Тема 3. Аналіз використання фонду робочого часу

 

3.1. Система показників, що характеризують повноту використання персоналу на підприємстві.

3.2. Порядок визначення надпланових цілоденних, внутрізмінних і непродуктивних втрат робочого часу. Об’єктивні і суб'єктивні причини утворення їх.

3.3. Визначення резервів випуску продукції за рахунок скорочення втрат робочого часу.

                                                                                                          

3.1. Система показників, що характеризують повноту використання персоналу на підприємстві

 

Основними показниками, які характеризують ефективність використання трудових ресурсів є дані про чисельність персоналу різних категорій і професій, його кваліфікацію й освітній рівень, про витрати робочого часу, кількість виробленої продукції чи виконаних робіт, а також дані про рух особового складу підприємства.

Для оцінювання трудових ресурсів використовується інформація оперативної і бухгалтерської звітностей, дані табельного обліку, первинних документів, матеріали хронометражу і фотографій робочого дня, позаоблікові матеріали (протоколи виробничих нарад, документи бюро економічного аналізу тощо).

Відповідно напрацьованих у науковій літературі методик аналізу ефективності використання трудових ресурсів аналіз здійснюється за наступними етапами:

1. Аналіз чисельності, складу та руху робочої сили.

2. Аналіз використання фонду робочого часу.

3. Аналіз продуктивності праці.

4. Визначення резервів підвищення ефективності використання трудових ресурсів.

Аналіз впливу трудових факторів на господарську діяльність будь-якого підприємства починається з вивчення забезпеченості підприємства працівниками за кількістю, структурою, кваліфікацією і культурно-освітнім рівнем та характеристики руху робочої сили. Метою такого аналізу є виявлення внутрішніх резервів економії робочої сили у зв’язку з більш раціональним розміщенням працюючих, їхнім завантаженням і використанням відповідно до отриманої професії, спеціальності і кваліфікації.

Аналіз чисельності персоналу проводиться в цілому і за кожною категорією окремо, оскільки роль і значення окремих категорій персоналу у виробничій діяльності підприємства різні.

Аналізуючи чисельність працівників визначають абсолютну і відносну забезпеченість підприємства робочими кадрами, а також вплив зміни чисельності робітників на виконання виробничої програми. Абсолютна забезпеченість підприємства робочою силою визначається при порівнянні фактичної чисельності робітників з їх чисельністю, передбаченою планом. Відносне відхилення чисельності робітників виявляється зіставленням фактичної їх чисельності з плановою, скоригованою на відсоток приросту продукції за рахунок зміни чисельності робітників. Цей відсоток вираховується відношенням вартості продукції, одержаної за рахунок зміни чисельності робітників, до запланованого обсягу виробництва.

Скорочення працівників основної діяльності (зокрема робітників) за умов досягнення запланованого обсягу виробництва продукції розглядається як позитивний чинник. Позитивним є зменшення кількості керівного персоналу, якщо це, звичайно, не призводить до погіршення стану організації виробництва та трудової дисципліни, затримки освоєння нових технологій, автоматизації цехів тощо.

Структура кадрів вивчається шляхом зіставлення фактичної і планової питомої ваги чисельності кожної категорії працівників у загальній чисельності персоналу. При цьому визначають причини зміни структури кадрів, вивчають тенденції цього процесу на передових підприємствах, а також нормативні документи, на підставі чого розробляються відповідні заходи щодо раціоналізації структури кадрів.

Необхідно пам’ятати, що для  високопродуктивної праці підприємство має бути забезпечене робітниками відповідної кваліфікації. З метою аналізу відповідності кваліфікації робітників складності робіт порівнюють середні тарифні розряди робіт і робітників, розраховані за середньою арифметичною:

 

 

де Т_р – середній тарифний розряд;

     ЧР – чисельність робітників.

 

Аналіз використання робітників за кваліфікацією базується на зіставленні складності виконуваних за нарядами робіт із розрядом робітників. При цьому визначають середній плановий і фактичний тарифний коефіцієнт та роблять висновок про те, чи відповідає кваліфікація робітника складності виконуваних робіт.

При аналізі забезпеченості підприємства робочою силою важливим є вивчення руху робочої сили. З цією метою розраховують коефіцієнти обороту по прийому, вибуттю кадрів та коефіцієнт плинності кадрів.

