Тема 1. Бюджетне планування і контроль.

Запитання.

1. Сутність і функції бюджетування.

2. Види і форми бюджетів.

3. Методика складання бюджетів.

4. Контроль за виконанням бюджетів.

5. Статичні та гнучкі бюджети.

6. Ризики недосягнення цілей бюджетування та управлінських цілей.

Основні поняття: бюджет, бюджетування, бюджетний період, операційні бюджети, фінансові бюджети, гнучкий бюджет, статичний бюджет, відхилення від бюджету, контроль за виконанням бюджетів, ризики в процесі бюджетування.

1. Сутність і функції бюджетування.

Бюджет – кількісний план у грошовому вимірі, заздалегідь підготовлений та прийнятий до певного періоду часу, який дозволяє відобразити запланований на цей період розмір доходів, витрат та капіталу, необхідних для досягнення запланованої мети.

Процес підготовки бюджетів на основі оцінки майбутніх результатів операцій за різними альтернативними рішеннями називають бюджетуванням.

Бюджети розробляються, як в цілому для підприємства, так і для окремих структурних підрозділів або функціональних сфер діяльності суб’єкта господарювання.

Функції бюджетів:

- збільшення проінформованості керівників підприємства та окремих структурних підрозділів;

- координація діяльності керівників різних структурних підрозділів та комунікація між ними;

- оцінка діяльності керівників різних структурних підрозділів;

- контроль діяльності окремих структурних підрозділів та підприємства в цілому.

Особливості бюджетів: часова визначеність; періодичність складання; прогнозний характер; багатоваріантність (на відміну від плану бюджет може мати декілька варіантів дій); придатність для прийняття управлінських рішень; врахування факторів зовнішнього і внутрішнього бізнес-середовища; взаємоузгодження дій на різних рівнях управління (кожен функціональний бюджет є складовою зведеного і обов’язковий для виконання на всіх рівнях (як на тому рівні на якому вироблявся бюджет, так і на тих рівнях, які необхідно буде залучити для його виконання).

2. Види і форми бюджетів.

Класифікація бюджетів:

1. За рівнем відповідальності:

- функціональний (по структурних підрозділах);

- зведений (по підприємству в цілому).

2. За часом складання і виконання:

- короткостроковий;

- довгостроковий.

3. За призначенням:

- операційний;

- фінансовий;

- бюджет капітальних інвестицій.

4. За методикою складання:

- статичний;

- безперервний

- гнучкий.

Функціональні бюджети є окремими складовими зведеного бюджету стосуються відповідальності окремого керівника.

Зведений бюджет є узагальненим планом роботи підприємства та відображає майбутні операції всіх його підрозділів протягом бюджетного періоду.

Операційні бюджети – це бюджети, які відображають доходи, витрати і фінансові результати підприємства.

До складу операційних бюджетів входять:

1) бюджет реалізації;

2) бюджет виробництва;

3) бюджет придбання основних матеріалів;

4) бюджет прямих витрат на оплату праці (з відрахуваннями);

5) бюджет загальновиробничих витрат;

6) бюджет інших прямих витрат;

7) бюджет накладних витрат (інших непрямих витрат, крім загально виробничих витрат);

8) бюджет кінцевих залишків готової продукції;

9) бюджет собівартості виготовленої і реалізованої продукції;

10) графік погашення дебіторської та кредиторської заборгованості;

11) бюджетний звіт про прибутки і збитки.

Фінансові бюджети включають: бюджет грошових коштів; бюджетний баланс; бюджет капітальних вкладень.

Безперервний бюджет (плаваючий) – дванадцятимісячний бюджет, при якому по закінченні одного бюджетного місяця до бюджетного періоду додається ще один місяць.

3. Методика складання бюджетів.

Першим і самим основним бюджетом в складі операційних бюджетів є бюджет реалізації, який передбачає планування очікуваних обсягів реалізації в натуральному і вартісному виразі (основні показники: кількість, ціна, дохід від реалізації з ПДВ або чистий без ПДВ) (Дт36-Кт70).

Після визначення необхідного обсягу реалізації продукції переходять до розробки бюджету виробництва, в якому визначають необхідний обсяг продукції, яку слід виготовити для виконання бюджету реалізації і необхідних залишків готової продукції на початок та на кінець періоду в натуральному виразі).

Бюджет виробництва складається з обсягу виготовленої продукції, переліку витрат, які необхідно для виробництва продукції та норм витрат на одиницю продукції (Дт26-Кт23 в натуральному виразі)

Бюджет прямих витрат на матеріали (Дт23-Кт20,22,25) передбачає обсяг спожитих матеріалів їх вартість (рахунки 20,22,25). Для цього паралельно складають бюджет придбання матеріалів, як в натуральному так і у вартісному виразі. Обов’язково враховують залишки запасів на початок і кінець періоду.

Бюджет прямих витрат на заробітну плату (з відрахуваннями) визначає потреби підприємства в кадрах, розмір заробітної плати на одиницю (роботи, продукції, послуги) або відповідний її оклад та загальний розмір заробітної плати для виготовлення продукції (Дт23-Кт66, Дт23-Кт65).

