Тема 5. Структура організації та її роль в системі управління

 

1. Сутність та типи структур організації.

2. Сутність організаційної структури управління та її роль в системі управління організацією.

3. Принципи формування організаційних структур управління.

4. Чинники формування організаційних структур управління.

 

1. Сутність та типи структур організації.

Організація як система - це сукупності взаємозв’язаних підсистем (елементів), котрі утворюють єдине ціле. Склад, характер відносин і розміщення цих елементів визначають структуру організації.

Організації створюють структури для координації і контролю діяльності своїх відділів і працівників.

Структури організацій відрізняються за наступними характеристиками: 

- складністю (рівнем розподілу діяльності на різноманітні функції);

- співвідношенням централізації і децентралізації;

- формалізацією (використання встановлених правил та процедур).

Структура організації представляє собою форму розподілу видів діяльності між її елементами та координації їх діяльності, спрямованої на досягнення мети організації. Кожна організація має власну структуру, яка найкраще підходить до досягнення мети організації.

Організаційну структуру представляє собою сукупність:

- виробничих підрозділів;

- невиробничих підрозділів;

- управлінських підрозділів.

Основні характеристики структури організації:

- поділ на відділи;

- підлеглість, котра відображається на організаційній схемі;

- підзвітність згідно норми управління.

Типи організаційних структур:

- виробнича структура - форма упорядкованості виробничих цехів, дільниць, складів і інших складових виробничо-технічної бази щодо їх взаємозв'язків і розташування  на виробничих площах;

- організаційна структура управління (структура апарату управління) - сукупність організаційно впорядкованих відносин і зв'язків між ланками та рівнями управління;

- технологічна структура залежить від внутрішньої будови виробничих процесів, складу обладнання, що використовується, спеціалізації, взаємозв'язків між складовими основного і допоміжного виробництва, завантаження виробничих потужностей;

- економічна структура представляє собою співвідношення складових основних і оборотних фондів, знаходить відображення у структурі витрат на продукцію;

- соціальна структура визначається розподілом співробітників за рівнем освіти, професійно-кваліфікованим складом, віком;

- інформаційна структура визначається розміщенням джерел і отримувачів повідомлень у організації, складом і взаємозв'язками носіїв інформації.

Структура управління і процеси управління є взаємопов’язаними сторонами організаційної системи. Структура відображає стійку упорядкованість її складових і відносин, а процеси - динаміку цих складових і відносин у часі.

 

2. Сутність організаційної структури управління та її роль в системі управління організацією.

Організаційна структура управління – це система взаємозв'язків і підпорядкованість організаційних одиниць апарату управління, котрі виконують різноманітні функції управління організацією.

Організаційна структура управління відображається в органіграмі, штатних розкладах, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях.

Організаційна схема (органіграма) зображає як влаштована організація (рис. 5). Блоки визначають види діяльності працівників, а лінії відображають зв’язки між ними. Кількість  горизонтальних блоків відображає кількість рівнів, що має організація.

Ланка в організації - це структурно відособлений елемент, наділений певними функціями управління, повноваженнями та відповідальністю. Ланкою в організації можуть бути: підрозділ, цех, дільниця, виконавець.

Рівень управління - це сукупність ланок, котрі вказують на послідовність вертикальної підпорядкованості одних ланцюгів іншим. Кількість рівнів управління в організації визначається масштабом виробництва, технологією, діапазоном контролю.

Рис. 5. Приклад органіграми

 

В організаційній структурі управління її елементи мають зв’язки і взаємодіють між собою.

Класифікація управлінських зв’язків:

1. За особливостями відносин між ланками управління:

- вертикальні;

- горизонтальні.

Горизонтальні зв’язки (зв’язки координації і кооперації рівноправних ланок управління) мають характер узгодженості, їх основне призначення забезпечити найефективнішу взаємодію підрозділів при вирішенні проблем, які виникають між ними.

Вертикальні зв’язки (ієрархічні зв’язки) – це зв’язки керівництва і підпорядкування. Потреба в них виникає при наявності кількох рівнів управління. Вертикальні зв’язки є каналами передачі інформації.

2. За характером взаємодії:

- лінійні;

- функціональні;

- міжфункціональні.

