Тема 7. Облік запасів

План

1. Поняття і класифікація запасів.

2. Оцінка запасів бюджетної установи.

3. Документальне оформлення наявності та руху запасів.

4. Аналітичний та синтетичний облік запасів.

5. Облік МШП.

6. Інвентаризація запасів та відображення в обліку її результатів.

 

1. Поняття і класифікація запасів

 

Бухгалтерський облік запасів у бюджетних установах регламентується Національним положенням (стандартом) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси», затвердженим наказом МФУ від 12.10.2010 р. № 1202.

 Це Національне положення (стандарт) визначає методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про запаси і розкриття відповідної інформації у фінансовій звітності.

Це Національне положення (стандарт) застосовується суб’єктами державного сектору (далі – суб’єкти державного сектору).

Норми Національного положення (стандарту) 123 «Запаси» не поширюються на:

‒  незавершені роботи за будівельними контрактами, включаючи контракти з надання послуг, що безпосередньо пов’язані з ними;

‒  фінансові інструменти;

‒  біологічні активи, пов’язані із сільськогосподарською діяльністю та сільськогосподарською продукцією під час збирання врожаю.

Запаси – це активи, які:

‒  утримуються для подальшого продажу, безоплатного розподілу передачі за умов звичайної господарської діяльності;

‒  перебувають у процесі звичайної діяльності суб’єкта державного сектору для подальшого споживання;

‒  перебувають у формі сировини чи допоміжних матеріалів для використання у виробництві продукції, при виконанні робіт, наданні послуг або для досягнення поставленої мети та/або задоволення потреб суб’єкта державного сектору.

Запаси визнаються активом, якщо:

‒  вартість запасів можливо достовірно визначити,

‒  існує ймовірність отримання суб’єктом державного сектору майбутніх економічних вигід, пов’язаних з їх використанням, та/або вони мають потенціал корисності.

Для цілей бухгалтерського обліку запаси включають:

‒  сировину, основні й допоміжні матеріали, комплектуючі вироби та інші матеріальні цінності, призначені для забезпечення звичайної діяльності і досягнення поставленої мети та/або задоволення потреб суб’єкта державного сектору;

‒  готову продукцію або незавершене виробництво. Незавершене виробництво суб’єктів державного сектору, що виконують роботи та надають послуги, складається з витрат на виконання незакінчених робіт (послуг), щодо яких ще не визнано доходу;

‒  матеріальні цінності, що придбані (вироблені, отримані) та утримуються суб’єктом державного сектору з метою подальшого розподілу, передачі, продажу, в тому числі вироби з дорогоцінних металів та дорогоцінного і напівдорогоцінного каміння, підручники й інші матеріали освітніх (навчальних) закладів, запаси озброєння тощо;

‒  активи, що становлять державні матеріальні резерви та запаси (резерви нафтопродуктів, зерна тощо);

‒  малоцінні та швидкозношувані предмети, що використовуються не більше одного року або протягом операційного циклу, якщо він більше одного року;

‒  поточні біологічні активи, якщо вони оцінюються за Національним положенням (стандартом) 123 «Запаси», а також сільськогосподарську продукцію і продукцію лісового господарства науково-дослідних закладів після її первісного визнання.

 

 

2. Оцінка запасів бюджетної установи

 

Одиницею обліку запасів є їх найменування або однорідна група (вид). Оскільки запаси є активом установи, то в обліку потрібно розглянути їх надходження та вибуття.

Придбані (отримані) або вироблені запаси зараховуються на баланс за первісною вартістю.

Окремі випадки оцінки надходження запасів:

‒  Запаси, на створення та випуск яких держава має виключне право, зокрема поштові марки, бланки цінних паперів тощо, відображаються за первісною вартістю (вартістю їх виготовлення, друкування, чеканення тощо).

‒  Запаси, які утримують з метою безоплатного розподілу, передачі, а також ті, щодо яких не існує активного ринку, відображаються на дату балансу за найменшою з двох оцінок: первісною вартістю або відновлювальною вартістю.

‒  Первісною вартістю запасів, отриманих безоплатно від фізичних та юридичних осіб, визнається їх справедлива вартість на дату отримання.

‒  Первісною вартістю запасів, отриманих безоплатно від фізичних та юридичних осіб (крім суб’єктів державного сектору), може бути вартість, щодо якої є достовірна інформація, зокрема згідно з відповідними первинними документами, з урахуванням витрат, понесених при їх отриманні.

‒  Первісна вартість запасів, отриманих безоплатно від суб’єктів державного сектору, дорівнює балансовій вартості запасів суб’єкта державного сектору, що їх передав, з урахуванням витрат, понесених при їх отриманні.

‒  У разі якщо відсутня достовірна інформація щодо первісної вартості запасів, первісна вартість визначається на рівні справедливої вартості на дату отримання.

‒  Первісна вартість запасів включає витрати на придбання, витрати на переробку та інші витрати, що виникли під час доставки запасів до місця зберігання (використання), і доведення їх до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях.

