Список ключових терминів: сумарне завдання проекту, попереднє завдання, подальше завдання, тип відношення залежності, випередження, запізнювання, обмеження, гнучке обмеження, негнучке обмеження, крайній термін,  завдання, що повторюються.

 

 

Процес планування – складання списку завдань.

Проект завжди має певну мету,  для досягнення цієї мети необхідно виконати ряд проміжних завдань, отримати ряд проміжних результатів. При складанні плану проекту дуже важливо правильно визначити завдання, необхідні для досягнення поставленої мети. Коректний список завдань повинен враховувати всі роботи, які потрібні для успішного завершення проекту.

 

«Управління змістом проекту включає процеси, що забезпечують включення в проект всіх тих і лише тих робіт, які необхідні для успішного виконання проекту».([1] с.103)

Зміст проекту – «роботи, які необхідно виконати, щоб отримати продукт, послугу або результат з вказаними характеристиками і функціями». ([1] с.104)

 

         Для ефективного управління проектом список робіт має бути  структурований. Методи структуризації проекту принципово зводяться до двох основних типів:

·         метод «зверху-вниз» - спочатку  визначаються загальні завдання, які потім деталізують. Цей метод реалізує принцип планування від загального до приватного.

·         метод «знизу-вгору» - спочатку визначаються приватні завдання, які потім узагальнюються. Цей метод реалізує принцип планування від приватного до загального.

При будь-якому підході формується ієрархічний список завдань. 

 

Як тільки список завдань сформований, назви завдань можна вводити в план проекту.

Для цього, знаходячись в представленні Gantt Chart (діаграма Ганта), потрібно виділити  осередок в полі Task Name (Назва завдання) і ввести необхідну інформацію (назва завдання).

 

 

 

 

Новому введеному завданню за умовчанням привласнюється тривалість «1 день?». Знак питання в полі Duration (Тривалість) означає, що дане значення параметра тривалість є приблизною, оцінною. Після редагування значення тривалості знак питання зникне, але його можна додати, щоб помітити дане значення  як приблизне.

 

У правій частині представлення Gantt Chart (діаграма Ганта) з'являється відрізок тривалістю в 1 день, що відображає введене завдання. За умовчанням, для проектів, що плануються від дати початку, датою початку нового завдання є дата початку проекту. (Для проектів, що плануються від закінчення: датою закінчення завдання за умовчанням, є дата закінчення проекту.)

Назви решти завдань вносяться аналогічним чином.

 

 

В даний момент всі завдання (завдання № 1, завдання № 2, завдання № 3, завдання № 4, завдання № 5) є завданнями одного рівня ієрархії. Щоб зробити завдання № 1 сумарною, необхідно вказати, які завдання вона об'єднує, і змінити рівень цих завдань. Для цього необхідно виділити завдання, що входять в завдання № 1 і, клацнувши по кнопці Indent Tasks (На рівень нижче), змінити їх рівень.

Завдання № 1 перетворилася в сумарне завдання, їйого відображення на діаграмі Ганта змінилося. Завдання №2 і завдання №3 тепер є підзадачами завдання №1.

 

Кожне завдання характеризується тривалістю (duration). Тривалість може бути представлена в різних одиницях вимірювання.  У таблиці приведені одиниці вимірювання тривалості і прийняті скорочення.

 

 

Необхідно ввести значення тривалості для завдань в плані проекту. Тривалість вводиться для всіх завдань (підзадач), окрім сумарних. Сумарне завдання відрізняється від звичайних завдань – її тривалість автоматично обчислюється з параметрів тривалості її підзадач.

 

 

Введення віх. Віхою представляють завдання, результат якого особливо важливий. Віхою можна позначити  завершення етапу. У MS Project завдання стає віхою, якщо задати їй тривалість 0. Завдання з ненульовою тривалістю можна перетворити у віху таким чином: подвійним клацанням по назві завдання викликати діалогове вікно Task Information (Інформація про завдання), на вкладці  Advanced (Додатково) клацнути прапорець  Mark task as а milestone (Помітити завдання як віху)

 

 

Після перетворення завдання № 3 у віху, її відображення на діаграмі Ганта змінилося на спеціальний значок віхи.

 

 

 

Cумарне завдання проекту – спеціальне сумарне завдання, об'єднує всі завдання проекту. Щоб його відобразити, необхідно в меню Tools (Сервіс) викликати діалогове вікно  Options (Параметри), на вкладці View (Вигляд) клацнути прапорець  Show project summary task (Показувати сумарне завдання проекту). Сумарне завдання відображається на нульовому рівні проекту.

