Ключові терміни: типи ресурсів, робочий час ресурсів, призначення, типи завдань, властивості призначень, доступність, вартість, тип ресурсів, трудові ресурси, матеріальні ресурси, витратні ресурси, календар ресурсу, призначення, фіксований об'єм (норма споживання), змінний об'єм (норма споживання),  трудовитрати, тип завдання, календар завдання, профіль завантаження.

 

Ефективне управління ресурсами – одне з головних достоїнств MS Project.  «Оцінка ресурсів планової операції покликана визначити, які ресурси (людські, устаткування або матеріальні засоби) використовуватимуться і в якій кількості, і коли кожен з ресурсів буде доступний для виконання проектних операцій».([1] з 135)

 Планування ресурсів починається з визначення складу ресурсів. Ресурси – це виконавці, устаткування і матеріали, необхідні для виконання завдань проекту.

У MS Project для ресурсів визначені властивості: доступність і вартість. Доступність визначає, коли ресурс може працювати над виконанням завдань проекту, вартість – витрати, зв'язані з використанням даного ресурсу в проекті.

 Для роботи із списком ресурсів призначено представлення Resource Sheet (Лист ресурсів). Щоб перемкнутися в це представлення, можна в меню View (Вигляд) вибрати Resource Sheet (Лист ресурсів). Введення ресурсів зручно проводити, використовуючи таблицю Entry (Введення).

У поле Resource Name (Назва ресурсу) вводиться назва ресурсу. Значення поля Type (Тип) необхідно вибрати із списку, що розкривається. У MS Project представлено три типи ресурсів – Work (Трудовий), Material (Матеріальний), Cost (Витратний).

Трудові ресурси – це виконавці і устаткування, зайняті в проекті. 

Матеріальні ресурси – матеріали, споживані при виконанні завдань проекту.

Витратні ресурси – витрати, які  не зв'язані з використанням трудових або матеріальних ресурсів, але мають бути враховані в плані проекту.

Тип ресурсу визначає принцип обліку даного ресурсу в плані проекту. Участь в проекті трудових ресурсів обчислюється в тимчасових одиницях,  матеріальних ресурсів – в кількісних, тому після вибору типу ресурсу багато полів таблиці заповнюються значеннями, прийнятими за умовчанням..

 

 

 

 

Поле Material Label (Одиниці вимірювання матеріалів) доступно тільки для матеріальних ресурсів, воно містить одиниці вимірювання даного ресурсу.

Поле Max. Units (Макс. одиниць) визначає максимальну доступність ресурсу для проекту. Значення 100% в цьому полі означає, що даний ресурс буде зайнятий на проекті весь свій робочий час.

У списку ресурсів трудовий ресурс може бути представлений не тільки конкретною людиною, але і  назвою професії або спеціальності: наприклад, «програміст» або «редактор» - коли неважливо, хто персонально буде призначений на дане завдання. Для такого ресурсу поле Max. Units (Макс. одиниць) може мати значення, що перевищує 100%, оскільки як даний ресурс може бути задіяно відразу декілька виконавців. Поле Max. Units (Макс. одиниць) недоступно для матеріальних ресурсів, оскільки вони є споживаними.

 

Визначення робочого часу ресурсів.

За умовчанням, всі співробітники, додані в проект, вважаються за доступних для роботи над проектом весь свій робочий час. Для кожного ресурсу створюється календар, параметри якого збігаються з параметрами основного (базового) календаря проекту.  Проте деякі ресурси можуть мати свій персональний графік роботи, крім того, необхідно врахувати періоди відпусток або неповну зайнятість ресурсу на завданнях даного проекту. «Календарі ресурсів зачіпають певний ресурс або категорію ресурсів. З календаря ресурсів видно, що деякі ресурси працюють тільки стандартний робочий час, тоді як інші працюють три повні зміни, або що член команди проекту може бути недоступний із-за відпустки або участі в семінарі, або, наприклад, що деякі  співробітники працюють лише по певних днях тижня згідно умовам контракту» ([1] з 148)

Якщо співробітник може працювати над завданнями проекту тільки половину робочого дня, то його  доступність в полі Max. Units (Макс. одиниць) встановлюється 50%.

У діалоговому вікні Resource Information (Інформація про ресурс) можна встановити періоди доступності ресурсу. Діалогове вікно викликається подвійним клацанням по осередку з назвою ресурсу  в представленні Resource Sheet (Лист ресурсів) або, виділивши назву потрібного ресурсу, клацнути по кнопці Resource Information (Інформація про ресурс) панелі інструментів  Standard (Стандартна).