‒  Первісна вартість запасів, отриманих у результаті обміну на інші запаси, дорівнює балансовій вартості переданих запасів. Якщо балансова вартість переданих запасів суттєво відрізняється від їх справедливої вартості, то первісною вартістю отриманих запасів є їх справедлива вартість на дату оприбуткування.

Первісною вартістю запасів, що придбані за плату, є собівартість запасів, яка складається з таких витрат:

‒  суми, що сплачується згідно з договором постачальнику (продавцю), за вирахуванням непрямих податків;

‒  суми ввізного мита;

‒  суми непрямих податків у зв’язку з придбанням запасів, які не відшкодовуються суб’єктам державного сектору;

‒  транспортно-заготівельні витрати (затрати на заготівлю запасів, оплата тарифів (фрахту) за вантажно-розвантажувальні роботи і транспортування запасів усіма видами транспорту до місця їх використання, включаючи витрати зі страхування ризиків транспортування запасів);

‒  інші витрати, які безпосередньо пов’язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях. До таких витрат, зокрема, належать прямі матеріальні витрати, прямі витрати на оплату праці, інші прямі витрати суб’єкта державного сектору на доопрацювання і підвищення якісно технічних характеристик запасів.

У разі якщо на момент оприбуткування запасів неможливо достовірно визначити їх вартість, такі запаси можуть оцінюватися та відображатися за справедливою вартістю з подальшим коригуванням до первісної вартості.

Первісною вартістю запасів, що виготовляються власними силами суб’єктів державного сектору, визнається їх виробнича собівартість, яка визначається за відповідними національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку в державному секторі.

Не включаються до первісної вартості запасів, а належать до витрат того періоду, в якому вони були здійснені (встановлені):

‒  понаднормові втрати і нестачі запасів;

‒  фінансові витрати;

‒  витрати на зберігання, крім тих витрат, які необхідні перед наступним етапом виробництва;

‒  загальногосподарські та інші подібні витрати, які безпосередньо не пов’язані з придбанням і доставкою запасів та приведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях;

‒  витрати на збут.

Оцінка вибуття запасів.

Порядок обліку вибуття запасів у різних випадках наведено у табл. 7.1.

Таблиця 7.1. – Порядок обліку вибуття запасів

відповідно до НП(С)БОДС 123 «Запаси»

№ з/п

Умова вибуття

Порядок обліку

1

2

3

1

Запаси придбані і продані (розподілені, передані) у поточному році

Балансова вартість таких запасів визнається як витрати періоду, в якому визнається пов’язаний з ними дохід

2

Запаси придбані (виготовлені) у минулих роках, але продані у поточному році

Балансова вартість таких запасів зменшує накопичений фінансовий результат виконання кошторису

3

Вибуття запасів

(розподілення, передача, за винятком внутрішнього переміщення (внутрівідомчої безоплатної передачі) запасів у межах органу, уповноваженого управляти об’єктами державної (комунальної) власності))

не пов’язано з отриманням доходу

Балансова вартість таких запасів у періоді їх вибуття відноситься на витрати

4

Запаси безоплатно передано (отримано) в межах уповноваженого органу

Балансова вартість таких запасів до їх використання відображається у бухгалтерському обліку як збільшення дебіторської заборгованості (зобов’язань) за розрахунками з внутрішнього переміщення (внутрівідомчої безоплатної передачі) запасів

Продовження таблиці 7.1

1

2

3

5

Списання використаних запасів, отриманих безоплатно в межах уповноваженого органу

В бухгалтерському обліку отримувача запасів відображається як зменшення балансової вартості цих запасів та зобов’язань за розрахунками з їх внутрішнього переміщення (внутрівідомчої безоплатної передачі).

 

У бухгалтерському обліку суб’єкта державного сектору, що передав ці запаси, таке списання відображається як збільшення витрат та зменшення дебіторської заборгованості за розрахунками з внутрішнього переміщення (внутрівідомчої безоплатної передачі) запасів на підставі акту списання, отриманого від суб’єкта державного сектору, що їх використав

6

Сума будь-якого часткового списання вартості запасів та всі втрати запасів

Слід визнавати як витрати того періоду, в якому відбувається часткове списання вартості або виявлені втрати

7

Сума будь-якого сторнування будь-якого часткового списання вартості запасів

Слід визнавати як зменшення суми, визнаної витратами в тому періоді, у якому відбулося сторнування

8

Запаси, використані для створення інших активів власними силами

Визнаються витратами на створення цього активу

 

Вибуття запасів оцінюється за такими методами:

‒ ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів;

‒ середньозваженої собівартості;

‒ собівартості перших за часом надходження запасів (ФІФО).

Для всіх одиниць обліку запасів, що мають однакове призначення та однакові умови використання, застосовується тільки один із наведених методів.

Запаси, які відпускаються, та послуги, що виконуються для спеціальних замовлень і проектів, а також запаси, які не замінюють один одного, оцінюються за ідентифікованою собівартістю.

