Тема 3. Планування ресурсного забезпечення організації

 

1. Сутність та значення планування

2. Принципи планування

3. Методи планування

4. Стратегічне, тактичне та оперативно-календарне планування

5. Ресурсна стратегія організації

 

1. Сутність та значення планування

Планування - це процес визначення цілей, які ставить перед собою організація на певний період часу та визначення способів їх досягнення.

Завдання планування:

− виступає сполучною ланкою між постановкою цілі і оптимальним планом її досягнення;

− забезпечує єдність спільних цілей всередині організації;

− виявляє потенційні проблеми, зменшує чи нейтралізує вплив негативних наслідків для організації;

− оцінює дії, спрямовані на досягнення цілей;

− виступає основою для оцінки витрат;

− забезпечує зниження ризиків у процесі реалізації планів;

− забезпечує ефективні шляхи досягнення цілей.

Етапи процесу планування:

− розробка загальних цілей;

− визначення конкретних, деталізованих цілей на певний період часу;

− визначення шляхів та засобів досягнення цілей;

− контроль за досягненням поставлених цілей за допомогою порівняння планових і фактичних показників і коректування у разі потреби цілей.

Процес планування передбачає розробку планів.

План – це завдання з визначеними вихідними даними, очікуваними результатами (метою) та  способом їх досягнення.

 У плані відображають комплекс:

– завдань;

– робіт;

– способів їх виконання;

– потрібні ресурси (матеріальні, людські, фінансові тощо);

– терміни поставок матеріалів, сировини, обладнання;

– розміри та напрями використання інвестицій.

Планування передбачає розробку та прийняття рішень, котрі дозволяють забезпечити розвиток і ефективне функціонування організації у майбутньому.

Планування є однією з функцій управління (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Планування як функція управління

 

Види планів

За тривалістю планового періоду на:

− короткострокові (оперативні);

− середньострокові (поточні);

− довгострокові (стратегічні).

Короткостроковий план передбачає вирішення конкретних питань діяльності організації у короткостроковому періоді. Він є вузько спрямованим, деталізованим.

Середньостроковий план − це деталізований стратегічний план, у якому поєднуються усі напрямки діяльності організації на поточний фінансовий рік.

Довгостроковий план (10-15 років) – план у якому формулюються завдання, пов'язані за часом і ресурсами та загальна стратегія досягнення поставлених цілей. Довгострокові плани містять укрупнені показники діяльності організації, які розробляються на базі попередньо проведених досліджень і складання прогнозів.

 

2. Принципи планування

Загальні принципи планування вперше були визначені А. Файолем, а пізніше доповнені Р. Акофом.

Принципи планування:

1. Єдності. Планування має бути системним і охоплювати усі сфери діяльності організації, тенденції, зміни, зв’язки у системі.

2. Безперервності.

3. Гнучкості. Потрібно швидко змінювати плани при зміні зовнішнього і внутрішнього середовища організації. Плани слід розробляти так, щоб у разі потреби їх можна було швидко змінити.

4. Участі. Кожен співробітник має приймати участь у плануванні.

5. Оптимальності. Ресурси організації необхідно використовувати оптимально.

6. Збалансованості планів. Потрібно забезпечувати відповідність між розділами і показниками плану. Це знаходить відображення між потребами у ресурсах і їх наявністю.

 

3. Методи планування

Балансовий метод. Він базується на взаємозв'язку наявних в організації ресурсів і потребою в них у межах планового періоду. Якщо наявних ресурсів порівняно з потребою недостатньо, то потрібно шукати додаткові джерела для покриття їх дефіциту. Якщо є надлишок ресурсів, то необхідно від нього позбавитися (збільшити споживання, продати).

Балансовий метод передбачає складання системи балансів: матеріально-речових, трудових, вартісних.

Баланс − це двостороння бюджетна таблиця, у лівій частині якої наводяться джерела ресурсів, а у правій − їх розподіл.

В основі бюджетної таблиці лежить балансова рівність, яка передбачає, що сума залишків ресурсів на початок періоду і їх надходження з джерел (внутрішніх, зовнішніх) має дорівнювати сумі їх витрат (споживання, продажу) та залишку на кінець періоду.

