ТЕМА 3

ІНФОРМАЦІЙНА БАЗА ТА ОРГАНІЗАЦІЯ ЕКОНОМІЧНОГО АНАЛІЗУ

План

1. Характеристика і класифікація джерел інформації.

2. Вимоги до організації інформаційного забезпечення.

3. Підготовка, аналітична обробка інформації та документальне оформлення результатів аналізу.

4. Організація та послідовність проведення економічного аналізу

1. Характеристика і класифікація джерел інформації.

Зміст, склад і якість інформації, яка використовується для економічного аналізу має певне значення в забезпеченні дієвості аналізу, Аналіз не обмежується лише економічною інформацією, а й широко використовує технічну, технологічну та іншу інформацію.

Інформація (лат.)роз’яснення, повідомлення – це відомості про навколишній світ та процеси, що відбуваються в ньому, які сприймаються людиною або спеціальним пристроєм.

Під економічною інформацією розуміють організовану сукупність даних про господарську діяльність підприємств чи структурних підрозділів. Економічна інформація становить проміжну ланку між господарською діяльністю, де вона формується, і управлінням, де її фіксують, обробляють і використовують. Достовірна інформація сприяє обґрунтуванню ефективних управлінських рішень, які вплинуть на фінансовий стан підприємства в майбутньому.

Система інформаційного забезпечення економічного аналізу охоплює три основні складові елементи:

– перелік інформаційних одиниць або інформаційних сукупностей показників чи документів, необхідних для вирішення відповідних завдань за допомогою аналізу (склад інформації);

– структуру інформації, закономірності її формування та використання,
тобто правила побудови показників та документів, що містять ці показники;

– характеристику руху інформації – визначення потоків інформації,
побудова схем документообігу та інформаційних моделей.

Всі джерела даних, що використовуються для аналізу господарської діяльності поділяються на планові, обліково-звітні та поза облікові (необлікові).

До планових джерел відносять всі типи планів, які розробляються на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні) а також нормативні, матеріальні кошториси, цінники, проектні завдання. Показники перспективних планів характеризують основні напрями розвитку підприємства на віддалену перспективу. Важливим документом, за яким організовують поточну діяльність підприємства, є річний план, сформований на основі показників перспективних планів та укладених договорів (контрактів). На основі річного плану можуть розроблятися місячні, декадні й позмінні оперативні плани всього підприємства і його окремих підрозділів. Оперативні планові документи здебільшого використовують для оперативного аналізу виконання виробничої програми та виробничих витрат.

Бізнес-план формують за необхідності обґрунтування економічної доцільності реалізації певного підприємницького проекту, повного або часткового перепрофілювання діяльності підприємства, а також при формуванні нового виробничого підрозділу. Цей документ містить систему взаємопов’язаних у часі й просторі, узгоджених за цілями і ресурсами заходів і дій, спрямованих на отримання відповідного прибутку завдяки реалізації підприємницького проекту. У бізнес-плані розглядаються науково-технічні, технологічні, організаційні, маркетингові, соціальні та інші питання реалізації підприємницького проекту, але основна увага зосереджується на його фінансово-економічних аспектах.

Джерела інформації обліково-звітного характеру – це всі дані, які містяться у документах бухгалтерського обліку і охоплює первинні дані та звітність. Важливу роль в інформаційному забезпеченні аналізу належить бухгалтерського обліку і звітності, де найбільше повно відображаються господарські явища, процеси і їх результати. Своєчасний і повний аналіз даних, які містяться в первинних і зведених документах, звітності забезпечує розробку і реалізацію заходів, спрямованих на виконання планових завдань та покращення результатів господарювання. Дані статистичного обліку, в яких акумулюється кількісна характеристик масових явищ і процесів використовується для поглибленого вивчення і обчислення взаємозв’язків між явищами і процесами, виявлення залежностей. Оперативний облік і звітність сприяють більш оперативному аналізу, у порівнянні із статистичним бухгалтерським обліком. Забезпечує аналіз необхідними оперативними даними і таким чином створює умови для збільшення ефективності аналітичних досліджень.