Оцінка за середньозваженою собівартістю проводиться щодо кожної одиниці запасів діленням сумарної вартості залишку таких запасів на початок звітного місяця і вартості одержаних у звітному місяці запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного місяця і одержаних у звітному місяці запасів.

Оцінка кожної операції з вибуття запасів може здійснюватися за середньозваженою собівартістю діленням сумарної вартості таких запасів на дату операції на сумарну кількість запасів на дату операції.

Оцінка запасів за методом ФІФО базується на припущенні, що запаси використовуються у тій послідовності, у якій вони надходили до суб’єкта державного сектору (відображені у бухгалтерському обліку), тобто запаси, які першими відпускаються у виробництво (продаж та інше вибуття), оцінюються за собівартістю перших за часом надходження запасів.

Вартість малоцінних та швидкозношуваних предметів, що передані в експлуатацію, виключається зі складу активів (списується з балансу) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації і відповідними особами протягом строку їх фактичного використання.

Сума транспортно-заготівельних витрат, що узагальнюється на окремому субрахунку рахунків обліку запасів або аналітичному рахунку, щомісяця пропорційно відноситься на суму запасів, що вибули, або розподіляється між сумою залишку запасів станом на кінець звітного місяця і сумою запасів, що вибули (використані, реалізовані, безоплатно передані тощо) за звітний місяць. Сума транспортно-заготівельних витрат, яка відноситься (розподіляється) до запасів, що вибули, визначається як добуток середнього відсотка транспортно-заготівельних витрат і вартості запасів, що вибули, з відображенням її на тих самих рахунках обліку, у кореспонденції з якими відображено вибуття цих запасів.

Середній відсоток транспортно-заготівельних витрат визначається діленням суми залишків транспортно-заготівельних витрат на початок звітного місяця і транспортно-заготівельних витрат за звітний місяць на суму залишку запасів на початок місяця і запасів, що надійшли за звітний місяць.

 

 

3. Документальне оформлення наявності та руху запасів

 

Документування наявності та руху запасів в бюджетній установі здійснюється з використанням первинних документів відповідно до наказу МФУ від 13.12.2022 р. № 431 «Про затвердження типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1692-22#Text).

Згаданий вище норматив передбачає використання таких форм первинних документів:

‒ Акт приймання-передачі запасів;

‒ Акт про приймання запасів;

‒ Прибутковий ордер;

‒ Акт списання запасів;

‒ Накладна (вимога);

‒ Меню-вимога на видачу продуктів харчування;

‒ Лімітно-забірна картка;

‒ Картка (книга) складського обліку запасів;

‒ Журнал реєстрації битого посуду;

‒ Відомість з надходження продуктів харчування;

‒ Відомість з витрачання продуктів харчування;

‒ Матеріальний ярлик.

Складський облік запасів.

Запаси у суб’єкта державного сектору зберігаються у спеціалізованих та інших місцях (склади, комори, окремі приміщення тощо) зберігання.

Запаси бюджетних установ обліковують за місцем їх відповідального зберігання (знаходження) та в бухгалтерії.

Приймання, зберігання, відпуск та облік запасів у місцях їх зберігання здійснює матеріально відповідальна особа.

При отриманні запасів матеріально відповідальна особа на документі постачальника або на акті про приймання матеріалів повинна поставити свій підпис про одержання цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання.

Виявлені під час отримання матеріальних цінностей кількісні та/або якісні розбіжності з даними документів постачальників оформлюються актом про приймання матеріалів. Акт складається в двох примірниках комісією, створеною розпорядчим документом суб’єкта державного сектору, з обов’язковою участю матеріально відповідальної особи та представника постачальника або незаінтересованої організації. Один примірник акту використовується для обліку прийнятих матеріальних цінностей, другий – надсилається разом з претензійним листом постачальнику.

Приймання та здавання первинних документів може оформлятися реєстром або за іншою формою. Реєстр складається матеріально відповідальною особою та здається разом з первинними документами та необхідними додатками до бухгалтерської служби суб’єкта державного сектору або іншої служби, в якій здійснюється обробка первинних документів.

Посадові особи, які відповідають за збереження запасів, призначаються наказом керівника суб’єкта державного сектору та з якими укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

При прийманні запасів матеріально відповідальна особа проводить перевірку відповідності запасів асортименту, кількості, вазі, обсягу площі і якості, які зазначені у супровідних документах.

Матеріально відповідальними особами у місцях зберігання запасів ведеться кількісний облік руху запасів.

Облік запасів суб’єкта державного сектору (за винятком дорогоцінних металів для протезування та медикаментів і перев’язувальних засобів) за місцем відповідального зберігання (знаходження) ведеться матеріально відповідальними особами в картці складського обліку запасів за одиницями обліку та кількістю. Працівниками бухгалтерської служби періодично здійснюється звірка фактичної наявності запасів із записами у картці та даними бухгалтерського обліку. Для цього матеріально відповідальними особами надаються в бухгалтерську службу прибуткові та видаткові документи.