Нормативний метод планування основується на застосуванні обґрунтованих норм витрат ресурсів на одиницю продукції (сировини, матеріалів, робочого часу, обладнання, грошових засобів).

Норми, які використовуються в плануванні, можуть бути:

– натуральними;

– вартісними;

– часовими.

Екстраполяція − метод, при якому згідно виявленої закономірності розвитку у минулому визначають прогнозовані показники, як продовження динамічного ряду у майбутньому.

Екстраполяція передбачає перенесення тенденцій минулого на майбутнє. Цей метод ще називають «плануванням від досягнутого рівня».

Факторний – метод розрахунку планових показників на базі їх значень у попередньому періоді під впливом зовнішніх і внутрішніх факторів організації. Факторний метод дозволяє оцінити вплив  окремих факторів на зміну показників (наприклад, регресійний аналіз).

Метод експертних оцінок. Метод основується на висновках експертів.

 

4. Стратегічне, тактичне та оперативно-календарне планування

Стратегічне планування орієнтується на довготривалу перспективу та визначає основні напрямки розвитку організації. До стратегічних рішень типово відносять плани розширення  реконструкції, ліквідації виробництв, зміни спеціалізації організації. Стратегічні рішення стосуються відносин зі споживачами, постачальниками, оплати праці, соціального розвитку тощо.

Основне питання стратегічного планування – чого хоче досягти організація.

Основна мета стратегічного планування полягає у створенні потенціалу для виживання організації в умовах мінливого зовнішнього і внутрішнього середовища, що спричиняє невизначеність перспективи. В результаті стратегічного планування організація ставить перспективні цілі та розробляє засоби їх досягнення.

Стратегічне планування представляє собою набір процедур та рішень за допомогою яких розробляється стратегія організації, яка забезпечує досягнення цілей її функціонування.

Стратегічне планування включає наступні види діяльності:

1. Розподіл ресурсів – планування розподілу матеріальних, людських, фінансових та інших ресурсів.

2. Адаптація до зовнішнього середовища – пристосування організації до мінливих ринкових умов господарювання.

3. Координація і регулювання – узгодження дій структурних підрозділів організації для досягнення мети стратегічного плану.

4. Організаційні зміни – проведення організаційних перетворень в організації: перерозподіл функцій управління, повноважень і відповідальності працівників апарату управління; створення системи стимулювання, яка сприяє досягненню мети стратегічного плану тощо. 

Вигоди від стратегічного планування:

– заохочує керівників думати перспективно;

– забезпечує вищу готовність керівників (організацію) до раптових змін;

– забезпечує чіткішу координацію зусиль;

– передбачає встановлення показників для наступного контролю.

Основні проблемами  у сфері стратегічного планування:

1. Нерозуміння впливу планування на результати діяльності організації.

2. Неготовність вищого керівництва до стратегічного планування.

3. Низька зацікавленість вищого керівництва.

4. Неправильна організація процесу стратегічного планування.

5. Адміністративна залежність відділу стратегічного планування.

6. Низька ефективність оперативного планування і контролю.

7. Відсутність стратегічного контролю.

8. Неправильна організація роботи із зовнішніми консультантами.

9. Нестача часу.

10. Надання переваги вирішенню поточних справ.

11. Недостатня кваліфікація керівників і службовців.

12. Висока нестабільність зовнішнього середовища.

Стратегічне планування передбачає пошук нових можливостей для організації, а тактичне планування зорієнтоване на створення умов для реалізації цих нових можливостей.

Тактичне планування зосереджується на досягненні організацією своїх цілей. Відмінність між стратегічним і тактичним плануванням представляє собою різницю між цілями та засобами.

Тактичний план – це розгорнута програма виробничо-господарської і соціальної діяльності підприємства, зорієнтована на виконання завдань стратегічного плану і раціонального використання ресурсів.

План повинен містити цілі, які необхідно досягти у плановому періоді. Цілі мають бути встановлені у конкретній формі. У тактичному плані потрібно зазначати засоби і методи досягнення цілей. Тактичний план зосереджує увагу керівників і спеціалістів на поточних діях. Він встановлює пропорції між ресурсами і видами діяльності, створює основу для координації зусиль усіх підрозділів організації. Координація ж вимагає інтеграції усіх розділів тактичного плану.