Звітність підприємства містить упорядковані, приведені до певної системи показники, згруповані за окремими напрямами його діяльності. Така звітність — сукупність звітних, як правило, типових форм, які періодично подають органам державної статистики, вищим органам управління відповідно до підпорядкування, органам державної податкової адміністрації тощо.

Основною інформаційною базою про фінансовий стан суб’єктів господарювання, аналіз та оцінку його фінансово-економічної діяльності є фінансова звітність. Згідно з Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 1 "Загальні вимоги до фінансової звітності" (НП(С) БО 1) фінансова звітність – це бухгалтерська звітність, що містить інформацію про фінансовий стан, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства за звітний період. Вона складається за даними поточного (синтетичного та аналітичного) обліку.

До складу фінансової звітності входять:

– баланс;

– звіт про фінансові результати;

– звіт про власний капітал;

– звіт про рух грошових коштів;

– примітки до фінансових звітів.

Розрізняють таке поняття, як публічна фінансова звітність – це звітність, до складу якої входять аудиторський звіт, баланс, звіт про фінансові результати (або декларація про доходи) та інша бухгалтерська інформація, подання якої користувачам здійснюється шляхом публікації окремим виданням чи у визначених збірниках.

Податкова звітність формується відповідно до податкового законодавства і містить інформацію про розрахунки з бюджетами та державними цільовими фондами. Її подають платники податку у визначені терміни до податкового органу.

Податкова звітність складається з податкових декларацій та інших форм звітності. До податкових декларацій належать передусім Декларація про прибуток підприємства і Податкова декларація з податку на додану вартість.

Статистична звітність – офіційні документи, в яких містяться статистичні дані про роботу підзвітного підприємства, що подають у статистичні органи за встановленою формою, у відповідні терміни та за вказаними адресами.

Підприємства подають в органи статистики декілька видів звітності, що характеризують їхню діяльність. У кожній з цих форм повинні бути такі обов’язкові реквізити (відомості): назва форми; номер і дата затвердження форми звітності; адресат звітності; період, за який звітують; термін подачі звітності; посади осіб, що підписали звітність і відповідають за достовірність даних. Форми статистичної звітності затверджують органами державної статистики.

Необлікова інформація. В процесі економічного аналізу, особливо в разі необхідності з’ясування причин тих або інших явищ і процесів, використовують так звану необлікову інформацію – тобто дані, які не передбачені чинними формами обліку чи звітності. Джерелами необлікової інформації є: протоколи зборів трудового колективу, виробничих нарад, профспілкових та інших громадських організацій; пояснювальні та доповідні записки; матеріали преси; листування з вищими органами управління, замовниками, субпідрядниками, постачальниками, фінансовими та кредитними органами; переписи обладнання, інших основних засобів і товарно-матеріальних цінностей; господарсько-правові матеріали (договори, рішення господарського суду) тощо.

Інформація, яка використовується для економічного аналізу класифікується:

1) за відношенням до об’єкта дослідження:

- внутрішня - дані статистичного, оперативного, бухгалтерського обліку і звітності нормативні документи, планові дані;

- зовнішні - дані статистичних збірників, періодичних і спеціальних видань, конференцій, ділових зустрічей та офіційні і господарсько-правові документи;

2) за відношенням до предмету дослідження:

- основна - це та, яка дає конкретну характеристику процесу або явища, що досліджувалось;

- додаткова - інформація, необхідна для більш повної характеристики явищ і процесів, що аналізуються;

3) за періодичністю надходження:

- регулярно-планова і облікова. Регулярна інформація класифікується на : постійну, яка зберігає своє значення на протязі тривалого періоду (коди, шифри, план рахунків бухгалтерського обліку); умовно-постійну, яка має певне значення на протязі коротшого проміжку часу (показники плану, нормативи); змінну, яка характеризується частою змінюваністю (звітні дані про стан об’єкту, що аналізується);

- епізодична - використовується як додаткова по мірі виникнення необхідності, для вивчення певного явища або процесу (наприклад, відомості про нового конкурента);

4 )за відношенням до процесу обробки:

- первинна – дані первинного обліку, дані інвентаризації, спеціально проведених обстежень;

- вторинна – яка пройшла певну стадію обробки і перетворень(кон’юнктурні огляди, рейтингові результати).

