Коротка анотація

У цій лекції будуть вивчені два стандартні методи:

уточнення тривалості завдань з використанням параметра; PERT(Program Evaluation and Review Technique (Планування з використанням мережевого графіка).

При цьому ми використовуємо  механізм формул з умовою.

 

Список ключових термінів.

Трудовитрати, аналіз по методу PERT, оптимістична, очікувана і песимістична тривалість, вагові коефіцієнти в методі PERT.

 

Мета лекції

У цьому розділі ми дізнаємося, які можливості надає програма для  аналізу плану проекту і оптимізації термінів його виконання. Буде дцяльно вивчений закладений в програму  стандартний метод PERT(Program, Evaluation and Review Technique -Планирование з використанням мережевого графіка)

Аналіз і оптимізація плану робіт.

«Підготовка докладного опису змісту проекту – це ключова складова успіху проекту; ця підготовка грунтується на основних результатах постачання, допущеннях і обмеженнях, зафіксованих в попередньому описі змісту проекту, складеному при ініціації проекту. На цяпі планування зміст проекту формулюється і висловлюється дцяльніше, оскільки є більше інформації про проект. Аналізуються потреби, побажання і очікування учасників проекту, які потім перетворяться у вимоги. Допущення і обмеження аналізуються на повноту, і при необхідності проводиться додавання додаткових допущень і обмежень. Аналіз може підготувати і провести команда проекту і інші учасники проекту, що володіють інформацією з попереднього опису змісту проекту.»

([1], пункт 5.2, стор. 122.)

 

Після того, як  складений  чорновий план проекту, виникає наступний цяп роботи над ним - аналіз плану. Зазвичай в ході аналізу необхідно оцінити, наскільки реалістичні встановлені терміни і чи може бути проект виконаний в заданий термін. Якщо при роботі над проектом було проведено будь-яке коректування тривалості завдань або вирівнювання ресурсів, встає те ж саме питання. Можна застосувати експертний метод, проте, краще і надійніше використовувати параметричний метод. Він дозволить отримати точніші оцінки,  всі необхідні засоби для його використання закладені в програму.

Уточнення тривалості завдань з використанням  параметрів.

«Експертна оцінка часто застосовується для оцінки входів, необхідних для розробки Статуту проекту. Така оцінка і експертиза застосовуються до всіх технічних і організаційних дцялей в ході цього процесу. Експертиза здійснюється будь-якою особою або групою осіб, що мають спеціальні знання або підготовку; джерела в таких випадках можуть бути разными:

·        інші відділи даної організації;

·        консультанти;

·        учасники проекту, зокрема замовники або спонсори;

·        професійно-технічні асоціації;

·        галузеві групи.»

([1] пункт 4.1.2.4, стор. 86)

«Тривалість операцій іноді важко піддається оцінці через ряд чинників, що впливають на них (наприклад, кваліфікація або продуктивність ресурсів). По можливості слід використовувати експертну оцінку, що спирається на історичну інформацію. Окремі члени команди проекту можуть також брати інформацію за оцінкою тривалості або максимальної тривалості операцій, що рекомендується, з аналогічних попередніх проектів. Якщо такої інформації немає, то оцінка тривалості виходить більш невизначеною і ризикованою.

Оцінка по аналогах

Оцінка тривалості по аналогах має на увазі використання фактичної тривалості аналогічної попередньої планової операції як основу для оцінки тривалості майбутньої планової операції. Цей метод часто використовується при оцінці тривалості проекту в умовах недоліку дцяльної інформації про проект, наприклад, на ранніх фазах проекту. Оцінка по аналогах використовує історичну інформацію (розділ 4.1) і експертну оцінку.

Оцінка тривалості аналогічно найбільш надійна в тих випадках, коли попередні операції схожі по суті, а не тільки формою, а у членів команди

проекту, що готують оцінки, є необхідний досвід.

Параметрична оцінка

Оцінну величину тривалості операцій можна обчислити шляхом множення кількості роботи на продуктивність праці. Наприклад, продуктивність праці в проектуванні можна оцінити множенням кількості креслень на робочий час, що витрачається на одне креслення, а в прокладці кабелю – множенням довжини кабелю на робочий час, що витрачається на прокладку одного метра кабелю. Для визначення тривалості операцій по робочих періодах загальна кількість ресурсів умножається на кількість робочого часу або продуктивність за робочий період і ділиться на кількість привернутих ресурсів.