Коефіцієнт обороту по прийому визначається як відношення прийнятих працівників до середньооблікової чисельності працюючих.

Коефіцієнт обороту з вибуття розраховується як відношення кількості працівників, що вибули, до середньоблікової чисельності працюючих.

Коефіцієнт плинності кадрів характеризує рух кадрів під впливом негативних причин. Він розраховується як відношення кількості працівників, що вибули за власним бажанням і за порушення трудової дисципліни до середньооблікової чисельності працюючих. При визначенні плинності кадрів доцільно визначити їх причини і по можливості вжити заходів щодо зменшення цього показника у майбутньому. Як правило, основними причинами звільнень є незадоволення характером праці, житлово-побутовими умовами, заробітком, сезонністю виробництва, недоліками організації праці тощо.

Розраховані показники руху робочої сили доцільно порівнювати із середньогалузевими даними та даними інших аналогічних підприємств.

На другому етапі аналізу вивчається повнота використання трудових ресурсів, яку можна оцінити за кількістю відпрацьованих за звітний період днів і годин одним робітником, а також за інтенсивністю використання робочого часу. Під час аналізу необхідно визначити відхилення фактичних показників від планових або від аналогічних показників минулих періодів і встановити конкретні причини можливих відхилень. Такий аналіз необхідно проводити щодо кожної категорії працівників, кожного підрозділу та щодо підприємства в цілому за звітний період і в динаміці.

Величина фонду робочого часу залежить від чисельності робітників, кількості відпрацьованих одним робітником днів у середньому за звітний період і середньої тривалості робочого дня. Ця залежність виражається за формулою:

 

 

де  Ф_рч – фонд робочого часу;

      ЧР – чисельність робітників;

       t^д – кількість відпрацьованих днів одним робітником;

       t^рд– середня тривалість робочого дня.

 

Вплив названих чинників на зміну фонду робочого часу визначають одним із методів елімінування, наприклад, методом ланцюгових підстановок. Вивчення конкретних причин втрат робочого часу дають можливість вжити необхідних заходів для їх усунення.

Причинами втрат робочого часу можуть бути як явні втрати (прогули, невиходи через хворобу та з дозволу адміністрації, простої через несправності обладнання та перебої у постачанні тощо), так і приховані втрати, пов’язані з виробництвом продукції, відсутністю нормальних умов праці.

Додатково доцільно проаналізувати причини цілодобових та внутрішньозмінних втрат робочого часу. Для цього складають баланс робочого часу. Цілодобові втрати аналізують за кожним видом окремо. Особливу увагу при цьому слід приділити дослідженню причин втрат, що залежать від підприємства. Окремо аналізуються зовнішні причини. Внутрішньозмінні втрати доцільно вивчати шляхом спеціальних досліджень (вибіркових, моментних, фотографій робочого дня, хронометражу тощо). Особливу увагу слід звернути на організаційно-технічні причини (відсутність сировини, роботи, інструментів, електроенергії), час непродуктивної праці (виправлення браку, пошук майстра (налагоджувальника), запізнення робітників, сторонні розмови) тощо.

Зниження втрат робочого часу та нераціонального його витрачання приводить до зростання продуктивності праці без додаткових заходів та витрат, що зрештою приводить до збільшення обсягів виробництва, і як наслідок, – до поліпшення фінансового стану підприємства.

Центральною ланкою оцінки ефективності використання трудових ресурсів є аналіз продуктивності праці, який включає вивчення її рівня, динаміку та загальну оцінку виконання планових завдань.

Продуктивність праці є основним показником інтенсифікації й ефективності виробництва. Від її рівня і динаміки залежить тією чи іншою мірою всі основні показники роботи підприємства: обсяг виробництва продукції, чисельність працівників, фонд заробітної плати, зниження собівартості продукції, розмір прибутку, рівень рентабельності та інше.

Продуктивність праці – це показник ефективності, результативності праці, що характеризується співвідношенням обсягу продукції, робіт чи послуг, з одного боку, та кількістю праці, витраченої на виробництво цього обсягу – з іншого. Залежно від прямого чи оберненого співвідношення цих величин маємо два показники рівня продуктивності праці: виробіток (В) та трудомісткість (Т_м).