2. Вимоги до організації інформаційного забезпечення.

Ефективність економічного аналізу значною мірою визначається якістю інформаційного забезпечення. Від того, наскільки економічна інформація відповідає реальним потребам керівників і спеціалістів різного рівня, наскільки вона якісна, залежить ефективність управління підприємством.

До організації забезпечення аналітичної роботи ставляться вимоги:

– аналітичність інформації. Суть аналітичності полягає в тому, що вся система економічної інформації повинна відповідати потребі аналізу господарської діяльності, тобто забезпечувати надходження даних саме про ті напрямки діяльності і з тим рівнем деталізації, яка треба аналітику, для всебічного вивчення економічних явищ і процесів, виявлення впливу основних факторів і визначення внутрішньогосподарських резервів збільшення ефективності виробництва;

– об’єктивність. Економічна інформація повинна об’єктивно і достовірно відображати явища і процеси, що досліджуються, інакше висновки, зроблені за результатами аналізу не будуть відповідати дійсності. Інформацію вважають достовірною, якщо вона повно і реально відображає явища, події або процеси. Наявність помилок в інформації, а також неповнота відомостей про описані явища, події або процеси знижують її достовірність;

– єдність. Єдність інформації передбачає необхідність усунення дублювання різних джерел інформації;

– оперативність. Ефективність аналізу може бути забезпечена тільки тоді, коли є можливість оперативно, втручатись в процес виробництва за його результатами. Це означає, що інформація має надходити до аналітика якнайшвидше. Умовою оперативності є скорочення часу між господарською операцією, подією та відображенням її в облікових
реєстрах. Оперативність отримання інформації забезпечується завдяки її, фіксації, обробки, зберігання та передачі за допомогою комп’ютерної техніки;

– раціональність. Система інформації має бути раціональною, тобто вимагати мінімум, витрат на збір, зберігання і використання даних. Стосовно якості інформації, то вона забезпечується зіставністю інформації по предмету і об’єктах дослідження, періоду часу, методології обчислення показників, вимірниках. Зіставність — це можливість порівняння, зіставлення даних з метою виявлення тенденцій, закономірностей розвитку певних явищ, змін, які відбуваються в просторі й часі. Інформація, яку використовують в економічному аналізі, повинна бути зіставною;

– неперервність інформації випливає з неперервності виробничого процесу та особливостей організації управління цим процесом. Необхідність неперервності зумовлена потребою в скороченні часу між небажаними відхиленнями та регулюванням. Неперервність дає змогу реагувати на зміну процесів у часі. Неперервність інформації потрібна і як умова точнішої її екстраполяції на майбутнє при прогнозуванні;

– перспективність вихідної інформації означає, що для аналізу необхідна не тільки ретроспективна, а й прогнозна інформація;

– адитивність стосується даних про витрати та результати. Вона означає можливість зводити (підсумовувати) відповідні показники за структурними підрозділами підприємства та за часовими періодами.

Система інформаційного забезпечення економічного аналізу повинна володіти певними властивостями відповідно до організації, функціонування і використання даних.

Конструкційні властивості інформаційної системи характеризують ті параметри, які дають змогу здійснювати інформаційну діяльність, організаційні – створюють уявлення про організацію та регламентацію функціонування системи, функціональні – про способи забезпечення ефективності системи в процесі управління, а споживчі – про вимоги споживачів інформації.

