).

 

Існує три стани ресурсу:

 

•         З неповним виділенням (underallocated)

•         З повним виділенням      (fully allocated)

•         C перевищенням доступності (overallocated)

 

Ресурс знаходиться в змозі з неповним виділенням (underallocated), якщо максимальна продуктивність ресурсу не заповнена призначеннями.

Наприклад, призначення ресурсу, що працює на повну ставку, займають тільки 30 годин 40-годинного робочого тижня.

 

Ресурс знаходиться в змозі  з повним виділенням   (fully allocated), якщо максимальна продуктивність ресурсу точно заповнена призначеннями.

Наприклад, призначення ресурсу, що працює на повну ставку, займає 40 годин 40-годинного робочого тижня.

 

Ресурс знаходиться в змозі  з перевищенням доступності (overallocated), якщо максимальна продуктивність ресурсу перевищена призначеннями.

Наприклад, призначення ресурсу, що працює на повну ставку, займають 70 годин 40-годинного робочого тижня.

 

Причини виникнення перевищення доступності ресурсу.

Таким чином, перевищення доступності ресурсу – це призначення ресурсу протягом певного періоду часу годин роботи більше, ніж доступно в рамках проекту.

 

Перевищення доступності ресурсу може виникати, наприклад, по наступних причинах:

·        призначення ресурсу на завдання, виконання яких повністю або частково здійснюється одночасно;

·        збільшення об’єму робіт завдання, що призвело до перевищення допустимого рівня завантаження ресурсу;

·        призначення ресурсу на дні, коли ресурс недоступний.

 

У середовищі MS Project перевищення доступності ресурсу може виникати зазвичай як наслідок  планування декількох призначень ресурсу на одне і теж час.  При плануванні призначень MS Project  автоматично використовує календар ресурсу замість основного календаря проекту  і планує призначення на якийсь час, яке в календарі ресурсу є:

·        найближчим доступним

·        задовольняючим необхідним умовам.

 

При цьому перевірка, чи не призначений ресурс на цей час іншим завданням,  системою не проводиться.

 

Який календар MS  Project використовуватиме  при плануванні, регулюється за допомогою опції Scheduling Ignores Resource Calendars (Не враховувати календарі ресурсів при плануванні). При включенні цієї опції календар ресурсу ігноруватиметься і використовуватиметься календар завдання. Перевищення доступності ресурсу MS  Project, що виникає при цьому, таким вважати не буде.

 

Розподіл годин робочого часу протягом такого періоду, наприклад, тижня, може бути таким, що перевищення доступності ресурсу матиме місце для якогось окремого дня  в тижні за відсутності перевищення доступності по сумі годин за тиждень.  Наприклад:

 

                                                            Пон       Вт        Ср        Чт         Пт          Разом

Макс. Одиниць (Max Units)               100%    100%   100%   100%    100%

 

Робочий час                                    8 год.    8 год.  8 год.  8 год.    8 год.           40 год.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Завдання А   Одиниці                          100%    100%

Завдання А   Трудовитрати                   8 год.    8 год.

 

Завдання Б   Одиниці                                                    100%  100%

Завдання Б   Трудовитрати                                             8 год.   8 год.

 

Завдання В   Одиниці                                                                25%        

Завдання В   Трудовитрати                                                       2 год.

 

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Загальна кількість одиниць            100%    100%    100%   125%        0%

Загальний об'єм роботи                  8 год.     8 год.     8 год.  10 год.       0 год.        34 год.

 

 

Проглядання перевищення доступності ресурсів.

 

Ресурси з перевищенням доступності можна переглядати в представленнях Resource Sheet (Лист ресурсів), Resource Usage (Використання ресурсів) і Resource Allocation (Виділення ресурсів).

За умовчанням ресурси з перевищенням доступності MS Project  виділяє шрифтом червоного кольору.

У MS Project є декілька полів, значущих з погляду перевищення доступності ресурсів.Это:

·        поле Max.Units (Максимальних одиниць);

·        обчислюване поле Peak (Пікове навантаження).