 

 

На вкладці General (Загальна) відображається таблиця Resource Availability (Доступність ресурсу). У полі Available From (Доступний з) необхідно вказати дату початку періоду доступності, тобто дату введення ресурсу в проект, в поле Available To (Доступний до) – дату закінчення періоду доступності, в полі Max. Units (Макс. одиниць) – значення  доступності. За умовчанням, значенням двох перших полів є NA (НД)

 

Для визначення робочого часу і вихідних днів ресурсу, може бути створений власний календар ресурсу. Для роботи з календарем необхідно з діалогового вікна Resource Information (Інформація про ресурс), перейшовши на вкладку Working Time (Робочий час). Інший спосіб: у меню Tools (Сервіс) вибрати команду Change Working Time (Змінити робочий час), в діалоговому вікні, що з'явилося, в списку For (Для), що розкривається, вибрати назву потрібного ресурсу. У календарі ресурсу необхідно зафіксувати особливості робочого графіка ресурсу.

 

Призначення.

Призначення – це виділення завданню ресурсів, необхідних для її виконання.

Призначити ресурси на завдання – це означає визначити, які завдання виконують дані ресурси, або які ресурси виділені для виконання даних завдань.

Для призначення ресурсів необхідно в представленні Gantt Chart (Діаграма Ганта) клацнути по кнопці Assign Resources (Призначити ресурси) на панелі інструментів Standard (Стандартна). З'явиться діалогове вікно Assign Resources (Призначити ресурси), в якому відображаються всі створені для проекту ресурси. Далі, виділивши назву  завдання, необхідно вибрати в представленому списку ресурсів потрібну назву і клацнути по кнопці Assign (Призначити) діалогового вікна. Всі призначені ресурси позначаються в списку галочкою.

Для видалення призначення необхідно виділити завдання, на яке призначений ресурс, в діалоговому вікні Assign Resources (Призначити ресурси) виділити ресурс і клацнути по кнопці Remove (Видалити) діалогового вікна.

Ресурси на завдання  можуть бути призначені і з діалогового вікна Task Information (Інформація про завдання). На вкладці  Resources (Ресурси) відображається таблиця, що складається з трьох стовпців: Resource Name (Назва ресурсу), Units (Одиниці), Cost (Витрати). Для трудових ресурсів одиниці вимірювання  - відсотки або десяткові числа (при цьому 100% відповідає 1 і означає повну зайнятість виконавця на даному завданні).

При призначенні матеріальних ресурсів в поле Units (Одиниці) вводиться значення, що позначає кількість (об'єм) даного ресурсу   в одиницях, вказаних в полі Material Label (Одиниці вимірювання матеріалів). Об'єм ресурсів (або норма споживання ресурсів), що виділяються, може бути фіксованим або змінним.  При фіксованому об'ємі (нормі споживання) на рішення задачі виділяється вказана кількість ресурсів, і воно не залежить від тривалості завдання.  Формат введення: число, наприклад, число « 5 » у полі Units (Одиниці) означатиме фіксовану норму споживання для даного ресурсу – 5 одиниць даного ресурсу на весь час виконання завдання. Змінний об'єм (норма споживання) залежить від тривалості завдання. При зміні тривалості завдання об'єм спожитого ресурсу перераховується автоматично.  Формат введення: число/одиниця вимірювання часу, наприклад « 5/day» відповідає змінній нормі, 5 одиниць ресурсу в кожен день впродовж часу виконання завдання.

 

Поки завданню не привласнені ресурси, вона має тривалість, але не має об'єму робіт - об'єм робіт визначається трудовитратами тих ресурсів, які призначені на виконання завдання. Трудовитрати залежать від тривалості завдання і об'єму ресурсів, виділених для виконання завдання. Розміщення завдання в плані і її поведінка при зміні параметрів (тривалості, об'єму робіт і трудовитрат) залежать від типу завдання.

Тип завдання – характеристика завдання, залежить від того, які з параметрів завдання  зафіксовані, а які можуть змінюються. Будь-який з трьох параметрів завдання може бути зафіксований, вимушуючи змінюватися два інших параметра. Тип завдання указує, який з параметрів завдання фіксований: трудовитрати, об'єм ресурсів або тривалість, і як зміну одну з вільних параметрів завдання   впливає на значення іншого. У MS Project існує три типи завдань:

 

·         Fixed Units (Фіксований об'єм ресурсів)

·         Fixed Work (Фіксовані трудовитрати)

·         Fixed Duration (Фіксована тривалість).

Тип завдання встановлюється на вкладці Advanced (Додатково) діалогового вікна Task Information (Інформація про завдання)

Тип Fixed Units  (Фіксований об'єм ресурсів) встановлюється для завдання, якщо необхідно, щоб об'єм ресурсів завдання не змінювався при зміні тривалості або трудовитрат, призначених на виконання завдання. Тобто тривалість і трудовитрати повністю визначені об'ємом ресурсів, виділеними на виконання завдання. Цей тип привласнюється завданням за умовчанням.

·      При зміні трудовитрат перераховується тривалість, але об'єм ресурсів не міняється.

·      При зміні тривалості перераховуються трудовитрати, але об'єм ресурсів не міняється.

Тип Fixed Duration (Фіксована тривалість) встановлюється, коли необхідно, щоб тривалість завдання не змінювалася при зміні трудовитрат  або кількості виконавців, призначених на виконання завдання. Застосовується для завдань, час виконання яких не може бути змінене призначенням (або видаленням) співробітників.