Завдання проекту взаємозв'язані, щоб врахувати цей факт в плані проекту, необхідно встановити зв'язки між завданнями, вказати, як час початку або закінчення одного завдання впливає на час початку або закінчення іншого завдання. «Визначення взаємозв'язків операцій включає ідентифікацію і документування логічних взаємозв'язків між плановими операціями». ([1] з 130)

 У парі взаємозв'язаних завдань:

·         завдання, що робить вплив на інше завдання, називається передуючим.

·         завдання, залежне від іншого завдання, називається подальшою.

У різних уявленнях стосунки відображаються різними способами. На діаграмі Ганта зв'язок позначається стрілкою. При цьому завдання, на яке указує стрілка, є подальшим.

 

 

 

 

 

У MS Project існує чотири типи відношення залежності:

 

·         закінчення – початок (Finish-to-Start)

·         початок – закінчення (Start -to-Finish)

·         початок – початок (Start -to-Start)

·         закінчення – закінчення (Finish-to- Finish).

 

Залежно від типу відношення, MS Project  обчислює час початок або закінчення  завдання, яке є подальшій.

Створити зв'язок між завданнями можна декількома способами.

Наприклад, в уявленні на діаграмі Ганта: утримуючи ліву кнопку миші, перетягнути з відрізок, відповідний одному завданню, на відрізок, відповідний іншому завданню. Утворюється зв'язок «Закінчення-початок», в якому попереднім буде завдання, з яким почалося перетягання.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Інший спосіб створення зв'язку: виділити два завдання і клацнути кнопку Link Tasks (Зв'язати завдання) на панелі інструментів Стандартна.

За умовчанням, створюється  зв'язок «Закінчення-початок».  Тип зв'язку можна змінити.

У разі, коли активним є представлення Діаграмма Ганта або Мережевий графік, зручно використовувати діалогове вікно Залежність завдань (Task Dependency) для зміни типу зв'язку.

 

Діалогове вікно  викликається подвійним клацанням по лінії зв'язку. У випадному списку Тип (Type) вибрати потрібний тип залежності.

 

 

Якщо в активному вигляді відображається поле «Попередні завдання» (Predecessors), в ньому вказані попередні завдання і тип зв'язку, якщо він відрізняється від «Закінчення-початок». Дані в цьому полі можна змінювати.

 

 

 

Незалежно від уявлення, можна використовувати діалогове вікно «Інформація про завдання» (Task Information). Для відображення діалогового вікна необхідно зробити подвійне клацання на завданні або, виділивши завдання, клацнути кнопку «Інформація про завдання» (Task Information) на панелі Стандартна. У діалоговому вікні необхідно перейти на вкладку «Попередні завдання» (Predecessors). Таблиця, представлена на цій вкладці, містить інформацію про завдання, яке передує даним і про тип зв'язку, встановленого між ними. У полі Назва завдання (Task Name) із списку, що розкривається, можна вибрати попереднє завдання, а в списку Type (Тип), що розкривається, - тип зв'язку.

 

 

Детально про кожен з типів стосунків.

 

Закінчення – початок (ВІН)  або Finish-to-Start (FS) – найбільш поширений вид зв'язку. Нехай існують завдання А і завдання Б, заданий зв'язок «закінчення-початок», при якому  завдання А – передуюче, завдання Б – подальше. Такий зв'язок означає, що завдання Б не може початися, поки не закінчено завдання А. Приклад такого зв'язку: завдання «Написання оголошення» (передуюче) і завдання «Вивішування оголошення на дошці оголошень» (подальше). Поки оголошення не написане, його не можна помістити на дошці оголошень.

 

 

При збільшенні тривалості попереднього завдання, час його закінчення перераховується і зрушується на пізніший термін, початок подальшого завдання залежить від часу закінчення попереднього завдання і також зрушується.

 

 

 

Початок – початок (НН)  або Start – to  - Start (SS). Такий вид зв'язку встановлюється для пари робіт, які повинні виконуватися майже одночасно. В цьому випадку не вимагається завершення попереднього завдання для початку подальшого завдання, але подальше завдання повинне початися не раніше початку попереднього. Якщо для  завдань А і Б заданий зв'язок «початок-початок», при якій  завдання А – попереднє, а завдання Б – подальше, це означає, що завдання Б не може початися, поки не почалося завдання А, тобто дата початку попереднього завдання визначає дату початку подальшого завдання.