3.Підготовка, аналітична обробка інформації та документальне оформлення результатів аналізу.

Інформація, яка зібрана для аналізу повинна бути перевірена на доброякісність. Перевірка проводиться в двох аспектах:

1)формальна перевірка. Аналітик перевіряє наскільки новими є дані, що містяться у планах і звітах і чи правильно вони оформлені. Обов’язково перевіряється правильність арифметичних підрахунків. Така перевірка містить технічний характер. Звітність підприємства складають за даними обліку. Проте в процесі перенесення показників можливі помилки, неузгодженість. Отже, при перевірці достовірності звітної інформації передусім зіставляють звітні показники з обліковими даними.

2) суттєва перевірка. Проводиться перевірка всіх залучених до аналізу даних по суті. В ході такої перевірки визначають наскільки той чи інший показник відповідає дійсності. Засобом такої перевірки є логічне осмислення даних, стан обліку, взаємообумовленість і обґрунтованість показників, отриманих з різних джерел. Перевірка планових розрахунків передбачає виявлення взаємної узгодженості планових показників, оцінку напруженості планових завдань, їх узгодженість із заходами щодо підвищення ефективності виробництва продукції.

Оцінка достовірності економічних норм та нормативів полягає у вивченні їх обґрунтованості, прогресивності та оптимальності. Перевірка обліку є досить трудомісткою та складною процедурою. її проводять методами інвентаризації товарно-матеріальних цінностей та об’єктів основних засобів, звірки та зустрічної перевірки фактів, документальної ревізії.

Найважливішими моментами, на які необхідно звернути увагу при перевірці звітної інформації є:

– відповідність звітності затвердженим формам;

– повнота подання звітності;

– правильність заповнення форм звітності та розрахунків показників;

– вчасність відображення витрат на виробництво за звітними періодами (місяцями, кварталами);

– правильність оцінки сировини, матеріалів, виробів, палива, списаних на виробництво в звітному періоді;

– правильність розрахунку амортизаційних відрахувань;

– дотримання порядку погашення вартості малоцінних і швидкозношуваних предметів, переданих у виробництво;

– повнота включення у витрати виробництва невиробничих витрат (втрати від браку і простоїв, сплата штрафів, пені, неустойок);

– відповідність списання матеріальних ресурсів та нарахування заробітної плати обсягу виробленої продукції;

– правильність оцінки статей балансу підприємства;

– правильність нарахування податків та платежів податкового характеру.

Аналітична обробка інформації – це безпосереднє проведення аналізу. В ході аналізу проводять порівняння фактичних даних звітного періоду з даними передніх років, із показниками бізнес-плану, показниками підприємств-конкурентів, із середніми по галузі показниками, плановими і фактичними показниками, які впливають на результати діяльності підприємства, виявляють резерви збільшення ефективності діяльності.

Будь-які результати аналітичних досліджень діяльності підприємства мають бути оформленні у вигляді документів. Є дві основні форми подачі заключних аналітичних матеріалів — описова і безтекстова.

Описова форма має текстову основу і оформляється у вигляді відповідних документів:

– аналітична записка;

– довідка;

– висновок.

Аналітична записка має відповідати плану і програмі аналізу і мати таку структуру змісту:

– загальні питання (рівень економічного розвитку підприємства та умови діяльності);

– характеристика виконання плану або норм, нормативів, договірних зобов’язань;

– результати аналізу, у тому числі факторного, – причини невиконання плану, оцінка результатів господарської діяльності;

– висновки і пропозиції, в яких зазначаються невикористані резерви підвищення ефективності роботи підприємства, заходи щодо використання і контролю за їх виконанням (виконавці, етапи і строки впровадження, рівень контролю). Тут також вказується економічний ефект, який буде отриманий завдяки реалізації запропонованих заходів.