Облік дорогоцінних металів та списання матеріальних цінностей, що містять дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, здійснюються відповідно до законодавства.

 

 

4. Аналітичний та синтетичний облік запасів

 

У бухгалтерській службі облік запасів суб’єкта державного сектору ведеться в кількісному і сумарному вимірах за одиницями обліку запасів та в розрізі матеріально відповідальних осіб в оборотних відомостях. В оборотних відомостях щомісяця підраховуються обороти і визначаються залишки на початок місяця.

Аналітичний облік запасів ведеться у розрізі місць зберігання, матеріально відповідальних осіб та видів запасів.

Синтетичний облік наявності та руху запасів ведеться в грошовій одиниці України на рахунках обліку запасів, визначених Планом рахунків бухгалтерського обліку.

Облікові регістри аналітичного та синтетичного обліку запасів складаються бухгалтерською службою суб’єкта державного сектору після перевірки первинних документів на відповідність вимогам законодавства.

Для синтетичного обліку запасів бюджетної установи призначені рахунки:

‒  15 «Виробничі запаси»;

‒  16 «Виробництво»;

‒  18 «Інші нефінансові активи».

Рахунок 15 «Виробничі запаси» призначено для обліку й узагальнення інформації про наявність і рух сировини, основних і допоміжних матеріалів, комплектуючих виробів та інших матеріальних цінностей, призначених для забезпечення звичайної діяльності і досягнення поставленої мети та/або задоволення потреб суб’єкта державного сектору.

За дебетом рахунку відображаються надходження запасів з урахуванням витрат на їх придбання, зокрема суми ввізного мита, суми непрямих податків у зв’язку з придбанням запасів, які не відшкодовуються суб’єкту державного сектору, транспортно-заготівельні витрати, витрати, які пов’язані із доведенням придбаних та безоплатно отриманих запасів до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях, передбачених Національним положенням (стандартом) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси».

За кредитом рахунку відображається вибуття запасів внаслідок продажу, безоплатної передачі, використання для створення інших активів або неможливості отримання суб’єктом державного сектору надалі економічних вигод від їх використання тощо.

Рахунок 15 «Виробничі запаси» має такі субрахунки:

‒  1511 «Продукти харчування»;

‒  1512 «Медикаменти та перев’язувальні матеріали»;

‒  1513 «Будівельні матеріали»;

‒  1514 «Пально-мастильні матеріали»;

‒  1515 «Запасні частини»;

‒  1516 «Тара»;

‒  1517 «Сировина і матеріали»;

‒  1518 «Інші виробничі запаси».

Рахунок 16 «Виробництво» призначено для обліку й узагальнення інформації про витрати, пов’язані з організацією та наданням послуг, виконанням робіт, виготовленням продукції.

За дебетом рахунку відображаються прямі матеріальні, трудові та інші прямі витрати, нарахування амортизації на необоротні активи, що використовуються в процесі організації та надання послуг, виготовлення продукції (робіт).

За кредитом рахунку відображається вартість фактичної виробничої собівартості завершеної виробництвом готової продукції, вартість виконаних робіт і послуг.

Рахунок 16 «Виробництво» має такі субрахунки:

‒  1611 «Науково-дослідні роботи»;

‒  1612 «Виготовлення експериментальних приладів»;

‒  1613 «Інше виробництво».

Рахунок 18 «Інші нефінансові активи» призначено для обліку й узагальнення інформації про інші нефінансові активи, які не відображені на інших рахунках класу 1 «Нефінансові активи».

За дебетом рахунку відображаються надходження інших нефінансових активів з урахуванням витрат на їх придбання та доведення придбаних та безоплатно отриманих інших нефінансових активів до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях, передбачених НП(С)БОДС 123 «Запаси».

За кредитом рахунку відображається вибуття інших нефінансових активів внаслідок продажу, безоплатної передачі, використання для створення інших активів або неможливості отримання суб’єктом державного сектору надалі економічних вигод від їх використання тощо.

Рахунок 18 «Інші нефінансові активи» має такі субрахунки:

‒  1811 «Готова продукція»;

‒  1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».

Основні проводки для обліку запасів наведено у табл. 7.2.

Таблиця 7.2. – Основні проводки для обліку запасів

№ з/п

Зміст операції

Дебет

Кредит

1

2

3

4

1

Оприбуткування придбаних виробничих запасів та інших нефінансових активів

15 «Виробничі запаси», 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 1814 «Державні матеріальні резерви та запаси», 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу», 1816 «Інші нефінансові активи»

2113 «Розрахунки за авансами, виданими постачальникам, підрядникам за товари, роботи і послуги», 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами», 6211 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»

2

Відображення сум податку на додану вартість, якщо податок на додану вартість включено до податкового кредиту

6311 «Розрахунки з бюджетом за податками і зборами»

2113 «Розрахунки за авансами, виданими постачальникам, підрядникам за товари, роботи і послуги», 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами», 6211 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»

