Тема 9. Інформаційне забезпечення організаційного проектування

 

1. Види інформації та її джерела.

2. Сучасні автоматизовані системи управління (ERP-системи) та їх роль в процесі організаційного проектування.

 

1. Види інформації та її джерела.

Ефективність управління залежить від інформаційного забезпечення. Наявність достатньої і достовірної інформації дозволяє менеджеру приймати вірні управлінські рішення.

Виділяють наступні види інформації:

- внутрішня, зовнішня;

- інформація, яка приймається, інформація, яка передається;

- кількісна, описова;

- первинна, вторинна;

- одноразова, дубльована;

- директивна (розпорядча), звітна, довідково-нормативна;

- візуальна, аудіоінформація, аудіовізуальна;

- піддається механізованій обробці, не піддається механізованій обробці.

Управлінська інформація повинна бути:

1. Повною.

2. Своєчасною.

3. Надійною.

4. Оптимальною.

Споживачі інформації в організації:

- менеджери, які приймають рішення;

- менеджери, які інформують і інструктують підлеглих;

- працівники;

- зовнішні органи, які мають право на інформацію;

- власники акцій.

Характерні особливості інформації: корисність, вірогідність, однозначність, періодичність, несуперечливість, надмірність.

Корисність інформації визначається її впливом на результати управління. Інформація має бути вірогідною і у допустимих межах не перекручувати дійсне явище (процес). На вірогідність інформації впливають інформаційні бар'єри, які заважають збереженню кількості і якості інформації, призводять до її неповноти (технічні, психологічні, економічні). Надмірність інформації передбачає її повторюваність, дублювання, наявність зайвих даних. Інформація має надходити своєчасно. Важливо забезпечити безперервність і систематичність її надходження.

Форми подання інформації:

1. Звичайні (регулярні) звіти:

- щоденні;

- щотижневі;

- щомісячні;

- щоквартальні, піврічні, річні.

2. Спеціальні (особливі) звіти (доповнення до регулярних).

Якщо інформація важлива, то доречні значні витрати, а якщо тільки бажана, то витрати на збір інформації слід зіставлятися з прибутком, отриманим від володіння інформацією.

Подавачами інформації в організації можуть бути: бухгалтерія; відділ маркетингу; відділ управління персоналом; відділ постачання.

 

2. Сучасні автоматизовані системи управління (ERP-системи) та їх роль в процесі організаційного проектування.

Нині для управління організаціями широко використовуються сучасні автоматизовані системи підтримки управлінської діяльності (ERP-системи – Управління ресурсами підприємства).

ERP-системи - набір інтегрованих додатків, які комплексно, в одному інформаційному просторі підтримують всі аспекти управлінської діяльності організацій - планування ресурсів для товарів (послуг), оперативне управління виконанням планів, всі види обліку, аналіз результатів господарської діяльності.

Основними вимогами до ERP-систем є: централізація даних у єдиній базі, режим роботи близький до реального часу, підтримка територіально-розподілених структур тощо.

ERP-системи - це комп'ютерні системи призначені для обробки ділових операцій організації,  комплексного і оперативного планування, провадження і обслуговування клієнтів.

Характеристики ERP-систем:

- це програмне забезпечення, розроблене для середовища клієнт-сервер, як традиційної, так і тої що основується на інтернет-технологіях;

- інтегрують більшість бізнес-процесів;

- обробляють переважну частину ділових операцій організації;

- використовують базу даних всієї організації.

Переваги використання ERP-системи:

- інтегрують види діяльності організації;

- використовують «кращі практики», увібрали в себе найкращі способи організації бізнес-процесів;

- уможливлюють організаційну стандартизацію різних географічно відділених підрозділів;

- усувають інформаційну асиметрію, усувають інформаційні невідповідності;

- покращують взаємодію всередині організації;

- покращують взаємодію між організаціями. Фірми все частіше відкривають партнерам свої бази даних для спрощення постачання і інших видів діяльності. Щоб система працювала, необхідний єдиний архів, який буде використовувати партнер і ERP-системи можна використовувати для сприяння таким обмінам.

Основні можливості ERP-систем можна відобразити у чотирьох блоках: планування, облік, аналіз, управління.

Планування. Планувати діяльність організації на різних рівнях:

- Формувати програму збуту.

- Здійснювати виробниче планування.

- Формувати основний виробничий план-графік.

- Формувати плани закупівлі.

- Здійснювати фінансове планування і бюджетування.

- Проводити попередню оцінку реальності сформованих планів на різних рівнях планування, вносити необхідні корективи, приймати рішення про залучення додаткових ресурсів.

Облік. Після підтвердження плани набувають статусу актуальних і розпочинається їх реалізація. Змодельований потік замовлень перетворюється у реальний, який спричиняє потреби у матеріалах і трудових ресурсах. Задоволення цих потреб породжує облікові дії для забезпечення оперативної реєстрації прямих витрат, які стосуються готової продукції (трудових, матеріальних, експлуатаційних витрат) і непрямих витрат, розподілених по центрам фінансової відповідальності. Усі операції з реєстрації прямих витрат типово вводяться у натуральному вираженні нормативного споживання. ERP-системи дозволяють автоматично перевести спожиті ресурси у їх фінансовий еквівалент.

Аналіз. В результаті оперативного відображення результатів діяльності управлінський персонал може в реальному часі порівнювати плани і результати. Наявність модулів для розрахунку основних показників і побудови математичних моделей спрощує процес бізнес-планування.

Управління. Наявність оперативного інформаційного зворотнього зв'язку про стан об'єкта управління є основою системи управління. ERP-системи надають таку зворотну  інформацію про виробництво, запаси, наявність і рух коштів, що дозволяє приймати вірні управлінські рішення.

ERP II – ERP-системи другого покоління. З розвитком інформаційних технологій фокус ERP-систем переміщується з оптимізації управління ресурсами організації на корпоративну систему організації, відкриту всім учасникам, які знаходяться у полі спільних інтересів бізнесу.

 

Контрольні запитання:

1.Поясніть роль інформації у забезпеченні ефективного функціонування організації.

2.Перерахуйте відомі вам види інформації.

3.Перерахуйте споживачів інформації в організації.

4.Розкрийте роль ERP-систем в організаційному проектуванні.

5.В чому полягає відмінність системи ERP II.