Довідка і висновки стисла і конкретніша, ніж аналітична записка. Здебільшого ці форми документів оформляються за результатами економічного аналізу найпроблемніших ділянок господарської діяльності. В них містяться тільки аналітична і заключна — конструктивна частини(висновки, пропозиції, резерви і заходи щодо їх реалізації та контролю).

Безтекстова форма не містить текстових матеріалів і подається у вигляді макетів таблиць, рисунків (графіків), схем, художніх зображень, які мають як аналітичне, так і наочне значення. Ця форма зручна для професіоналів, які на основі навіть стислого матеріалу можуть самостійно мислити, робити висновки, приймати відповідні управлінські рішення. Перевагами безтекстової форми є оперативність, швидкість подання результатів аналізу, що сприяє підвищенню їх дієвості. Форми таблиць можуть бути різними, вони будуються у відповідності з даними необхідними для аналізу. Показники в аналітичних таблицях необхідно розміщувати таким чином, щоб вони одночасно використовувались в якості аналітичного і ілюстративного матеріалу.

На деяких великих підприємствах складається соціально-економічний паспорт підприємства, в якому відображаються основні аналітичні і статистичні показники розвитку підприємства. Зокрема, соціально-економічний паспорт підприємства може містити загальні положення; відомості про ресурси, рівень та ефективність господарювання тощо.

4.Організація та послідовність проведення економічного аналізу

Організація економічного аналізу - це система раціональних і координованих дій для вивчення об’єкта дослідження у відповідності з поставленою метою. Раціональна функція аналітичної роботи передбачає розробку програми повного або часткового (тематичного) аналізу з відповідними обґрунтуваннями мети, складу об’єктів, послідовності і строків проведення розрахунків.

Аналітичну роботу на підприємстві поділяють на такі етапи:

- визначення суб’єктів і об’єктів аналізу, вибір організаційних форм дослідження;

- планування аналітичної роботи;

- інформаційне забезпечення аналізу;

- аналітичне опрацювання даних;

- документальне оформлення результатів аналізу.

Організаційні форми економічного аналізу визначаються складом апарату і технічним рівнем управління. В практиці аналітичної роботи розрізняють дві організаційні форми: централізовану і децентралізовану.

Централізована форма сприяє зосередженню всієї аналітичної діяльності в спеціальному структурному підрозділі (відділі або бюро економічного аналізу), що гарантує єдність методичного забезпечення аналізу, чіткий розподіл функцій між виконавцями, можливість використання прогресивних інформаційних технологій. Основним її недоліком є відокремленість аналітичної роботи від функціональних сфер підприємства.

Децентралізована форма передбачає, що аналіз проводять працівники функціональних підрозділів відповідно до їх компетенції. У такому випадку забезпечується комплексне вивчення окремих функціональних сфер підприємства та пошук найоптимальнішого варіанта їх розвитку, уникнення дублювання робіт різними функціональними службами. При цьому розподіл обов’язків між окремими виконавцями повинен бути обґрунтованим, зокрема, з урахуванням розміру підприємства, структури виробництва та управління, технічної оснащеності управлінських процесів, організації інформаційного забезпечення тощо. Це сприяє зменшенню обсягу робіт з обробки інформації, використанню результатів аналізу для прийняття управлінських рішень у кожній функціональній сфері.

Незалежно від організаційних форм, методичне керівництво аналітичними дослідженнями здійснюється: на великих підприємствах – заступником директора з економічних питань (головним економістом), а на середніх і малих — головним бухгалтером.

Планування аналітичних досліджень на підприємстві організовує керівник аналітичної служби, який формує план аналітичної роботи і план (програму) конкретного аналізу. План аналітичної роботи складають на рік з розподілом за кварталами. У ньому зазначають об’єкти аналізу, терміни його проведення, відповідальних виконавців, технічні засоби і джерела інформації. План тематичного аналізу розробляють на основі комплексного із зазначенням відповідних виконавців (табл.3.1.).