Бюджет інших прямих витрат складається на необхідні розміри витрат, які передбачають бюджет виробництва продукції і не включаються до вищенаведених двох бюджетів (Дт23-Кт68).

Бюджет непрямих виробничих витрат передбачає загальний розмір витрат, що потім підлягає розподілу за відповідною базою розподілу при складанні бюджету собівартості продукції (Д91-Кт66,65,13, тощо).

Бюджет адміністративних та інших непрямих невиробничих витрат складається аналогічно до бюджету загальновиробничих витрат і може використовуватися при визначені повної собівартості.

Бюджет запасів готової продукції та собівартості виготовленої та реалізованої продукції містить залишки готової продукції на початок і кінець періоду (з бюджету виробництва), собівартість виготовленої продукції (з бюджетів прямих витрат і загальновиробничих витрат), обсяг реалізованої продукції і собівартість реалізованої продукції (Дт26-Кт23, Дт90-Кт26).

Останнім в складі операційного бюджету є бюджетний звіт про прибутки і збитки, який складається із сум усіх попередніх операційних бюджетів та розрахункової суми фінансового результату (прибутку чи збитку).

Якщо підприємство отримує інші доходи їх розмір включається до звіту про прибутки і збитки і при потребі складають бюджети доходів.

Бюджет грошових коштів складається з планових грошових надходжень і видатків за видами діяльності, при цьому враховується фактичний залишок грошових коштів на початок періоду. Додатково до грошових коштів можуть складатися бюджети погашення дебіторської і кредиторської заборгованостей (вони є операційні), які й будуть визначати той надлишок грошових коштів, який залишатиметься у підприємства.

Прогнозний баланс складається з порахованих залишків по кожному рахунку бухгалтерського обліку, який був задіяний в процесі бюджетування та перенесених залишків (з початку на кінець) по тих рахунках, які не були задіяні в процесі бюджетування. Завжди фактичними будуть залишки по рахунках на початок бюджетного періоду.

Бюджет капітальних витрат передбачає необхідні суми витрат для здійснення інвестиційної діяльності.

4. Контроль за виконанням бюджетів.

Контроль здійснюється з метою перевірки виконання загального бюджету, порівняння фактичних показників з плановими, виявлення відхилень, їх причин та винуватців, якщо такі мають місце.

Бюджетний контроль – це процес зіставлення фактичних результатів з бюджетними, аналіз відхилень та вживання заходів для їх уникнення або попередження на майбутнє.

Для проведення якісного контролю за діяльністю керівників структурних підрозділів щодо виконання ними планових завдань необхідно виконати дві умови:

1) порівнювати тільки ті витрати та доходи, які контролюються керівником відповідного центру (контрольовані, неконтрольовані);

2) для порівняння фактичних і бюджетних даних необхідно використовувати один рівень діяльності, як правило фактичний (наприклад обсяг виробництва).

Види відхилень:

1) відхилення за рахунок планування, що виникає в результаті допустимих помилок при розрахунках в процесі складання бюджетів;

2) відхилення внаслідок діяльності, яке виникає за рахунок дій або рішень адміністративного персоналу та впливу зовнішнього середовища.

Якщо сума відхилень є досить значною та підприємство може вносити зміни до бюджету або відмовитися від його виконання з розробкою наступного нового бюджету.

Види контролю за виконанням бюджету:

- попередній, який виконується в процесі складання функціональних бюджетів і загального бюджету;

- поточний, проводиться в ході виконання бюджетів з метою виявлення відхилень, їх причин та винуватців, попередження й уникнення їх в наступних періодах та внесення відповідних коригувань до загального бюджету.

Для здійснення поточного контролю використовують:

1) бюджетні дані;

2) фактичні дані первинних і зведених документів;

3) нормативи витрат, які діють на певний момент часу;

4) звітність керівників структурних підрозділів різних рівнів управління в тому числі і керівників виробничих ліній, технологій, тощо;

- завершальний (наступний) контроль проводиться після завершення звітного та бюджетного періодів шляхом виявлення відхилень, визначення їх причин та винуватців, врахування відхилень для складання бюджетів на наступний бюджетний період, складання внутрішньої управлінської звітності.

Види відхилень залежно від впливу результатів бюджетування на фактичні фінансові результати:

1. негативні (несприятливі) – фактичний дохід менше планового, фактичні витрати більші за планові витрати, що призводить до зменшення фінансового результату;

2. позитивні (сприятливі) – фактичні доходи більші планових, фактичні витрати менші планових, що призводить до збільшення фінансового результату.

Результати контролю за виконанням бюджетів наводяться у формі внутрішньої звітності, яку складає відповідальний виконавець за бюджети і яка, як правило є звітом про виконання бюджетів.

Форма звіту обирається особою, яка його складає, переважно він складається у табличній формі.

Звіт повинен містити обов’язкові реквізити:

1) назва звіту;

2) бюджетний період;

3) назва структурного підрозділу на який був розроблений бюджет;

4) дата складання бюджету;

5) ПІП і підпис відповідальної особи;

6) дата затвердження звіту і підпис особи, яка його затверджує.

5. Статичні та гнучкі бюджети.