3

За операціями з внутрівідомчої передачі запасів відображено суми переданих виробничих запасів та інших нефінансових активів, у тому числі тих, які придбавалися за рахунок коштів фінансування заходів цільового призначення (у разі якщо це визначено цілями бюджетної програми)

2711 «Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками» (2721 «Дебіторська заборгованість за операціями з переміщення активів»)

15 «Виробничі запаси»,
18 «Інші нефінансові активи»

 

Продовження таблиця 7.2

1

2

3

4

4

Отримання виробничих запасів та інших нефінансових активів за операціями з внутрівідомчої передачі запасів, у тому числі тих, які придбавалися за рахунок коштів фінансування заходів цільового призначення, у випадках, передбачених законодавством

15 «Виробничі запаси»,
18 «Інші нефінансові активи»

6611 «Зобов’язання за внутрішніми розрахунками розпорядників бюджетних коштів»

5

Оприбуткування запасів, отриманих як гуманітарна (благодійна) допомога, дарунок, безповоротна допомога

15 «Виробничі запаси», 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 1816 «Інші нефінансові активи»

2117 «Інша поточна дебіторська заборгованість», 6211 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», 6415 «Розрахунки з іншими кредиторами»

6

Вибуття запасів у випадках, передбачених законодавством (крім отриманих за операціями з внутрівідомчої передачі запасів), видача зі складу в експлуатацію малоцінних та швидкозношуваних предметів або списання малоцінних та швидкозношуваних предметів, не введених в експлуатацію, які стали непридатними

8013, 8113 «Матеріальні витрати», 8511 «Витрати за необмінними операціями»

15 «Виробничі запаси», 18 «Інші нефінансові активи»

7

Списання запасів, придбаних (виготовлених) у попередні звітні роки, які відчужуються шляхом реалізації згідно із законодавством

5512 «Накопичені фінансові результати виконання кошторису»

15 «Виробничі запаси», 18 «Інші нефінансові активи»

Продовження таблиця 7.2

1

2

3

4

8

Списання запасів, використаних для створення інших активів власними силами

8013, 8113 «Матеріальні витрати»

1511 «Продукти харчування», 1513 «Будівельні матеріали», 1514 «Пально-мастильні матеріали», 1515 «Запасні частини», 1516 «Тара», 1517 «Інші виробничі запаси», 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 1816 «Інші нефінансові активи»

9

Списання за розрахунком розподіленої величини транспортно-заготівельних витрат (у разі їх узагальнення на окремому субрахунку обліку запасів) згідно з вимогами НП(С)БОДС 123 «Запаси»

8013, 8113 «Матеріальні витрати», 5512 «Накопичені фінансові результати виконання кошторису», 2711 «Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками»

15 «Виробничі запаси», 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 1814 «Державні матеріальні резерви та запаси», 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу», 1816 «Інші нефінансові активи»

 

 

5. Облік МШП

 

До малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП) належать предмети, що використовуються протягом не більше одного року або протягом операційного циклу, якщо він більше одного року, зокрема:

‒  знаряддя лову (трали, неводи, сіті тощо);

‒  пилки, сучкорізи, троси для сплаву;

‒  спеціальні інструменти та спеціальні пристосування для серійного і масового виробництва певних виробів або для виготовлення індивідуальних замовлень;

‒  предмети виробничого призначення, обладнання, що сприяє охороні праці, предмети технічного призначення, які не можуть бути віднесені до необоротних активів;

‒  господарський інвентар – предмети конторського та господарського облаштування, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, предмети протипожежного призначення;

‒  господарські матеріали, що використовуються для поточних потреб установ (електричні лампи, мило, щітки тощо);

‒  канцелярське приладдя (папір, олівці тощо);

‒  інші предмети, зокрема смарт-картки.

Оскільки МШП є складовою запасів, то їх облік регламентується НП(С)БОДС 123 «Запаси».

Видатки на придбання канцелярського, креслярського, письмового приладдя, паперу, картону, бланків дипломів, свідоцтв, посвідчень, грамот, класних журналів, бухгалтерських, статистичних та інших бланків, рекламних буклетів, візитних карток, запрошень, мап, схем, макетів, плакатів, медалей, нагрудних знаків та інших МШП слід здійснювати за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».

Зверніть увагу на те, що оплата витрат на транспортування, включаючи витрати зі страхування ризиків транспортування товарів, установку, монтаж, налагодження, оплата за вантажно-­розвантажувальні роботи здійснюється за тим КЕКВ, за яким здійснюється придбання товару, якщо це передбачено умовами договору придбання. Тобто в нашому випадку за КЕКВ 2210. Водночас оплата послуг, безпосередньо пов’язаних з придбанням МШП (у тому числі їх відвантаження та розвантаженням тощо), якщо вартість таких послуг оплачується за іншим договором, проводиться за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)».

Всі господарські операції з надходження, руху та вибуття МШП оформлюються первинними документами, які описані у пункті 3 теми 6.

