Тема 11. Інвентаризація в бюджетних установах

План

1. Загальні вимоги до проведення інвентаризації у бюджетних установах.

2. Порядок проведення інвентаризації.

3. Облік результатів інвентаризації.

4. Проведення інвентаризації на вимогу контролюючих органів.

1. Загальні вимоги до проведення інвентаризації у бюджетних установах

Загальні вимоги до проведення інвентаризації в бюджетних установах наведено в Положенні про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 р. № 879.

Інвентаризація – це спосіб порівняння даних про активи та зобов’язання підприємства, відображених у бухгалтерському обліку, з фактичною наявністю (чи відсутністю) таких активів і зобов’язань.

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства. Під час інвентаризації активів і зобов’язань перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання і оцінка. При цьому забезпечуються:

‒     виявлення фактичної наявності активів та перевірка повноти відображення зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат майбутніх періодів;

‒     установлення лишку або нестачі активів шляхом зіставлення фактичної їх наявності з даними бухгалтерського обліку;

‒     виявлення активів, які частково втратили свою первісну якість та споживчу властивість, застарілих, а також матеріальних та нематеріальних активів, що не використовуються, невикористаних сум забезпечення;

‒     виявлення активів і зобов’язань, які не відповідають критеріям визнання.

Проведення інвентаризації є обов’язковим:

‒     перед складанням річної фінансової звітності в обсязі;

‒     у разі передачі майна державного підприємства або бюджетної установи в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворення державного підприємства, передачі державного підприємства (його структурних підрозділів) або бюджетної установи до сфери управління іншого органу управління (на дату передачі), крім передачі в межах одного органу управління, в інших випадках, визначених законодавством;

‒     у разі зміни матеріально відповідальних осіб, а також у разі зміни керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів або на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади) при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності (на день приймання-передачі справ) в обсязі активів, які знаходяться на відповідальному зберіганні;

‒     у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів) в обсязі, визначеному керівником підприємства;

‒     за судовим рішенням або на підставі належним чином оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення такої інвентаризації. У цих випадках інвентаризація має розпочатися у термін та в обсязі, зазначених у належним чином оформленому документі цих органів, але не раніше дня отримання підприємством відповідного документа;

‒     у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ) в обсязі, визначеному керівником підприємства;

‒     у разі переходу на складання фінансової звітності за міжнародними стандартами (на дату такого переходу);

‒     в інших випадках, передбачених законодавством.

Інвентаризація музейних цінностей проводиться відповідно до строків, встановлених центральним органом виконавчої влади, який здійснює формування та забезпечення реалізації державної політики у сферах культури та мистецтв, охорони культурної спадщини, вивезення, ввезення і повернення культурних цінностей.

Інвентаризація бібліотечних фондів за рішенням керівника підприємства за встановленим ним графіком може проводиться протягом року. Інвентаризація книжкових пам’яток проводиться щороку. За наявності обсягу бібліотечних фондів від 100 до 500 тис. одиниць інвентаризація може проводитись протягом п’яти років з охопленням щорічно не менше 20 відсотків одиниць, а понад 500 тис. одиниць – протягом десяти років з охопленням щорічно не менше 10 відсотків одиниць.

Інвентаризація дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння, які містяться у приладах, обладнанні та інших виробах, здійснюється одночасно з інвентаризацією цих активів.

Інвентаризація об’єктів державної власності проводиться відповідно до Методики проведення інвентаризації об’єктів державної власності, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2005 року № 1121.

2. Порядок проведення інвентаризації

Послідовність дій, пов’язаних з проведенням інвентаризації, умовно можна розділити на етапи: підготовчий, етап перевірки та підсумково-аналітичний етап.

Підготовчий етап. Для проведення інвентаризації в бюджетній установі створюється інвентаризаційна комісія, яку очолює керівник або його заступник.

Головна мета підготовчого етапу полягає в тому, що до початку проведення річної інвентаризації на підприємстві необхідно здійснити низку підготовчих дій, а саме:

‒ перевірити справність усіх ваговимірювальних приладів;

‒ завершити обробку всіх документів щодо руху активів;

‒ сформувати останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових і видаткових документів або звіти про рух активів;

‒ визначити залишки на дату інвентаризації;

‒ згрупувати активи, розсортувати їх та розкласти за назвами, сортами, розмірами у порядку, зручному для підрахунку.

Підготовка до проведення інвентаризації проводиться на підставі наказу керівника про проведення інвентаризації.