 

 

де  Q – обсяг виробленої продукції (робіт, послуг);

T – затрати праці на виробництво відповідного обсягу продукції (робіт, послуг).

 

Продуктивність праці може розраховуватися на одиницю робочого часу (середньорічний, середньоденний та середньогодинний виробіток одним працюючим), чи на одного працюючого.  

Розрізняють три методи вимірювання продуктивності праці: натуральний, трудовий та вартісний. При розрахунку продуктивності праці важливо правильно вибрати систему вимірників враховуючи можливість використання натуральних, трудових та вартісних вимірників при випуску продукції.

При використанні натурального методу у ході розрахунків застосовуються натуральні одиниці виміру (штуки, тонни, метри тощо). На практиці цей метод має обмежене застосування. Його, як правило, використовують на підприємствах, які виробляють однорідну продукцію. Якщо підприємство (цех, дільниця, бригада) випускає продукцію, котра має одне й те саме призначення, проте відрізняється за якоюсь однією ознакою, виробіток можна розрахувати за допомогою умовно-натуральних одиниць. Необхідно також враховувати, що за даного методу не можна усувати зміни обсягу незавершеного виробництва, яке в деяких галузях має велику частку у загальному обсязі продукції, наприклад, у будівництві, суднобудівництві та ін.

Трудовий метод найчастіше використовується на робочих місцях, у бригадах, на виробничих дільницях і в цехах, де обсяг виробленої продукції або виконаних робіт визначається в нормо-годинах. За науково обґрунтованих і на певний період незмінних норм цей метод достатньо точно характеризує зміни продуктивності праці. Проте він має обмежене застосування, оскільки базується на використанні незмінних норм, що суперечить необхідності перегляду норм у міру здійснення організаційно-технічних заходів, також відсутні науково обґрунтовані нормативи праці на окремі види робіт або трудові функції. 

Вартісний метод ґрунтується на використанні вартісних показників (грн., тис. грн., млн. грн.) обсягу продукції. Перевага даного методу полягає у можливості порівняння продуктивності праці при виробництві різнорідної продукції. Це зумовлює його широке застосування на підприємствах.

Відомо, що кожне підприємство характеризується певним рівнем продуктивності праці, який може зростати або знижуватися під дією різноманітних факторів, які можна згрупувати наступним чином:

1. Соціально-економічні (рівень кваліфікації, професійних знань, вмінь; професійна придатність, адаптованість, інноваційність та мобільність; соціально-психологічний клімат; система ціннісних орієнтацій; моральність, дисциплінованість; творча ініціатива тощо).

2. Матеріально-технічні (рівень механізації і автоматизації виробництва; наявність нової продуктивнішої техніки; модернізація обладнання; наявність нових прогресивних технологій, інновацій; використання нових ефективних видів сировини, матеріалів, енергії).

3. Організаційно- економічні (наявність передових методів та прийомів праці; організація та обслуговування робочих місць; суміщення професій і функцій; наявність прогресивних норм та нормативів праці; умови праці та відпочинку; структура апарату управління; рівень організації виробничих та допоміжних підрозділів; наявність автоматизованих систем управління тощо).

4. Змішані (якість державного економічного механізму; соціально-економічні умови у суспільстві та регіоні; ситуація на національному та світовому ринках; рівень кооперації з іншими підприємствами; природні умови та географічне розміщення підприємства тощо).

Завершальним етапом аналізу використання трудових ресурсів є підрахунок виявлених резервів підвищення ефективності та розробка заходів щодо їх використання. Серед резервів ефективності трудових ресурсів доцільно виділити екстенсивні (ліквідацію понадпланових втрат робочого часу, усунення браку та відхилень від нормальних умов праці) та інтенсивні (забезпечення виконання норм виробітку усіма робітниками-відрядниками та здійснення нереалізованих організаційно-технічних заходів).

Для виявлення внутрішніх резервів можна застосовувати комп’ютерні технології, які забезпечують швидке отримання відповідної інформації. При цьому результатна інформація може подаватися у вигляді даних про невикористані резерви та способи їх мобілізації або у вигляді даних про недоліки в роботі і відповідних винуватців. За допомогою обчислювальної техніки керівники різних рівнів можуть здійснювати власний оперативний аналіз, вести реєстрацію найважливіших процесів, операцій та розрахунків, планувати відповідні заходи щодо покращення трудових показників.