Приймання та оприбуткування МШП проводиться на підставі документів, отриманих від постачальників (рахунків ­фактур, накладних тощо), а також згідно з Актом про приймання матеріалів. Вибуття МШП оформляється накладними (вимогами), Актами списання. Кількісний облік руху МШП у місцях їх зберігання здійснює матеріально відповідальна особа (далі МВО). Для цього застосовується Книга складського обліку запасів за типовою формою. 

Аналітичний облік малоцінних та швидкозношуваних предметів здійснюється матеріально відповідальними особами за найменуваннями предметів та кількістю.

Також законодавством передбачено ведення аналітичного обліку МШП (як і всіх інших запасів) за джерелами їх надходження: окремо обліковуються МШП, придбані за рахунок коштів загального фонду, і окремо – МШП, придбані за рахунок коштів спецфонду. Після передачі МШП в експлуатацію їх списують з балансу з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації і відповідальними особами протягом строку їх фактичного використання. Однак наразі порядок ведення такого оперативного обліку МШП чинним законодавством не регламентовано.

Кожна бюджетна установа повинна самостійно прописати порядок ведення оперативного обліку МШП у наказі про облікову політику. У окремому додатку до наказу про облікову політику слід:

‒  Навести форму документа для оперативного обліку МШП. За основу можна взяти форму Книги складського обліку запасів.

‒  Вказати відповідальних осіб за ведення оперативного обліку. Відповідальним за ведення такого обліку може бути завгосп, завскладом або інша особа, призначена керівником установи;

‒  Визначити види (групи) МШП, які підлягають такому обліку. Адже оперативний облік деяких видів МШП є практично неможливим та абсолютно не доцільним з погляду раціональності використання робочого часу працівників. І насамперед це стосується канцтоварів, бланків бухгалтерських документів та інших подібних предметів. Тож установа може або встановити мінімальну граничну вартість МШП для ведення оперативного обліку (наприклад, організовувати ведення оперативного обліку предметів вартість понад 10 грн. або 100 грн.), або чітко вказати види таких МШП.

Для ведення синтетичного обліку МШП застосовуються облікові регістри – меморіальні ордери. Форми меморіальних ордерів затверджені наказом МФУ від 08.09.2017 р. № 755 «Про затвердження типових форм меморіальних ордерів, інших облікових регістрів суб’єктів державного сектору та порядку їх складання» (Режим доступу: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1416-17#Text).

Основну інформацію про облік МШП відображає Меморіальний ордер № 10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів».

Синтетичний облік малоцінних та швидкозношуваних предметів ведеться на рахунку 1812. На субрахунку 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» ведеться облік малоцінних та швидкозношуваних предметів на складі, в тому числі малоцінних та швидкозношуваних предметів спеціального призначення, що мають специфічне призначення і обмежене короткотермінове застосування в окремих галузях.

Залежно від напрямків використання МШП їх вартість слід відображати за такими субрахунками обліку витрат:

‒  8013 «Матеріальні витрати» – у разі використання МШП у процесі основної діяльності установи та на виконання програм;

‒  8113 «Матеріальні витрати» – витрачання МШП в процесі надання послуг, виготовлення продукції або виконання робіт.

Нагадаємо, що за кожним із цих субрахунків слід вести аналітичний облік у розрізі джерел фінансування (щонайменше необхідно відокремлювати витрати, здійснені за рахунок коштів загального фонду та спеціального фонду за його видами). Адже МШП, отримані як благодійна допомога, можуть використовуватися як у процесі основної діяльності (субрахунок 8013), так і для виготовлення продукції чи надання платних послуг установою (субрахунок 8113).

Основні проводки для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів наведено у табл. 7.3.

Таблиця 7.3. – Основні проводки для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів

№ з/п

Зміст операції

Дебет

Кредит

1

2

3

4

1

Видано готівку з каси під звіт для придбання МШП

2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами»

2211 «Готівка у національній валюті»

2

Оприбутковано МШП за рахунок підзвітних сум

1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»

2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами»

3

Видано МШП у користування

8013 «Матеріальні витрати»

1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»

4

Передано МШП за операціями з внутрівідомчої передачі

2711 «Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками»

1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»

5

Отримано МШП за операцією з внутрівідомчої передачі

1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»

6611 «Зобов’язання за внутрішніми розрахунками розпорядників бюджетних коштів»

6

Списано МШП, отриманий за операцією з внутрівідомчої передачі

6611 «Зобов’язання за внутрішніми розрахунками розпорядників бюджетних коштів»

1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»

7

Списано МШП на підставі акту списання

8013 «Матеріальні витрати

2711 «Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками»

8

Оприбутковано МШП, отримані як благодійна допомога

 

 

 

Продовження таблиця 7.3

1

2

3

4

8.1

відображено дохід за необмінними операціями

2313 «Реєстраційні рахунки»

7511 «Доходи за не обмінними операціями»

8.2

перераховано кошти за МШП

2117 «Інша поточна дебіторська заборгованість»

2313 «Реєстраційні рахунки»

8.3

поступили МШП в установу

1812 Малоцінні та швидкозношувані предмети»

2117 «Інша поточна дебіторська заборгованість»

9

Списано МШП при передачі у використання

8113 «Матеріальні витрати»

1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»

 

 

6. Інвентаризація запасів та відображення в обліку її результатів

 

Перевірка фактичної наявності запасів, їх стану та умов зберігання забезпечується інвентаризацією. Проведення інвентаризації здійснюється відповідно до Положення про інвентаризації активів та зобов’язань, затвердженого наказом МФУ від 02.09.2014 р. № 879 (Режим доступу: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14#Text).