·        поле Overallocated (Перевищення доступності)

 

В тому випадку, якщо  значення поля Peak (Пікове навантаження), яке містить максимальну кількість одночасно призначених одиниць для кожного періоду часу, перевищує значення поля Max.Units (Максимальних одиниць) у будь-який момент часу, то обчислюване поле Overallocated (Перевищення доступності) містить значення Yes (інакше містить No)  і ресурс виділяється червоним кольором.

 

Перевищення доступності ресурсу означає, що ресурс не може виконати призначену йому роботу, і ситуації вимагає коректування.

 

Фільтрація ресурсів з перевищенням доступності.

Критерій «чутливості вирівнювання».

 

Список ресурсів з перевищенням доступності можна відфільтрувати.

Для цього можна застосувати фільтр Overallocated Resources:

(Project -> Filtered For -> Overallocated Resources).

 

 

Щоб зняти фільтр, потрібно виконати:

(Project -> Filtered For -> All Resources).

 

Можливо, що не всі випадки перевищення доступності ресурсів, які мають місце в плані проекту, заслуговують расмотрения і виправлення. Які випадки необхідно відфільтрувати, щоб розглянути і виправити, можна визначити за допомогою так званого «критерію чутливості вирівнювання».

Цей критерій указує тимчасові рамки, в яких потрібно шукати перевищення доступності: по днях, тижнях, хвилинам і так далі

Критерій чутливості можна встановити в діалоговому вікні Resource Leveling (Вирівнювання завантаження ресурсів). Для цього треба вибрати команду Tools->Level Resources (Вирівнювання завантаження ресурсів) і встановити значення в полі Look for Overallocation on а (Пошук перевищень доступності) вибором з безлічі значень:

·        Minute by Minute (По хвилинах)

·        Hour by Hour (По годинах)

·        Day by Day (По днях)

·        Week by Week(По тижнях)

·        Month by Month(По місяцях)

 

 

 

 

 

У розглянутому вище прикладі перевищення доступності ресурсу Соколов С. має місце в день тижня (в четвер). Тому при при установці значення параметра критерію чутливості Day by Day (По днях), в рядку поряд з ресурсом відобразиться індикатор Leveling (Вирівнювання), а при установці значення Week by Week(По тижнях) індикатор відображатися не буде.

Поточне значення параметра чутливості висвічується при наведенні покажчика миші на  індикатор Leveling (Вирівнювання).

 

Представлення Resource Usage (Використання ресурсів).

 

Представлення Resource Usage (Використання ресурсів) зручно і корисно тим, що відображаючи велику кількість даних про призначення ресурсів, воно представляє також почасові подробиці для кожного періоду часу на шкалі часу з можливістю редагування деяких з них.

Наприклад, такі подробиці, як  наднормові трудовитрати,  витрати, кількість доступних одиниць, пікові одиниці  орієнтовний і фактично виконаний об'єм роботи).

Також  в цьому представленні для кожного призначення можна проглянути  поля Work (Трудовитрати) і Peak (Пікові одиниці) і їх суми для кожного ресурсу.

При цьому, встановлюючи на шкалі часу одиницю часу, можна відображати  подробиці призначення в масштабі часу по хвилинах, місяцях, кварталах або роках.

У представленні Resource Usage (Використання ресурсів) можна провести пошук чергового періоду часу, в якому відбулося перевищення доступності ресурсу.

Для цього потрібно відобразити панель  Управління ресурсами  (View->Toolbars->Resource Management) і використовувати інструмент Go to Next Overallocation (перейти до наступного перевищення доступності).

Також цей інструмент можна використовувати в представленнях Gantt Chart (Діаграма Ганта) і Task Sheet(Лист завдань), що відображають списки завдань, для вибору і виділення  завдань з ресурсами, доступність яких перевищена.

Перевищення доступності ресурсу також можна відобразити графічно, використовуючи представлення Resource Graphs (Графік ресурсів).