Важливою функцією тактичного плану є забезпечення ефективного контролю. Звітність про виконання плану, методи вимірювання і оцінки результатів діяльності усіх структурних підрозділів організації мають виступати основою для організації управління по відхиленнях. Це дозволяє вищому керівництву приділяти увагу лише надзвичайним подіям (ситуаціям), які спричиняють відхилення від нормального ходу виробництва. Це дозволяє зберегти час для вирішення важливих стратегічних питань.

Оперативно-календарне планування представляє собою процес реалізації нових можливостей.

 

5. Ресурсна стратегія організації

Для розробки ресурсних стратегій І. Ансофф запропонував використовувати підхід, подібний до визначення стратегічної зони господарювання (СЗГ) при розробці продуктово-товарних стратегій. Ресурсні потреби організації слід визначати через «зони стратегічних ресурсів» (ЗСР) які характеризують стан з забезпеченням потреб організації у певних видах ресурсів.

Зона стратегічних ресурсів – це сегмент ринку, де функціонують певні постачальники, які можуть забезпечити виведення товарного асортименту організації на ринок та забезпечити ритмічне функціонування її виробничо-управлінської системи.

Кожна організація має справу з різними ЗСР (матеріальними, людськими, енергетичними, фінансовими тощо), перелік яких залежить від особливостей її зовнішнього і внутрішнього середовища. Для кожної ЗСР розробляються ресурсні стратегії, що представляють собою систему обмежень та стратегічних заходів ресурсоспоживання.

Ресурсна стратегія передбачає набір положень, які дозволяють обирати найкращих постачальників і ефективно розподіляти ресурси. У ресурсній стратегії визначаються основи поводження організації у ЗСР, форм та методів постачань, розподілу і поповнення ресурсів, створення страхових запасів.

Ресурсна стратегія зорієнтована на те, щоб згідно з вимогами продуктових і функціональних стратегій, забезпечити організацію усіма потрібними ресурсами.

У ресурсній стратегії визначається:

– потреба у ресурсах – визначення переліку і кількості ресурсів (в. т. ч. ключових);

– якість ресурсів;

– прогноз вартості ресурсів;

– джерела ресурсів;

– способи залучення ресурсів;

– ризики у сфері ресурсів;

– реалізація стратегії за періодами розвитку (термін стратегії) тощо.

На вибір ресурсної стратегії організації випливають передумови:

1. Внутрішні:

– довгострокові цілі;

– стратегічні альтернативи розвитку;

– можливості та обмеження щодо ефективного використання ресурсів.

2. Зовнішні:

– джерела залучення ресурсів;

– довгострокові умови доступу до джерел залучення ресурсів.

Розрив між потребами організації у ресурсах і можливостями нарощування ресурсної бази (переважно зовнішні) визначає наявність «стратегічної прогалини» ресурсного походження. Усунення стратегічної прогалини виступає основою планування і реалізації управлінських дій щодо формування ресурсної стратегії організації.

Для вітчизняних організацій важливо зорієнтувати свої зусилля щодо переходу до ресурсоефективної стратегії, яка передбачає оптимізацію споживання усіх видів ресурсів.

Основні умови формування ресурсоефективної стратегії:

– впровадження досконалих систем управління ресурсоспоживанням і забезпечення їх постійного розвитку;

– впровадження системи контролю реалізації ресурсозберігаючих програм і встановлення відповідальності за їх виконання;

– розробку і реалізацію прогресивних техніко-технологічних рішень і матеріалів, які сприяють підвищенню ефективності ресурсоспоживання;

– розробку дієвих механізмів стимулювання ресурсозбереження в організації;

– удосконалення фінансування і реалізації програм та проектів з ефективного використання ресурсів.

 

Контрольні запитання:

1. Розкрийте сутність планування.

2. Розкрийте сутність ресурсної стратегії.

3. Розкрийте сутність зони стратегічних ресурсів.

4. Поясніть зміст стратегічної прогалини ресурсного походження

5. Розкрийте сутність ресурсоефективної стратегії.