 

 

 

При збільшенні тривалості попереднього завдання, час його закінчення перераховується, але оскільки початок подальшого завдання залежить тільки від часу початку попереднього,  зміна тривалості попереднього завдання не впливає на час початку і закінчення подальшого завдання.

 

 

 

Закінчення – закінчення (ОО)  або Finish-to-Finish (FF). Закінчення подальшого завдання контролюється закінченням попереднього завдання. Подальше завдання не може закінчитися раніше, ніж закінчується попереднє завдання. Нехай існують завдання А і  Б, заданий зв'язок «закінчення – закінчення», при якій  завдання А – передуюче, завдання Б – подальше. Означає, що завдання Б не може закінчитися, поки не закінчилося завдання А, тобто дата закінчення попереднього завдання визначає дату закінчення подальшого завдання.

 

 

При збільшенні тривалості попереднього завдання, час його закінчення перераховується, і, оскільки час закінчення подальшого завдання залежить від часу закінчення попереднього (завдання Б не може закінчитися, поки не закінчилося завдання А), то зміна тривалості попереднього завдання привела до переміщення дати початку подальшого завдання на пізніший термін.

 

Початок-закінчення (АЛЕ)  або Start-to-Finish (SF). Закінчення подальшого завдання можливе тільки після початку попереднього завдання. Хай для завдань А і Б заданий зв'язок «початок-закінчення», при якій  завдання А – передуюче, завдання Б – подальше. Означає, що завдання Б не може закінчитися, поки не почалося завдання А.

 

 

При збільшенні тривалості попереднього завдання, час його закінчення перераховується, а час початку не змінюється, отже, не впливає на подальше завдання. У разі зміни тривалості подальшого завдання, його початок зрушується на раніший час, оскільки закінчення подальшого завдання не може бути пересунуте на пізніший час – воно контролюється початком попереднього завдання.

 

 

 

 

MS Project надає можливість при вказівці типу зв'язку між завданнями ввести параметри Запізнювання (Lag) або Випередження (Lead). «Випередження дозволяє прискорити подальшу операцію. Наприклад, команда технічних фахівців може приступити до написання другого проекту крупного документа (подальшої операції) за 15 днів до того, як вони повністю закінчать перший проект (попередню операцію). Це може бути досягнуто за допомогою взаємозв'язку «фініш-старт» з 15-денним випередженням.

Затримка управляє призупиненням подальшої операції. Наприклад, щоб забезпечити десятиденний термін твердіння бетону, можна використовувати десятиденну затримку  у взаємозв'язку «фініш-старт», що означає неможливість початку подальшої операції до того, як завершиться попередня».([1] с. 134)

Значення даних параметрів вводяться в поле Запізнювання (Lag), але значення параметра Випередження необхідно вводити як негативну величину. Значення будь-якого з цих параметрів може бути представлено в одиницях часу або у відсотках від тривалості попереднього завдання. Наприклад, якщо в полі Запізнювання (Lag) для завдання введене значення « - 1 d » при зв'язку «Закінчення - початок», це означає, що дане завдання починається за 1 день до часу закінчення попереднього завдання. У приведеному прикладі в представленні Діаграмма Ганта показані: випередження в 1 день для завдання Б, запізнювання на 25% для завдання Ст.

 

При плануванні проекту часто виникає необхідність прив'язки початку або закінчення завдання (етапу) до деякої фіксованої дати. В цьому випадку потрібно врахувати в плані проекту, що «завдання повинне закінчитися не пізніше» за конкретну дату або «завдання повинне початися» в конкретний час і так далі. Для обліку і обробки вимог, пов'язаних з фіксацією дат, термінів, в MS Project передбачена  обробка обмежень. 

Існує вісім можливих типів обмежень. Обмеження можуть бути гнучкими і негнучкими (або жорсткими).

 

 

 

Введення обмежень

У проектах, що плануються від дати початку, за умовчанням всі завдання мають обмеження КМР (ASAP).

У проектах, що плануються від дати закінчення, за умовчанням всі завдання мають обмеження КМП (ALAP).

Змінювати обмеження, пропоновані за умовчанням, можна, наприклад, вводячи дату початку або закінчення завдання в уявленні Діаграма Ганта.