 Оцінка використання трудових ресурсів дозволяє виявити недоліки у роботі, їх причини та внутрішні резерви економії трудовитрат і підвищення ефективності використання кадрів завдяки їх раціонального розміщення, повнішого завантаження і використання відповідно з набутою професією, спеціальністю і кваліфікацією.

Складовими аналізу використання трудових ресурсів виступають чисельність працівників, рівень забезпеченості ними підприємства, їх склад і структура, показники руху робочої сили, продуктивності праці, використання робочого часу тощо. Система трудових показників дає можливість поєднати та пов’язати окремі показники між собою, а їх аналіз дозволяє оцінити вплив кожного окремого й усієї сукупності показників на загальну результативність праці.

Аналіз повинен ґрунтуватися на існуючих законодавчій та нормативно-правовій, обліковій інформаційних базах, бухгалтерській та статистичній звітностях, даних первинної документації та ін.

Підприємства повинні бути зацікавлені в якнайшвидшому усуненні усіх недоліків в роботі працівників та використанні виявлених резервів, оскільки це дозволить підвищити ефективність праці, а це, у свою чергу, покращить результати діяльності підприємства.

 

 

3.2. Порядок визначення надпланових цілоденних, внутрізмінних і непродуктивних втрат робочого часу. Об'єктивні і суб'єктивні причини утворення їх

 

 Ефективна робота підприємства залежить від повноти і доцільності використання робочого часу. З цією метою проводиться аналіз використання робочого часу, в процесі якого вивчаються внутрішньо змінні і цілоденні втрати робочого часу, виявляються причини втрат і непродуктивних затрат робочого часу та причини їх виникнення.

До втрат робочого часу відносяться нерегламентовані перерви протягом робочого дня, а також непродуктивні витрати часу, зв’язані наприклад, з виробничим браком, виконанням операцій, не передбачених технологією, відволіканням працівників від виконання функціональних обов’язків.

Для аналізу втрат робочого часу вивчають такі види фондів робочого часу: календарний, номінальний, реальний та ефективний. Календарний фонд робочого часу - це фонд часу, який дорівнює загальній сумі явок і неявок на роботу за звітний період, враховуючи вихідні і святкові. Номінальний фонд часу відрізняєгься від календарного фонду на загальну суму неявок у святкові та вихідні дні. Реальний (корисний) фонд, тобто максимально можливий фонд робочого часу, дорівнює номінальному фонду за винятком неявок працівників з поважних причин та втрат робочого часу. Реальний фонд часу за вирахуванням внутрішньозмінних втрат робочого часу називають ефективним.

Внутрішньозмінні втрати виявляються в результаті аналізу тривалості робочого дня, який залежить від тривалості перерв протягом робочого дня, що зумовлені законом (перерви, пов’язані зі шкідливими умовами праці, скорочення робочого дня підлітків то- що) і внутрішньо змінних втрат робочого часу.

Аналіз внутрішньо змінних втрат робочого часу здійснюється за допомогою коефіцієнта використання тривалості робочого дня:

 

 

 де Крд – коефіцієнт використання тривалості робочого дня;

Т^ф_рд ,Т^б_рд ,Т^пл_рд – тривалість робочого дня відповідно у звітному (аналізованому) періоді, базовому, плановому, год.

 

Найбільшої частки у внутрішньозмінних перервах набувають простої робітників, викликані, зокрема, такими причинами: ремонт обладнання, відсутність сировини чи матеріалів, відсутність електроенергії тощо.

Для визначення цих фондів часу можна скористатися балансом робочого часу працівників підприємства або формою № 3 - ПВ (квартальною) «Звіт про використання робочого часу». Реальний фонд робочого часу дорівнює відпрацьованим людино-годинам працівників, які фактично працювали на підприємстві. Величина номінального фонду є розрахунковою і обчислюється як сума відпрацьованих і невідпрацьованих з різних причин людино-годин.

Баланс робочого часу дає змогу проаналізувати структуру фонду робочого часу, визначити частку невиробничих витрат робочого часу та її зміну.