Інвентаризація запасів проводиться за місцями зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами. Матеріальні запаси при інвентаризації записуються в інвентаризаційні описи за найменуванням із зазначенням номенклатурного номера (за його наявності), виду, групи, сорту, одиниці виміру, ціни, суми та кількості (рахунок, вага або міра), фактично встановлених на дату інвентаризації, та за даними бухгалтерського обліку.

На малоцінні та швидкозношувані предмети, які обліковуються в оперативному порядку, інвентаризаційні описи не складаються, а перевіряється фактична наявність цих предметів у матеріально відповідальних осіб шляхом зіставлення з відомістю оперативного обліку. Виявлена при цьому нестача предметів оформлюється актом.

Спецодяг та предмети індивідуального користування, відправлені у прання та ремонт, перевіряються на підставі документів надавача послуг.

Інвентаризаційна комісія у присутності матеріально відповідальних осіб перевіряє фактичну наявність запасів шляхом їх перерахунку, переважування чи перемірювання. Не допускається вносити до інвентаризаційних описів дані про залишки активів зі слів матеріально відповідальних осіб або за даними обліку без перевірки їх фактичної наявності.

Кількість запасів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, може визначатися на підставі документів з обов’язковою перевіркою наявності в натурі частини вказаних цінностей.

На запаси, що перебувають в дорозі, не оплачену у строк покупцями відвантажену продукцію (товари) та на запаси, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), складається окремий інвентаризаційний опис та перевіряється обґрунтованість сум, що відображені на рахунках бухгалтерського обліку. Такі суми можуть бути визнані, якщо вони підтверджені належно оформленими документами, зокрема рахунками постачальників, копіями платіжних вимог (рахунків-фактур), що пред’явлені покупцям, охоронними розписками, які переоформлені на дату проведення інвентаризації або близьку до неї.

Виявлені під час інвентаризації непридатні або зіпсовані запаси вносяться до окремого інвентаризаційного опису, в якому вказуються найменування відповідних запасів, їх кількість, причини, ступінь і характер псування, пропозиції щодо їх знецінення, списання або можливості використання цих предметів у господарських цілях.

Тара наводиться в інвентаризаційному описі за видами, цільовим призначенням і якісним складом (нова, яка була у вжитку, така, що потребує ремонту, тощо). На тару, що стала непридатною, складається акт на списання із зазначенням причин псування.

При інвентаризації незавершеного виробництва в інвентаризаційних описах вказуються найменування заділу, стадія та ступінь їх готовності, кількість або обсяг виконаних робіт.

Сировина, матеріали і покупні напівфабрикати, що перебувають біля робочих місць і не піддавались обробці, до опису незавершеного виробництва не включаються, а фіксуються в окремих інвентаризаційних описах.

Кількість сировини і матеріалів, що входять до складу неоднорідної маси або суміші в незавершеному виробництві, визначається технічними розрахунками у порядку, встановленому на підприємстві, якщо інше не передбачено законодавством.

На незакінчений ремонт будівель, споруд, машин, обладнання, енергетичних установок та інших об’єктів складається окремий інвентаризаційний опис, в якому вказуються: найменування об’єкта, що ремонтується, опис і відсоток виконаних робіт.

Висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю активів і зобов’язань і даними бухгалтерського обліку, які наводяться в звіряльних відомостях, та пропозиції щодо їх врегулювання відображаються інвентаризаційною комісією у протоколі, що складається після закінчення інвентаризації і передається на розгляд та затвердження керівнику підприємства. У протоколі наводяться: причини нестач, втрат, лишків, а також пропозиції щодо заліку внаслідок пересортиці, списання нестач в межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам. Підприємства можуть додавати до протоколів іншу інформацію, що є суттєвою для прийняття рішень щодо визнання і оцінки активів і зобов’язань та розкриття відповідної інформації у фінансовій звітності.

Протокол інвентаризаційної комісії затверджується керівником підприємства протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації.

Результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу інвентаризаційної комісії відображаються у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому закінчена інвентаризація.