Також на цьому етапі голова інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) візує всі прибуткові та видаткові документи, що до даються до реєстрів (звітів), із зазначенням «До інвентаризації на (дата)». Для бухгалтерської служби ці документи є підставою для визначення залишків активів на початок інвентаризації за даними обліку.

Матеріально відповідальні особи долучають до інвентаризаційного опису розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані в бухгалтерію та що всі цінності, які надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані.

Етап перевірки. На цьому етапі перевіряється наявність і стан активів шляхом підрахунку, зважування, обмірювання тощо. Результати перевірки заносяться до відповідних облікових документів (описи, акти, звіряльні відомості).

Результати інвентаризації оформляються відповідно до наказу МФУ «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» Міністерства фінансів України № 572 від 17.06.2015 р.

Інвентаризація повинна проводитись у присутності матеріально відповідальних осіб підприємства.

Підсумково-аналітичний етап. На цьому етапі інвентаризаційна комісія складає протокол, у якому наводяться результати проведеної перевірки і висновки щодо них, а також пропозиції щодо врахування нестач і надлишків за пересортицею, списання нестач у межах норм природного убутку та наднормативних нестач.

У разі виявлення інвентаризаційних різниць (нестач або надлишків) складається порівняльна відомість.

Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо зарахування пересортиць, а також вносить свої пропозиції щодо врегулювання виявлених нестач і втрат, які фіксуються в протоколі.

Протокол інвентаризаційної комісії має бути розглянутий і затверджений керівником підприємства у 5-денний термін. Результати річної інвентаризації на підставі затвердженого протоколу інвентаризаційної комісії відображаються у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності не пізніше грудня поточного року.

3. Облік результатів інвентаризації

Результати інвентаризації майна та зобов’язань бюджетної установи фіксуються у відповідних актах, описах і відомостях, форми яких затверджено Наказом Міністерства фінансів України № 572 «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 р.

Типові форми для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації:

1. Інвентаризаційний опис необоротних активів.

2. Інвентаризаційний опис запасів.

3. Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання.

4. Звіряльну відомість результатів інвентаризації необоротних активів.

5. Звіряльну відомість результатів інвентаризації запасів.

6. Акт про результати інвентаризації грошових коштів.

7. Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності.

8. Акт інвентаризації наявності фінансових інвестицій.

9. Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.

10. Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання.

11. Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків.

12. Протокол інвентаризаційної комісії.

Крім того, для оформлення інвентаризації:

‒     майна об’єктів державної власності застосовується Акт інвентаризації об’єктів державної власності, що пропонуються до списання, за формою згідно з додатком 2 до Порядку списання об’єктів державної власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 листопада 2007 року № 1314;

‒     основних фондів, які пропонуються до відчуження, застосовується Акт інвентаризації основних фондів (засобів), які пропонуються до відчуження, за формою згідно з додатком 2 до Порядку відчуження об’єктів державної власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 06 червня 2007 року № 803;

‒     об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів застосовується типова форма № НА-4 «Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів», затверджена наказом Міністерства фінансів України від 22 листопада 2004 року № 732, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 14 грудня 2004 року за № 1580/10179;

‒     наявності готівки застосовується Акт про результати інвентаризації наявних коштів за формою згідно із додатком 7 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року № 637, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13 січня 2005 року за № 40/10320.

Усі інвентаризаційні матеріали слід складати щонайменше в двох примірниках.

Узагальнюють результати проведеної перевірки в протоколі інвентаризаційної комісії.

У цьому протоколі фіксують відомості про причини й осіб, винних у нестачах, втратах і надлишках, а також зазначають заходи, вжиті до винуватців.

Якщо за результатами інвентаризації було виявлено недостачу або псування матеріальних цінностей, з винних у цьому осіб може бути стягнено матеріальну шкоду.

Порядок стягнення матеріальної шкоди:

1. Проведення службового розслідування. Провести його може або інвентаризаційна комісія, або спеціально створена комісія. Комісія отримує письмові пояснення від працівників, які можуть мати відношення до цієї події, вивчає матеріали бухгалтерського обліку. За результатами розслідування комісія встановлює винних осіб.

2. Визначення розміру шкоди. Розмір шкоди, що підлягає відшкодуванню, визначають згідно зі ст. 1353 КЗпП. Так, розмір заподіяної підприємству, установі, організації шкоди визначається за фактичними втратами, на підставі даних бухгалтерського обліку, виходячи з балансової вартості (собівартості) матеріальних цінностей за вирахуванням зносу згідно з установленими нормами.

Водночас у разі розкрадання, недостачі, умисного знищення або умисного зіпсуття матеріальних цінностей розмір шкоди визначається за цінами, що діють у даній місцевості на день відшкодування шкоди.