Відповідальним етапом економічного аналізу є збирання і підготовка інформації, яка передбачає перевірку її за формою і змістом. На першому етапі перевірки необхідно переконатися у повноті зібраної інформації, правильності арифметичних підрахунків, спрощенні числових даних, зіставності показників, які містяться а різних джерелах. Перевірка, по суті, зводиться до оцінки достовірності зібраної інформації.

Аналітичне опрацювання даних вважають найвідповідальнішим, тому що він передбачає вибір конкретних методів оброблення зібраної інформації відповідно до мети аналізу та їх реалізацію.

Таким чином, від якісної організації аналітичної роботи на кожному з вище описаних етапів істотно залежить ефективність прийнятих управлінських рішень.

Таблиця 3.1.

Основні напрями аналітичної роботи функціональних підрозділів підприємства

Вид аналізу	Виконавці	Напрями аналітичних досліджень
Маркетинговий	Відділ маркетингу	Привабливість ринку, попит на продукцію, можливості конкурентів, «портфель замовлень», виконання договірних зобов’язань, ефективність реклами
Виробничий	Виробничий відділ	Випуск продукції за обсягом і асортиментом, ритмічність роботи
	Відділ постачання	Своєчасність і якість матеріально-технічного забезпечення виробництва, наявність складських запасів, дотримання норм відпуску матеріальних ресурсів
	Відділ технічного контролю	Якість сировини та готової продукції, дотримання технологічної дисципліни, брак і втрати від браку, отримані рекламації та їх причини
	Відділ головного механіка	Стан експлуатації машин і обладнання, виконання графіків ремонту та модернізації обладнання, якість і собівартість ремонтів, повнота використання обладнання та виробничих потужностей підприємства
	Відділ головного енергетика	Ефективність використання енергетичного обладнання, дотримання норм витрат енергетичних ресурсів
Фінансовий	Фінансовий відділ	Фінансовий стан (вартість майна та джерел його утворення, фінансова стійкість, платоспроможність, ділова активність тощо) та фінансові результати діяльності підприємства, виконання фінансового плану
Аналіз праці	Відділ праці та заробітної плати	Рівень забезпечення трудовими ресурсами, використання робочого часу, продуктивність праці, стан нормування та оплати праці
Аналіз інновацій	Відділ головного технолога	Оновлення продукції, впровадження нової техніки, рівень механізації та автоматизації технологічних процесів і можливості його підвищення

Економічний аналіз проводять в три етапи:

1. Підготовчий етап включає наступні технічні заходи:

- формулювання мети та завдання аналізу;

- проводиться підбір об’єктів економічного аналізу;

- складання плану і розробка програми аналізу;

- вивчається аналітичний матеріал за попередні періоди;

- вибір методики, методів і прийомів проведення економічного аналізу;

- формування системи показників аналізу;

- рекомендації з послідовності та періодичності дослідження

- інформаційне забезпечення аналізу;

- вказівки щодо організації, виділення провідної ланки аналізу;

- матеріально-технічне забезпечення.

2. Основний етап включає такі аналітичні та прогнозні заходи:

- збирання та перевірка правильності інформації;

- статистична обробка та узагальнення даних;

- порівняльний аналіз основних показників;

- оцінка стану та ефективності діяльності об’єкта аналізу;

- факторний аналіз;

- визначення резервів підвищення ефективності господарювання;

- прогнозування діяльності об’єкта аналізу.

3. Заключний етап включає такі конструктивні заходи:

- використання резервів та визначення шляхів підвищення ефективності господарювання об’єкта аналізу;

- апробація результатів аналітичного дослідження на практиці;

- коригування (за необхідності) методики та організації аналізу;

- характеристика документів з оформлення результатів аналізу;

- оформлення та передача результатів аналізу;

- використання результатів аналізу у прийнятті управлінських рішень та контроль за їх виконанням;

- розповсюдження передового досвіду з покращення господарювання.