Список ключових термінів: проект, управління проектами, завдання, сумарне завдання (фаза), віха, тривалість завдання, залежності і зв'язки,  ресурси, призначення, створення  призначень, проектний трикутник, уявлення, діаграма Ганта, спосіб планування проекту, дата початку проекту, дата закінчення проекту, календар проекту.

Мета лекції. Базові поняття теорії управління проектами, основні принципи планування в середовищі MS Project 2007

Теоретичні основи управління проектами.

MS Project є могутнім інструментом, що допомагає управляти процесом планування і виконання проекту. Робота в середовищі  MS Project  вимагає від користувачів ознайомлення із теорією управління проектами,  знання основних термінів і понять. Загальноприйняті методики управління проектами, стандарти і ключові терміни містяться в керівництві по управлінню проектами «Project Management Body of Knowledge» (PMBOK), яке, по суті, є зведенням професійних знань по управлінню проектами. Саме поняття «проект» широко використовується в повсякденному житті. У теорії управління проектами цей термін є ключовим, і в керівництві PMBOK приведено наступне визначення: «проект - це тимчасове підприємство, призначене для створення унікальних продуктів, послуг або результатів». ([1] с.5) При цьому, «термін «тимчасове» означає, що у будь-якого проекту є чіткий початок і чітке завершення. Завершення наступає, коли досягнуті цілі проекту; або усвідомлено, що цілі проекту не будуть або не можуть бути досягнуті; або зникла необхідність в проекті, і він припиняється». ([1] с.5)

Проекти можуть розрізнятися своєю метою, масштабом, протяжністю в часі, сферою діяльності і так далі. Але у всіх проектів обов'язково визначена конкретна мета, і вона є унікальною; виділені ресурси і існують тимчасові рамки для досягнення мети.

Відмінність проекту від  повсякденної операційної діяльності полягає в наявності у проекту унікальної мети і тимчасових обмежень. Повсякденні операції виконуються постійно, мають характер, що повторюється, тоді як «проекти є тимчасовими і унікальними». ([1] с.6)

«Кінцева мета проекту і операційної діяльності відрізняється корінним чином. Завдання проекту – досягнення поставленої мети, після чого проект завершується. Операційна діяльність, навпаки, зазвичай служить для забезпечення нормального перебігу бізнесу. Проект відрізняється тим, що він завершується після виконання поставлених конкретних завдань, тоді як операції отримують нові цілі і продовжують виконуватися». ([1] с.7)

«Проекти є засобом організації операцій, які не можуть бути проведені в рамках звичайної діяльності організації. Таким чином, проекти часто використовуються як засіб виконання стратегічного плану організації». ([1] с.7)

Під управлінням проектом  розуміється діяльність, направлена на ефективне досягнення цілей проекту у встановлені рядки, в рамках затвердженого бюджету, із заданою якістю.

«Управління проектами – це додаток знань, навиків, інструментів і методів до операцій проекту для задоволення вимог, що пред'являються до проекту. Управління проектами виконується за допомогою застосування і інтеграції процесів управління проектами: ініціації, планування, виконання, моніторингу і управління, завершення». ([1] с.8)

«В управління проектом входить:

·         Визначення вимог

·         Установка чітких і досяжних цілей

·         Урівноваження вимог, що суперечать, за якістю, змісту часу і вартості

·         Корекція характеристик, планів і підходу відповідно до думки і очікувань різних учасників проекту». ([1] с.8)

Отже, управління проектом полягає в плануванні, організації і управлінні завданнями і ресурсами для досягнення  мети проекту і контролі стратегії реалізації проекту.

Основи планування

Складові проектного плану

План проекту є моделлю, що описує реальний проект в термінах  завдань, ресурсів, термінів, витрат. Що означають ці терміни ?

Завдання (task) - діяльність, здійснювана в рамках проекту, для досягнення певного результату.  Завдання є основними блоками, з яких будується будь-який проект, вони представляють роботу, яку потрібно виконати для досягнення поставленої мети. У всьому проекті набір завдань характеризується їх логічною послідовністю, а кожне завдання - тривалістю і вимогами до ресурсів. Ресурси – виконавці, устаткування і матеріали, необхідні для виконання завдання.

Призначення – зв'язок конкретного завдання з ресурсами, виділеними для її виконання.

Проект, як правило, містить велику кількість завдань, тому весь набір завдань необхідно представити у вигляді укрупнених груп, логічно зв'язаних між собою. Так формуються  сумарні завдання (фази)

Сумарне завдання (фаза, summary task) – складається з декількох завдань.  Результат фази узагальнює (підсумовує) результати завдань, що входять в неї. Сумарне завдання може містити в собі як завдання, так і інші сумарні завдання.

Віха (milestone) – завдання, досягнення результату якої особливо важливе для проекту. Віхою може бути  завершуюче завдання фази. Як правило, віха використовується  для позначення закінчення основних етапів проекту.

Трудовитрати (work) – для завдань: об'єм робіт (у одиницях робочого часу) необхідний ресурсу (виконавцеві) для виконання завдання.

Тривалість завдання (duration) – час, який запланований для роботи над завданням.

Трудовитрати відрізняються від тривалості завдання. Ресурсу може потрібно  24 години на виконання завдання, а тривалість завдання – 8 годин. Це означає, що на виконання даного завдання необхідно призначити не менше трьох  виконавців.

Після встановлення списку завдань проекту, тривалості завдань, необхідно вказати, як  завдання взаємозв'язані один з одним, їх логічну залежність.

Залежності і зв'язки  - визначають логіку зв'язку одного завдання з іншою, показуючи, як одне завдання впливає на іншу. Наприклад, завдання №2 починається тільки тоді, коли закінчиться завдання №1, або завдання №1 і завдання №2 починаються обов'язково в один час.

