Тема 10. Управління інформаційними ресурсами організації

 

1. Сутність інформаційних ресурсів

2. Класифікація інформаційних ресурсів

3. Особливості управління на різних етапах життєвого циклу інформаційного ресурсу

 

1. Сутність інформаційних ресурсів

Інформаційний ресурс – вид ресурсу, що основується на ідеях, знаннях, накопичених у процесі науково-технічної діяльності людей та представлений у формі, придатній для збирання, реалізації і відтворення.

Специфіка інформаційних ресурсів:

– невичерпність (з часом не зменшується, а зростає);

– багаторазовість використання;

– легко збирається і передається;

– цінність інформації підвищується у її поєднанні з факторами виробництва;

– висока наукоємність;

– можна використовувати у різних цілях управління.

Інформаційний ресурс організації характеризується множиною технологічних елементів (процедур, методів), які виконують функції збору, збереження, обробки, передачі, доведення до користувачів інформації у організаційно-управлінських системах із застосування обраного комплексу технічних засобів і наявністю не лише рутинних операцій але і творчого елемента, тобто людського фактора, котрий не підлягає формалізації і регламентації.

Управління інформаційними ресурсами організації передбачає:

– оцінювання потреб в інформації на кожному рівні і по кожній функції управління;

– аналіз документообігу, його раціоналізацію, стандартизацію документів, типізацію інформації;

– усунення проблем несумісності типів даних;

– формування системи управління даними.

Управління інформаційними ресурсами представляє собою систему рішень та дій, які направлені на досягнення встановленої мети за умов їх обмеження шляхом оптимізації інформаційної інфраструктури організації. Вона призводить до:

– покращення експлуатаційних характеристик інформаційних ресурсів організації;

– створення інформаційної бази для підвищення ефективності управління і зменшення ризику прийнятих рішень.

Завдання управління інформаційними ресурсами:

– управління інвестиціями у інформаційні технології;

– оптимізація витрат на купівлю інформаційних продуктів;

– зменшення витрат часу на пошук і обробку інформації;

– підвищення ефективності управління за рахунок покращення інформаційного забезпечення.

 

2. Класифікація інформаційних ресурсів

За місцем виникнення:

– внутрішня;

– зовнішня.

За напрямом руху:

– вхідна;

– вихідна.

За рівнем доступу:

– загальнодоступна;

– з обмеженим доступом.

За формою відображення:

– візуальна;

– аудіоінформація;

– аудіовізуальна.

За формою подання:

– буквенна;

– цифрова;

– кодована.

За призначенням:

– директивна;

– звітна;

– довідково-нормативна.

За порядком виникнення:

– первинна;

– похідна.

За насиченістю:

– недостатня;

– достатня;

– надлишкова.

За характером носіїв інформації:

– документована;

– недокументована.

За способом обробки:

– піддається механізованій обробці;

– не піддається механізованій обробці.

За значимістю:

– стратегічна;

– тактична;

– операційна.

За інтервалом часу між надходженням інформації:

– періодична;

– неперіодична.

За правдивістю:

– достовірна;

– недостовірна. 

 

3. Особливості управління на різних етапах життєвого циклу інформаційного ресурсу

Для управління інформаційними ресурсами в організаціях необхідно створювати необхідні системи. Планування і розробка таких систем залежить від етапу життєвого циклу інформаційного ресурсу.

Життєвий цикл інформаційного ресурсу характеризує цикл взаємодії фахівця та системи і складається з етапів:

1. Визначення цілей та змісту інформації, яка потрібна для їх досягнення.

2. Пошук, створення, збір, збереження інформації, передача користувачам і її використання.

3. Оновлення в процесі використання (оновленням властивостей, якостей, підвищення продуктивності).

4. Утилізація і ліквідація. 

Особливості функцій менеджменту в організації на кожному з етапів життєвого циклу інформаційного ресурсу наведені у таблиці 9.1.

Таблиця 9.1. Функції менеджменту на етапах життєвого циклу інформаційного ресурсу

Етапи життєвого циклу інформаційного ресурсу	Функції менеджменту	Зміст
1	2	3
Визначення цілей	Планування	– аналіз потреб організації в інформації; – аналіз інформаційних потоків і баз даних; – розробка планів роботи з інформаційними ресурсами; – планування роботи служби документаційного забезпечення управління
	Організація	– формування умов для зберігання нормативної, довідкової та архівної інформації; – організація інформаційного забезпечення організації та її працівників
	Контроль	– контроль за впровадження інформаційних систем згідно до цілей організації
Створення, пошук, збір, зберігання, передача повідомлень та даних	Планування	– вивчення потреб співробітників у інформації; – вивчення інформаційних потоків та баз даних; – планування діяльності служби документаційного забезпечення управління
	Організація	– організація відбору і найму працівників для роботи з інформаційними системами; – організація умов роботи співробітників, підвищення їх кваліфікації; – пошук потрібної зовнішньої інформації; – організація обробки інформації на комп’ютерах; – впровадження, ведення, розвиток системної документації; – забезпечення підрозділів організації та працівників потрібною інформацією
	Контроль	– контроль за надходженням інформації; – контроль стану діловодства у підрозділах організації
Використання інформаційних ресурсів	Планування	– вивчення інформаційного забезпечення комп'ютерних систем організації; – аналіз функціонування служби документаційного забезпечення управління; – участь у встановленні задач, проектуванні, удосконаленні автоматизованих інформаційних систем; – видання інформаційних матеріалів, каталогів; – планування архівації та зберігання інформації;
	Організація	– забезпечення підрозділів організації та працівників потрібною інформацією; – формування умов для зберігання нормативної, довідкової, архівної інформації; – організація управління інформаційними ресурсами; – проведення нарад, виставок, семінарів; – видання інформаційних матеріалів, каталогів.
	Контроль	– підтримка, контроль функціонування системи безпеки інформації у комп'ютерній системі; – контроль за ефективністю використання інформаційних ресурсів

 

Контрольні запитання:

1. Розкрийте сутність інформаційного ресурсу.

2. Поясніть вплив інформації на діяльність сучасних організацій.

3. Перерахуйте специфічні риси інформаційного ресурсу.

4. Поясніть з якими проблемами управління інформаційними ресурсами стикаються вітчизняні організації.

5. Запропонуйте шляхи удосконалення управління інформаційними ресурсами у вітчизняних організаціях.