Відразу після цього в полі «Індикатори» (Indicators) відображається спеціальний значок, вказуючий на наявність у завдання обмеження. При підведенні покажчика мишки до такого значка, з'являється пояснення «Це завдання має обмеження Закінчити Не Пізніше»

 

 

 

 

 

 

Обмеження може бути встановлене за допомогою діалогового вікна «Інформація про завдання» (Task Information). Для відображення діалогового вікна необхідно зробити подвійне клацання на назві завдання або, виділивши завдання, клацнути кнопку «Інформація про завдання» (Task Information) на панелі Стандартна. У діалоговому вікні необхідно перейти на вкладку «Додатково» (Advanced), в списку, що розкривається, «Тип обмеження» (Constraint type) вибрати потрібний тип обмеження, в списку Дата обмеження (Constraint date) – вказати дату.

Для відміни обмеження необхідно вказати для завдання одне з гнучких обмежень - КМР (ASAP) або КМР (ALAP), залежно від способу планування.

 

 

 

У представленні Діаграмма Ганта можна створювати або змінювати обмеження за допомогою таблиці Дати Обмежень (Constraint Dates)

 

 

При введенні жорсткого обмеження може виникнути ситуація, коли встановлені для завдання зв'язки вступають в конфлікт з датою обмеження. За умовчанням, MS Project віддає більший пріоритет обмеженням, ігноруючи властивості зв'язків. При виникненні конфліктної ситуації відображається попередження.

Введення жорстких типів обмежень істотно зменшує гнучкість планування. Існує альтернативний спосіб обліку фіксованої дати – встановлення крайнього терміну (deadline). Крайній термін визначає граничну  дату виконання завдання, але не накладає ніяких обмежень і не впливає на розрахунки (якщо тільки не прийнятий спосіб планування від закінчення  і зв'язку КМП).

Для установки крайнього терміну необхідно викликати діалогове  вікно «Інформація про завдання» (Task Information) – зробити подвійне клацання на назві завдання або, виділивши завдання, клацнути кнопку «Інформація про завдання» (Task Information) на панелі Стандартна. У діалоговому вікні, на вкладці «Додатково» (Advanced), внести (або вибрати в календарі) потрібну дату.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

На Діаграммі Ганта крайній термін відображається спеціальним значком.

 

 

 

 

 

 

 

 

Якщо при зміні яких-небудь параметрів в плані проекту виконання завдання не може бути завершене в зазначений термін, в полі Індикатори (Indicators) з'являється червоний значок, при наведенні на нього покажчика мишки відображається спливаюча підказка з інформацією про вихід за крайній термін.

 

 

У разі використання крайнього терміну принципи розміщення завдань не змінюються, це дозволяє використовувати MS Project як аналітичний інструмент при плануванні. 

 

Завдання, що повторюються

Багато проектів містять події, які повторюються із заданою регулярністю. Наприклад, «засідання Оргкомітету», «підготовка щотижневого звіту» і так далі. Подібні події можуть бути  включені в план проекту як звичайні завдання, але можна їх ввести як завдання, що повторюються, із заданою періодичністю. В цьому випадку MS Project створює послідовність завдань, не зв'язаних ніякими стосунками.

Для створення завдання, що повторюється, необхідно в представленні Діаграма Ганта виділити осередок в полі Task Name, потім в меню  Insert (Вставка) клацнути команду Recurring Task (Завдання, що повторюється). З'явиться діалогове вікно Recurring Task Information (Інформація про завдання, що повторюється). У полі Task Name (Назва завдання) потрібно ввести назву, наприклад, «засідання Оргкомітету»; у поле Duration (Тривалість) – тривалість завдання. У групі Recurrence pattern (Повторювати)  необхідно встановити періодичність:  Daily (Щодня), Weekly (Щонеділі), Monthly (Щомісячно) або Yearly (Щорічно). Залежно від вибраної періодичності, праворуч від перемикачів з'явиться група параметрів, що уточнюють вибрану частоту.  У групі Range of recurrence (Межі повторення) необхідно вказати дату для першого входження завдання, що повторюється, – поле Start  (Почало), а також встановити кількість повторень - або вибрати число повторень (команда End After і ввести кількість повторень), або вказати дату закінчення цього завдання (команда End by і ввести дату)

 

 

Завдання додається в план проекту із спеціальним значком в полі Indicators (Індикатори)