Створення  призначень, тобто призначення ресурсів на завдання, допомагає вирішити ряд проблем планування:

• Визначити конкретних співробітників, відповідальних за виконання завдання, етапу і так далі
• Контролювати об'єм роботи, проведеної співробітниками або устаткуванням, призначеними на завдання, або контролювати об'єм матеріалів, використаних для виконання завдання.
• Складати гнучкіший розклад завдань.
• Перерозподіляти ресурси для оптимізації завантаження персоналу (співробітників) і устаткування.
• Провести розрахунок часу, необхідного для виконання завдань, вартість використання ресурсів для виконання завдань, для виконання всього проекту

Проектний трикутник

Проект існує для досягнення певного конкретного результату в рамках тимчасових і бюджетних обмежень. Який вплив роблять обмеження на планування проекту? Тимчасові обмеження можуть зачіпати дату початку проекту або дату його закінчення, можуть існувати тимчасові обмеження на виконання окремих завдань або прив'язка завдань до конкретних дат; обмеження впливають на ресурси, що виділяються для проекту, на витрати; обмеженням є вимоги до рівня якості.

Такі важливі параметри проекту як зміст проекту, час і вартість зв'язані між собою. Зміна значення одного з цих параметрів викликає  зміну значень два інших. Наприклад, при збільшенні об'єму робіт збільшується вартість і (або) тривалість. Трійку «об'єм робіт, час, вартість» називають «потрійним обмеженням» або «проектним трикутником». Це одна з простих моделей, що показує взаємозалежність характеристик проекту.

«Потрійне обмеження» «доводиться враховувати при узгодженні різноманітних вимог проекту. Якість исполения проекту залежить від урівноваження цих трьох чинників. Проекти з високою якістю організації дають необхідний продукт, послугу або результат, відповідні змісту проекту, вчасно і в межах встановленого бюджету. Взаємини між цими чинниками таке, що, якщо один з цих чинників зміниться, то з великою часткою вірогідності буде зачеплений як мінімум ще один чинник». ([1] с.8)

 

Планування проекту в MS Project

Процес планування в середовищі MS Project має свою специфіку. Після того, як визначені цілі проекту, сформульовані основні етапи, визначений зміст основних  етапів, створюється план проекту; далі необхідно ввести і структурувати список завдань проекту,  для кожного завдання ввести тривалість, встановити залежності між завданнями; потім, створити список ресурсів: співробітників, устаткування і матеріалів, призначити ресурси на завдання. На основі введеної інформації MS Project створює розклад. Створений таким чином розклад можна настроювати і оптимізувати.

Інтерфейс програми

Основні елементи інтерфейсу програми MS Project представлені на малюнку. Для створення нового плану проекту необхідно в меню File (Файл) вибрати команду New (Новий)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

У MS Project є декілька режимів відображення проектної інформації – уявлень (view), вони відображають проектну інформацію в різних аспектах. За умовчанням, при запуску MS Project план проекту відображається в представленні Gantt Chart (Діаграма Ганта).  Перейти з одного уявлення в інше можна використовуючи меню View (Вигляд) або спеціальну панель View Bar (Панель представлень), де перераховані всі можливі уявлення.

У основі планування лежить час. Існує два  способи планування проекту: від дати початку або від дати закінчення. При створенні нового проекту необхідно зафіксувати спосіб планування і вказати ключову дату (дату початку проекту або дату закінчення проекту). На основі введеної інформації, використовуючи зв'язки, встановлені між завданнями і тривалість завдань,  MS Project обчислює другу з дат.

У меню Project (Проект) необхідно вибрати команду Project Information (Інформація про проект). З'являється діалогове вікно для введення ключової інформації про проект: дати почала або дати закінчення.  У списку Schedule, що розкривається, from (Планування з) потрібно вибрати спосіб планування: від дати початку (Project Start Date) або від дати закінчення (Project Finish Date). Після встановлення способу планування тільки одне з полів буде доступне – те, яке відповідає вибраному способу планування, в нім необхідно встановити потрібну дату.

 

 

 

Визначення календаря робочого часу

 

Календар в MS Project визначає робочі і неробочі дні, а також робочий час в робочі дні. Для проекту призначається основний (базовий) календар, який і використовуватиметься при плануванні завдань в межах проекту.

У MS Project зумовлено три типи календарів:

·         Standard  (Стандартний) – П'ять робочих днів в тиждень (40 робочих годин в тиждень), робочий час з 8.00 до 17.00, перерва з 12.00 до 13.00

·         24 Hours (24 години) – Цілодобовий робочий час – з 0.00 до 24.00, без перерв

·         Night Shift (Нічна зміна) – робочі дні: з вечора понеділка по ранок суботи, робочий час: з 23.00 до 8.00 наступного дня, з годинною перервою.

За замовчуванням для проекту як основний календар задається Стандартний. Можна вибрати інший календар, створити новий календар або відредагувати що вже є:

 задати в нім святкові і укорочені дні, змінити робочий час і так далі

 Для роботи з календарем:

Tools à Change Working Time  (Сервіс à Змінити робочий час)àà

З'являється діалогове вікно Change Working Time ( Зміна робочого часу)

 

У полі For Calendar (Для календаря) можна вибрати один з трьох календарів, включений в MS Project, потім на вкладці Exceptions (Виключення) заповнити поля для неробочих періодів: у полі Name (Назва) ввести назву періоду: наприклад, «Новорічні канікули». У полі  Start (Почало) – вказати початкову дату, в поле Finish (Закінчення) – дату закінчення, потім клацнути по кнопці ОК діалогового вікна. Після цього вказані дні додаються до неробочих днів проекту.