Виявлені при інвентаризації розбіжності між фактичною наявністю активів і даними бухгалтерського обліку регулюються установами в такому порядку:

оборотні матеріальні цінності, які виявлені в лишках, підлягають оприбуткуванню зі збільшенням доходу звітного періоду підприємства (доходу спеціального фонду бюджетної установи);

нестача запасів у межах установлених норм природного убутку, виявлена під час інвентаризації, списується за розпорядженням керівника установи на витрати. Норми природного убутку можуть застосовуватися лише у разі виявлення фактичних нестач і після взаємозаліку нестач цінностей і лишків внаслідок пересортиці. За відсутності норм природного убутку втрата розглядається як нестача понад норму;

нестача цінностей понад норми природного убутку, а також втрати від псування цінностей списуються з балансу та відносяться на рахунок винних осіб у розмірі, визначеному відповідно до законодавства, у разі якщо винні особи не встановлені, вони зараховуються на позабалансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або закриття справи згідно із законодавством.

Взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці допускається тільки щодо запасів однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що лишки і нестачі утворились за один і той самий період, що перевіряється, та в однієї і тієї самої матеріально відповідальної особи.

Міністерства, інші органи виконавчої влади, до сфери управління яких належать підприємства, можуть установлювати порядок, відповідно до якого такий залік може бути допущений стосовно однієї і тієї самої групи запасів, якщо цінності, що входять до її складу, мають схожість за зовнішнім виглядом або упаковані в однакову тару (у разі відпуску їх без розпаковки тари).

У разі взаємозаліку нестач і лишків внаслідок пересортиці, коли вартість запасів, що виявились у нестачі, більше вартості запасів, що виявились у надлишку, різниця вартості повинна бути віднесена на винних осіб.

Якщо особи, винні в пересортиці, не встановлені, то сумові різниці розглядаються як нестачі цінностей понад норми природного убутку з віднесенням їх до складу витрат у порядку, визначеному пунктом 4 цього розділу. За такими сумовими різницями в протоколах інвентаризаційної комісії повинні бути наведені причини, з яких різниці не можуть бути віднесені на винних осіб.

Перевищення вартості запасів, що виявились у лишку, порівняно з вартістю запасів, що виявились у нестачі внаслідок пересортиці, відноситься на збільшення даних обліку відповідних запасів та доходів у порядку, визначеному пунктом 4 цього розділу.

Розмір збитків від розкрадання, нестач, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається відповідно до законодавства.

Бюджетними установами у разі встановлення нестач або втрат, які виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом 5 днів після встановлення нестач і втрат передаються правоохоронним органам, а на суму виявлених нестач і втрат подається цивільний позов.

Основні проводки для обліку результатів інвентаризації запасів наведено у табл. 7.4.

Таблиця 7.4. – Основні проводки для обліку результатів інвентаризації запасів

№ з/п

Зміст операції

Дебет

Кредит

1

2

3

4

1

Оприбуткування виробничих запасів, малоцінних та швидкозношуваних предметів та інших нефінансових активів, раніше не врахованих на балансі, а також надлишків запасів, виявлених при інвентаризації, які будуть використовуватись для потреб установи

15 «Виробничі запаси», 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 1814 «Державні матеріальні резерви та запаси», 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу», 1816 «Інші нефінансові активи»

7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі»

 

Продовження таблиці 7.4

1

2

3

4

2

Оприбуткування виробничих запасів, малоцінних та швидкозношуваних предметів та інших нефінансових активів, раніше не врахованих на балансі, а також отриманих від ліквідації та розбирання необоротних активів, які передбачається реалізувати

15 «Виробничі запаси», 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 1814 «Державні матеріальні резерви та запаси», 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу», 1816 «Інші нефінансові активи»

7211 «Дохід від реалізації активів»

3

Оприбуткування матеріалів, отриманих від ліквідації та розбирання необоротних активів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, які залишені для ремонту та інших потреб установи

1513 «Будівельні матеріали», 1514 «Пально-мастильні матеріали», 1515 «Запасні частини», 1516 «Тара», 1517 «Сировина і матеріали», 1518 «Інші виробничі запаси», 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 1816 «Інші нефінансові активи»

7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі»

4

Списання запасів внаслідок нестачі, у тому числі в межах установлених норм, а також нестач і втрат від псування матеріальних цінностей, віднесених на рахунок установи, придбаних у поточному році, у минулих роках за розрахунками з внутрівідомчої передачі запасів

8013, 8113 «Матеріальні витрати», 5512 «Накопичені фінансові результати виконання кошторису», 2711 «Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками» «Дебіторська заборгованість за операціями з переміщення активів»)

15 «Виробничі запаси», 18 «Інші нефінансові активи»

Продовження таблиці 7.4

1

2

3

4

5

Якщо встановлено винних осіб, проводяться записи на суму вартості відшкодування збитків, яка віднесена на рахунок винних осіб у частині:

 

 

5.1

витрат на відновлення (придбання)

2115 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків»

7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)»

5.2

перевищення, що підлягає перерахуванню до відповідного бюджету

2115 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків»

6312 «Інші розрахунки з бюджетом»

6

Якщо винні особи не встановлені, на позабалансовому рахунку 073 (074) проводиться запис про відображення сум нестач матеріальних цінностей