Оцінка по трьох точках

Точність оцінки тривалості операцій можна збільшити, якщо в початковій оцінці враховувати розмір рисок. Оцінка по трьох точках заснована на визначенні трьох типів оцінок:

·        Найбільш вірогідна. Тривалість планової операції з урахуванням попереднього виділення ресурсів, їх продуктивності, реалістичної оцінки їх доступності для виконання даної планової операції, стосунків залежності з іншими учасниками, а також затримок.

·        Оптимістична. Тривалість операції грунтується на оптимістичному сценарії описаного в найбільш вірогідній оцінці.

·        Песимістична. Тривалість операції грунтується на песимістичному сценарії описаного в найбільш вірогідній оцінці.

Оцінка тривалості операції може бути виведена з використанням середньої з трьох оцінок тривалості. Ця середня дасть, як правило, точнішу оцінку тривалості операції, чим оцінка по одній точці – найбільш вірогідна.

Аналіз резервів

Команда проекту може ухвалити рішення про додавання додаткового часу, званого резервом на непередбачені обставини, тимчасовим резервом або буфером, в загальний розклад проекту як облік рисок порушення графіка. Резерв на непередбачені обставини може бути відсотком від оцінної тривалості операції, фіксованою кількістю робочих періодів, або може бути розрахований за допомогою кількісного аналізу рисок порушення графіка (розділ 11.4.2.2.). Резерв на непередбачені обставини можна використовувати повністю або частково, його можна згодом скоротити або прибрати зовсім у міру появи точнішої інформації. Такий резерв на непередбачені обставини має бути документований нарівні з рештою даних і допущень.»

([1] 6.4.2, стр.141-142.)

 

В процесі знайомства з формулами ми вже створювали поля, що настроювалися, зокрема для розрахунку тривалості завдання. У програмі існує зручна можливість  спрощення роботи із створення нового варіанту проекту.

 

 

Покажемо, як можна легко перенести вже створені призначені для користувача поля з одного файлу в іншій. Відкриємо одночасно два файли: перший, в якому вже є потрібні нам поля, і другий, в який їх треба перенести, project1.mpp і project2.mpp. Потім командою Tools> Organizer (Сервіс> Організатор) відкриємо вікно Organizer (Організатор) і у вікні перейдемо на вкладку Fields (Поля). Припустимо, що створені нами поля ставилися до завдань, тому встановимо перемикач Task (Завдання), і виберемо в випадаючому списку в лівій частині вікна файл project1.mpp, а в правій - файл project2.mpp. Тепер, виділивши потрібні поля, і клацнувши по кнопці Copy (Копіювати), додамо поля в новий файл project2.mpp. Ми хочемо уточнити тривалість завдань, і як параметр для розрахунків нам зручно використовувати загальний час редагування кожної статті. Назва перенесених нами полів можливо були іншими, тому звичайним чином (як і при створенні нових полів) перейменуємо поля, назвемо їх «Кількість статей» і «Час редагування статті». У процесі розрахунків тривалості з введенням параметра вже наявні в таблицях проекту дані можуть бути змінені програмою. Отже, перш, ніж почати розрахунки, зручніше створити копію таблиці Entry (Введення даних), відобразити в ній нові поля і всю подальшу роботу проводити з копією. Нагадаємо, що для цього досить вибрати в меню команду View> Table> more tables (Вид таблиця інші таблиці), знайти потрібну таблицю Entry (Введення даних) і натиснути copy (копіювати). Не забудьте включити прапорець «відобразити в меню». Щоб виключити завдання, які ніяк не пов'язані з обробкою статей, створимо нове поле типу Flag, назвемо його «обробка статей». Потім додамо в таблицю стовпець з цим полем і встановимо в ньому значення «так» для тих завдань, тривалість яких ми можемо розраховувати по параметричної формулою. Потім Отфильтруем таблицю по цьому полю (для цього слід включити автофильтр в рядку головного меню і вибрати потрібний пункт у випадаючому вікні). На екрані залишаться тільки ті завдання, які містять в цьому полі значення «так». При цьому, зрозуміло, ці завдання будуть виключені тільки з виду таблиці, але не з проекту. 

 

Результат можна подивитися у файлі project2.mpp. У нім вже введено значення в полі «Час редагування статті». Після того, як тривалість по параметрах розрахована,  потрібно відновити дані про трудовитрати в полі Work(Трудовитрати).

Уточнення тривалості по методу PERT

Для аналізу по методу  PERT необхідно спочатку вивести в панель інструментів відповідні кнопки. View > Toolbars > PERT Analysis (Вид Панелі інструментів Аналіз по методу PERT).