Лінійні зв’язки – це зв’язки підпорядкування за усіма функціями управління. Лінійні зв’язки передбачають безпосереднє управління підлеглими, вони виникають між підрозділами і керівниками різних рівнів управління.

Функціональні зв’язки – це зв’язки підпорядкування у межах певної функції управління. Вони носять рекомендаційний, дорадчий характер. Функціональні зв’язки передбачають взаємодію керівників, котрі виконують функції на різних рівнях управління і між якими відсутнє адміністративне підпорядкування.

Міжфункціональні зв’язки – це зв’язки між підрозділами однакового рівня управління.

3. За документальним закріпленням:

- формальні;

- неформальні.

Формальні зв’язки – це зв’язки координації, котрі регулюються встановленими в організації цілями, політикою, процедурами.

Неформальні зв’язки – це неформальні відносини, котрі виникають між індивідами, групами, командами.

4. За відношенням до об’єкту зв’язку:

- безпосередні;

- опосередковані.

Безпосередні зв’язки безпосередньо стосуються предмету обговорення. Їх учасниками є дві чи більше сторін, котрі вирішують певне питання між собою і узгоджують свої дії.

5. За напрямком руху інформації:

- прямі;

- зворотні.

Прямі зв’язки передбачають звернення однієї сторони до іншої для вирішення питань.

Зворотній зв'язок передбачає відповідь на запит, який надійшов від керівника.

 

3. Принципи формування організаційних структур управління

Основні принципи формування організаційних структур управління:

- єдності розпоряджень та персональної відповідальності. Даний принци наголошує на тому, що працівник має отримувати повноваження лише від одного керівника і відповідати лише перед ним;

- встановлення чітких меж між лінійним і функціональним керівництвом. Лінійне керівництво повинно управління основним видом діяльності (виробництвом продукції), а функціональне – допомагати лінійному керівництву, надавати йому інформацію, рекомендації;

- поширеності контролю. Необхідно вірно встановлювати чисельність підлеглих, якими може ефективно управляти один керівник (норма керування), правильно поєднувати централізацію і децентралізацію управління з нормами керування;

- чіткого функціонального розмежування. Кожна функціональна і виробнича ланка мають мати чітко визначені функції, котрі б не дублювали функції інших підрозділів;

- відповідність прав обов'язкам. Обсяг делегованих повноважень має відповідати обов'язкам;

- гнучкості і економічності. Організаційна структура управління має швидко реагувати на зміни внутрішнього і зовнішнього середовища і з мінімальними витратами.

Специфічні принципи:

- спрямованості організаційних перетворень на побудову структури управління, що максимально відповідає дереву цілей;

- досягнення тісного зв’язку між стратегічними і оперативними структурами управління;

- ранжування управлінських функцій за роллю і значенням;

- різноманіття видів структури управління реалізацією стратегії, що забезпечує різну реакцію на дію зовнішнього середовища за допомогою формування різних варіантів організаційного відокремлення;

- структурної гнучкості, який передбачає створення у структурі управління таких структур, котрі легко переналагоджуються.

 

4. Чинники формування організаційних структур управління.

Чинники формування організаційних структур управління:

1. Зовнішні.

2. Внутрішні.

До зовнішніх чинників належать:

- власники;

- розмір організації;

- ресурси;

- технологія;

- зовнішнє середовище;

- зовнішні зв’язки організації;

- територіальне розміщення організації.

До внутрішніх чинників належать: 

- організаційні чинники (вид діяльності; стратегія розвитку; система цілей; тип виробництва, виробнича структура; спеціалізація і кооперація виробництва; норми керованості; централізація функцій управління; склад управлінських робіт; трудомісткість управлінських робіт);

- технічні чинники (масштаб виробництва, складність виробництва; рівень автоматизації управління);

- економічні чинники (система планування, система оцінки діяльності; система матеріального стимулювання);

- соціально-психологічні чинники (соціальні характеристики колективу і його структури; соціальні відносини у колективі; неформальні відносини тощо).

 

Контрольні запитання:

1.Поясніть роль зворотніх зв’язків у функціонуванні організації.

2.Розкрийте сутність органіграми.

3.Поясніть вплив розміру організації на організаційну структуру.

4.Поясніть вплив технології на організаційну структуру.

5.Поясніть вплив рівня автоматизації на організаційну структуру.