Статичний бюджет – це бюджет для визначеного рівня діяльності. Він складається за нормативними даними, тобто використовують норми витрат, обсяги виробництва та інші показники, які можуть нормуватися.

Гнучкий бюджет – це бюджет, який складається на основі бюджетних доходів та витрат для фактичного рівня діяльності або декількох релевантних рівнів діяльності.

Бюджет складається з використанням класифікації витрат на змінні і постійні. Змінні витрати змінюються прямо пропорційно із зміною обсягу діяльності. Постійні витрати залишаються незмінними і враховуються на рівні нормативного їх значення.

Відхилення від гнучкого бюджету є різницею між фактичними даними та даними гнучкого бюджету (за рахунок змінних витрат). Відхилення за рахунок зміни обсягу діяльності є різницею між показниками гнучкого бюджету і статичного.

Гнучкі бюджети мають три основні напрями використання:

1) у процесі підготовки бюджету для очікуваного рівня діяльності до моменту одержання фактичних результатів;

2) для визначення величини витрат, яка відповідає фактичному обсягу діяльності та на основі якої складається звіт про виконання бюджетів;

3) дозволяє передбачити фінансові результати за різних рівнів діяльності.

6. Ризики недосягнення цілей бюджетування та управлінських цілей.

В процесі бюджетування управлінським персоналом у взаємодії з керівниками усіх структурних підрозділів визначаються певні цілі. Весь процес розробки бюджетів спрямований на досягнення цих цілей.

Основними цілями процесу бюджетування є виробництво і реалізація визначеного обсягу продукції (робіт, послуг), досягнення запланованого розміру доходу від реалізації продукції (робіт, послуг) та інших доходів, досягнення визначеної величини собівартості продукції (робіт, послуг), змінних і постійних витрат, невиробничих витрат і, як результат, отримання визначеного у бюджетах розміру прибутку.

При контролі за виконанням бюджету виникають випадки не досягнення цілей та умов бюджетування або їх перевиконання - ризики.

Ризик – це характеристика певної ситуації чи господарської операції, що може мати невизначеність запланованого результату, при обов’язковій наявності несприятливих наслідків; настання однієї події при ненастанні іншої; кількісна оцінка несприятливих наслідків.

Переважно результатами ризику є втрата прибутку, отримання збитку, втрата грошових кошів.

Тому, після розробки бюджетів у ході господарської діяльності можуть виникати ризики недосягнення цілей бюджетування та управлінських цілей, а саме:

- господарський ризик – недосягнення визначених у бюджетах обсягів виробництва і реалізації продукції (робіт, послуг),

- фінансовий ризик - недосягнення визначених у бюджетах доходів, витрат і фінансового результату.

Можливість виникнення ризику може бути пов’язана із змінами у технології виробництва, порушенням договірних умов постачання і реалізації запасів, змінами ціни на матеріали, зменшенням ціни на продукцію (роботи, послуги), збільшенням виробничих і невиробничих витрат, законодавчим регулюванням трудових витрат (мінімальна заробітна плата) тощо.

Оцінку ризиків недосягнення цілей бюджетування та управлінських цілей слід здійснювати:

1) відразу після складання бюджетів – на весь період бюджетування (квартал, рік)

2) при контролі бюджетів – на період бюджетування, що залишився до кінця звітного періоду (місяць, квартал) – якщо бюджети розроблені помісячно, то при завершенні першого місяця визначати ризики на наступний місяць.

Це дозволить оперативно контролювати процес реалізації бюджетів і вжити вчасних заходів для уникнення несприятливих ситуацій в подальшому та зменшити величину ризику.

Для зменшення величини ризиків недосягнення цілей бюджетування та управлінських цілей необхідно уникати їх, а саме уникати господарських операцій, які впливають на ризики, або ж попереджати їх саме в процесі виконання бюджетів (щомісяця).

Кількісно оцінити ризик недосягнення цілей бюджетування можна за показниками, які розраховані в бюджеті (вимірюється в тих самих одиницях – натуральних і вартісних).

Ризик недосягнення цілей бюджетування можна розрахувати як добуток величини можливих наслідків господарської операції на ймовірність їх понесення.

Наприклад, фінансовий ризик можна розрахувати як добуток величини можливих збитків на ймовірність їх понесення:

, (1)

де – кількісна оцінка ризику в абсолютному вираженні;

– величина збитків, спричинених певною несприятливою ситуацією;

– ймовірність понесення цих збитків.

Ймовірність виникнення несприятливої ситуації чи отримання збитків, зменшення розміру прибутку саме в процесі бюджетування слід визначати з результатів контролю за виконанням бюджетів у попередніх періодах (місяць, квартал, рік). Наприклад, за даними бюджетного звіту про прибутки і збитки фінансовий результат становить 200000 грн, але за результатами контролю бюджетів попереднього року ми недоотримали прибутку на 8%. Ризик за формулою (1) становитиме: 200000*0,08=16000грн. Отже, ризик того, що ми недоотримаємо бюджетного розміру прибутку у даному бюджетному періоду становить 16000грн, а це означає що наш прибуток може становити 200000-16000=184000грн.