 

 

Крім того, треба перейти в таблицю введення даних для аналізу по методу  PERT. Для цього існує спеціальна кнопка на новій панелі. Клацання по цій кнопці відкриє таблицю для введення даних  з варіантами тривалості завдання. Розглянемо роботу методу на прикладі за допомогою файлу project2.mpp. Поле Optimistic Dur(Оптимістична) призначене для введення тривалості завдання при найбільш сприятливому збігу обставин. У полі Expected Dur (Очікувана). вводиться тривалість при нормальному розвитку подій – найчастіше це значення поля Duration(Тривалість). Поле Pessimistic Dur (Песимістична) містить тривалість завдань при якнайгіршому розвитку подій. Тривалість у всіх трьох полях не обов'язково має бути різною. Для  завдань з фіксованою тривалістю, наприклад, що завершують, або договірних, потрібно указувати однакові значення у всіх трьох полях. Крім того, часто очікувана тривалість збігається з песимістичною або оптимістичною оцінкою.

 

 

Аналіз по методу PERT можна застосовувати не до всього проекту, а тільки для деяких завдань. Для цього на панелі є спеціальна кнопка PERT Entry Form (Форма введення PERT). Вводити дані у такий спосіб можна в будь-якому уявленні, встановивши курсор на потрібне завдання і викликавши форму.

 

 

Після введення даних можна провести перерахунок тривалості по методу по формулі: (оптим. Тривалість * оптим. Коефіцієнт + очікув. Тривалість*очікув. Коефіцієнт +  песим. Тривалість* песим. Коефіцієнт) / 6.  Очевидно, що заздалегідь треба ввести вагові коефіцієнти, які грають важливу роль у формулі. Їх можна  визначити в спеціальному діалоговому вікні Set PERT Weights (Завдання вагових коефіцієнтів методу PERT). Сума вагових коефіцієнтів повинна дорівнювати шести, зазвичай очікувана тривалість має 4, а дві останніх по 1. Саме таке співвідношення задане в програмі за умовчанням.

 

Після того, як коефіцієнти визначені, можна перейти до розрахунку тривалості завдань. Не забудьте, що тривалість завдань, задана заздалегідь, буде змінена. Тому, бажано, спочатку зберегти  копію старого файлу під іншим ім'ям. Щоб почати аналіз треба клацнути по кнопці Calculate PERT (Обчислення за методом PERT). Перед тим, як провести  обчислення, програма виведе попередження про те, що будуть змінені значення полів. Зміняться всі значення поля Duration(Тривалість), а також значення перших трьох полів Start(Почало) і Finish(Закінчення), що настроюються. Це відбувається із-за того, що після проведення аналізу наново визначаються тривалість завдань, дати їх початку і закінчення. На прикладі на верхньому малюнку показана діаграма Ганта до аналізу, а на нижнем після аналізу по методи PERT

 

    

 

Рекомендації. За допомогою кнопок на панелі методу PERT можна подивитися діаграми Ганта різних версій плану проекту. Для їх порівняння зручно відкрити одночасно два вікна і викликати в них  відповідні діаграми.  Для цього треба вибрати в головному меню опцію Windows > Split (Вікно >Розділити), потім ввести в друге вікно потрібне уявлення. Спочатку в цьому вікні буде відображена інформація тільки про одну, виділеному завданню. Щоб побачити декілька завдань, треба їх виділити все. При аналізі оптимістичних і песимістичних планів необхідно мати на увазі, що крайні терміни і обмеження завдань в планах, створених по методу PERT, не враховуються.

Якщо ви припускаєте, що використовуватимете аналіз по методу PERT, то варто застосувати його вже на самому початку складання плану робіт.

Оцінити, чи укладається проект в побудований план робіт можна за допомогою індикаторів крайніх термінів, вже введених на попередніх уроках. Якщо не використовується крайній термін, то оцінити тривалість проекту можна за значенням поля  Duration(Тривалість)  в рядку сумарного завдання проекту

Нагадаємо, що для введення крайнього терміну треба використовувати вкладку Advanced в діалоговому вікні відомостей про завдання. Крайній термін указується в полі Deadline, розташованому над списком вибору типу обмеженні.  Якщо терміни не виконані, то тривалість проекту треба зменшувати. Для цього треба скоротити тривалість тих завдань, які не дозволяють укластися в намічені терміни.  Вибрати завдання, від яких залежить тривалість проекту можна, якщо скористатися аналізом плану проекту методом критичного шляху.