·      При зміні об'єму ресурсів перераховуються трудовитрати.

·      При зміні об'єму робіт перераховується об'єм ресурсів  

Тип Fixed Work (Фіксовані трудовитрати) встановлюється, коли необхідно, щоб трудовитрати завдання не змінювалися при зміні тривалості або об'єму ресурсів, призначених для виконання завдання.  Якщо у завдання такого типу збільшити тривалість, тобто виділити ресурсам більше часу, то навантаження на ресурси в одиницю часу зменшиться. Якщо виділити більше співробітників, то зменшиться тривалість. За визначенням, всі завдання типу  Fixed Work  є завданнями з фіксованим об'ємом робіт.

·      При зміні об'єму робіт перераховується тривалість

·      При зміні тривалості перераховується об'єм ресурсів

Фіксований об'єм робіт.

При збільшенні або зменшенні кількості ресурсів, призначених на завдання,  MS Project зменшує або збільшує тривалість завдання залежно від кількості ресурсів, призначених на виконання завдання, при цьому трудовитрати не змінюються. Цей спосіб планування називається плануванням з фіксованим об'ємом робіт, цей спосіб використовується в MS Project за умовчанням, як тільки ресурси призначені на завдання.

При першому призначенні  ресурсів на завдання, трудовитрати обчислюються і фіксуються, частка від загального об'єму трудовитрат, виділена  кожному з ресурсів, міняється.

Планування з фіксованим об'ємом робіт має сенс, тільки коли ресурси, призначені на завдання, додаються або віддаляються.

Планування з фіксованим об'ємом робіт не застосовно, коли змінюються трудовитрати, тривалість, об'єм ресурсів вже призначених на завдання.

Календар завдання

Завдання можуть мати свій календар, не співпадаючий з календарем проекту. Календар завдання може бути встановлений на вкладці Advanced (Додатково) діалогового вікна Task Information (Інформація про завдання). Календар завдання може не збігатися з календарем ресурсів, призначених на виконання завдання. За умовчанням, календар ресурсу має пріоритет над календарем завдання, для зміни пріоритету необхідно на вкладці Advanced (Додатково) діалогового вікна Task Information (Інформація про завдання) встановити прапорець Scheduling ignores resource calendars (Не враховувати календарі ресурсів при плануванні).

Властивості призначень

Властивості призначень можуть бути змінені за допомогою діалогового вікна Assignment Information (Інформація про призначення). Діалогове вікно викликається в представленні Task Usage (Використання завдань) подвійним клацанням на призначенні або, виділивши ресурс,  клацнути по кнопці  Assignment Information (Інформація про призначення) на панелі інструментів Standard (Стандартна).

Вкладка General (Загальна) містить поля, в які може  бути внесена інформація про доступність ресурсів в різні періоди часу. На цій же вкладці можна змінити профіль завантаження. Профіль завантаження показує, як трудовитрати ресурсу розподілені в часі. Список Work, що розкривається, contour (Профіль завантаження) містить  вісім можливих типів профілів завантаження. За умовчанням, встановлюється профіль завантаження Flat (Плоский), що означає рівномірний розподіл навантаження виконавця. Якщо специфіка завдання вимагає різних трудовитрат на різних етапах виконання, можна для ресурсу вибрати профіль завантаження, відповідний вимогам завдання. Back Loaded (Завантаження в кінці) – велика частина навантаження випадає на останній етапи завдання, Front Loaded (Завантаження на початку) - велика частина навантаження розподілена на початковий етапи завдання, Double Peak (Подвійний пік) – два піки в середині завдання, Early Peak (Ранній пік) – пік завантаження на початку завдання, Late Peak (Пізній пік) – пік завантаження в кінці завдання,  Bell (Дзвін) – пік навантаження в середині періоду виконання завдання, Turtle (Черепаха) –  рівень навантаження плавно збільшується до  середини періоду виконання завдання, потім плавно зменшується .

Залежно від встановленого профілю навантаження в полі Indicators (Індикатори) з'являється відповідний профілю значок і  міняється розподіл навантаження ресурсу за часом. На прикладі показано застосування профілів  Back Loaded (Завантаження в кінці), Front Loaded (Завантаження на початку), Turtle (Черепаха). Для відображення використано представлення Task Usage (Використання завдань).

Вкладка General (Загальна) діалогового вікна Assignment Information (Інформація про призначення)  містить поля Start (Початок) і Finish (Закінчення). За умовчанням, значення цих полів заповнюються датами почала і закінчення завдання. Якщо період роботи ресурсу  над завданням визначається іншими датами – значення полів Start (Початок) і Finish (Закінчення) можуть бути відредаговані.

Ключові терміни: типи ресурсів, робочий час ресурсів, призначення, типи завдань, властивості призначень, доступність, вартість, тип ресурсів, трудові ресурси, матеріальні ресурси, витратні ресурси, календар ресурсу, призначення, фіксований об'єм (норма споживання), змінний об'єм (норма споживання),  трудовитрати, тип завдання, календар завдання, профіль завантаження.