3. Стягнення шкоди. Порядок стягнення шкоди залежить від її розміру, наявності укладеного із винними працівниками договору про матеріальну відповідальність тощо.

Варіант 1. Якщо сума відшкодування не перевищує середнього місячного заробітку працівника, у такому випадку сума шкоди утримується із заробітної плати на підставі відповідного наказу керівника.

Розпорядження (наказ) керівника має бути видано не пізніше двох тижнів з дня виявлення заподіяної працівником шкоди і звернено до виконання не раніше семи днів з дня повідомлення про це працівникові.

Утримуючи суму відшкодування із заробітної плати, слід дотримуватись обмежень на розмір відрахувань.

При кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 %, а у випадках, окремо передбачених законодавством України, – 50 % заробітної плати, яка належить до виплати працівникові.

Якщо працівник не погоджується зі стягненням із його заробітної плати матеріальної шкоди, він може звернутися з відповідною заявою до комісії по трудових спорах або до суду.

Варіант 2. Якщо сума відшкодування більше середньомісячного заробітку, роботодавець повинен звернутись до суду.

Строк позовної давності для таких позовів – 1 рік з дня виявлення шкоди.

Днем виявлення шкоди вважають день підписання акту про інвентаризацію.

Крім того, у протоколі обов’язково наводять відповідні висновки й пропозиції за результатами проведеної інвентаризації.

За непроведення інвентаризації передбачено відповідальність.

Оскільки проведення інвентаризації перед складанням річної фінансової звітності є обов’язковим, звітність, не підтверджена інвентаризацією, може бути кваліфікована як неправильна і недостовірна. Що, у свою чергу, загрожує штрафом у розмірі від 10 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 170 грн до 255 грн (ст. 1863 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Окрему відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення, визначити об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації.

Так, відповідно до ст. 1642 КпАП (Кодекс України про адміністративні правопорушення) за несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів і матеріальних цінностей передбачено відповідальність у вигляді штрафу в розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 136 грн до 255 грн). У разі повторного порушення протягом року – від 170 грн до 340 грн.

Справи про адміністративні правопорушення, пов’язані з порушенням законодавства з фінансових питань, передбачених ст. 1642 КпАП, розглядаються органами фінансової інспекції, які і приймають рішення про притягнення винних осіб до адміністративної відповідальності (ст. 2341 КпАП).

4. Проведення інвентаризації на вимогу контролюючих органів

Проведення інвентаризації можуть вимагати:

‒     органи Державної фіскальної служби (пп. 20.1.9 Податкового кодексу України);

‒     органи державного фінансового контролю (п. 4 ст. 10 Закону України «Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні» від 26.01.1993 р. № 2939-ХІІ).

Підпунктом 20.1.9 Податкового кодексу України (далі ПКУ) передбачено право органів ДПСУ (Державна податкова служба України) вимагати від платників податків, які перевіряються, проведення інвентаризації основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, у тому числі зняття залишків товарно-матеріальних цінностей, готівки під час перевірок.

ПКУ та Положення № 879 (Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 р. № 879) не зобов’язують включати податківців до складу інвентаризаційної комісії, однак перевіряючі можуть бути присутніми (за їх згодою) при проведенні такої інвентаризації (п. 1 р. II Положення № 879).

Інвентаризація має розпочатись у строки та в обсязі, зазначені у належно оформленому документі, але не раніше дня отримання такого документа (п. 7 р. I Положення № 879). При цьому окремого направлення на проведення інвентаризації представникам контролюючих органів мати не потрібно. Це означає, що підставою для виконання вимог податківців щодо проведення інвентаризації слугує їхнє направлення на перевірку, а строки й обсяги інвентаризації обмежені часом перевірки та періодом, що перевіряється.

Оскільки інвентаризація проводиться на поточну дату, то її проведення податківці можуть вимагати лише в разі перевірки поточного періоду, про що має бути зазначено в їхньому направленні на перевірку.

Оскільки результати інвентаризації можуть вплинути на підсумок усієї перевірки, працівники органу ДПСУ повинні встигнути обробити їх саме під час такої перевірки, строки проведення якої обмежено ст. 82 ПКУ. Для бюджетної установи це означає, що інвентаризацію потрібно встигнути провести до закінчення перевірки контролюючими органами.

Державна аудиторська служба України має право вимагати від підконтрольних установ проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і розрахунків. А у випадку відмови – звертатися до суду за спонуканням до проведення такої інвентаризації та, до ухвалення судом відповідного рішення, може опечатувати каси, касові приміщення, склади й архіви.