Цілоденні втрати робочого часу виявляються в результаті аналізу фонду робочого часу і балансу робочого часу одного середньоспискового працівника. Кількість відпрацьованих людино-днів і людино-годин в аналізованому періоді залежить від цілоденних простоїв, неявок на роботу з дозволу адміністрації, хвороб, прогулів та ін.. Аналіз цілоденних втрат робочого часу дозволяє скоротити, а іноді і попередити виникнення відповідних втрат – наприклад, знизити хворобливість, прогули.

Аналіз цілоденних втрат робочого часу здійснюється за допомогою коефіцієнта використання числа днів роботи одного працівника, відношенням фактичного числа днів роботи до базового або планового за формулою:

 

 

де К_д – коефіцієнт використання числа днів роботи;

Д_ф, Д_б, Д_пл – кількість днів роботи одного працівника відповідно у звітному (аналізованому) періоді, базовому, плановому.

 

Для виявлення причин цілоденних і внутрізмінних втрат робочого часу зіставляють дані фактичного і планового балансу робочого часу. Вони можуть бути зумовлені об’єктивними і суб’єктивними обставинами, непередбаченими планом: додатковими відпусками з дозволу адміністрації, захворюваннями робітників з тимчасовою втратою працездатності, прогулами, простоями через несправність устаткування, машин, механізмів, через те, що немає роботи, сировини, матеріалів, електроенергії, палива і т. д. Кожний вид втрат аналізують детально, особливо ті, що залежать від підприємства. Зменшення втрат робочого часу з причин, які залежать від трудового колективу, є резервом збільшення виробництва продукції, що не потребує додаткових капітальних вкладень і дає змогу швидко одержати віддачу.

Вивчивши втрати робочого часу, необхідно визначити непродуктивні витрати праці, які складаються із витрат робочого часу внаслідок виготовлення забракованої продукції й усунення браку, а також у зв'язку з відхиленнями від технологічного процесу.

Оцінка ефективності використання робочого часу одним працівником здійснюється за даними балансу робочого часу і звіту про його виконання.

При аналізі якісного використання робочого часу визначають коефіцієнти реального (ефективного) фонду робочого часу:

 

 

де К_рф – коефіцієнт реального (ефективного) використання фонду робочого часу;

В_ф, В_б, В_пл – втрати робочого часу у звітному і базовому періодах у % і в годинах;

Ф_ф, Ф_б, Ф_пл – розрахунковий фонд робочого часу у звітному і базовому періодах, год.

Значення К_рф<1 свідчить про недостатньо ефективне використання робочого часу, наявність внутрішньо змінних і цілоденних втрат робочого часу і потребує прийняття заходів щодо удосконалення структури робочого часу.

 

Аналіз узагальнюючих показників використання робочого часу. Використання робочого часу для всіх категорій робітників аналізується за допомогою таких узагальнюючих абсолютних показників:

– середня кількість днів, відпрацьованих одним робітником за звітний період (місяць, квартал, рік);

– середня тривалість робочого дня (зміни).

Середня кількість днів, відпрацьованих одним робітником за звітний період, характеризує тривалість робочого періоду в днях (дні виходів на роботу). На цей показник впливають такі фактори: втрати робочого часу, в тому числі прогули; невиходи з дозволу або з ініціативи адміністрації; масові невиходи на роботу (страйки); кількість днів чергової відпустки; кількість вихідних святкових днів, кількість днів тимчасової непрацездатності, відпустки у зв’язку з навчанням.

Тривалість робочого дня (зміни) робітника залежить від таких факторів: величини нормативно встановленого робочого тижня; часу надурочної роботи; часу простою протягом робочої зміни, що зафіксований в обліку; неповного робочого часу (скорочений робочий день, тиждень); часу інших скорочень робочого дня (зміни), передбачених законодавством (для матерів-годувальниць, підлітків).

Взаємопов’язаними відносними показниками є: коефіцієнт використання робочого часу за рік одним працівником; коефіцієнт використання робочого дня; інтегральний коефіцієнт використання робочого часу. Ці показники тісно пов’язані з використанням змінного часу роботи підприємства. Залежно від особливостей технологічного процесу виробництво може здійснюватися в одну, дві, іноді – у три чи чотири зміни. Найбільш заповненою є перша зміна, а найменше – третя і четверта. Рівномірність заповнення змін характеризує коефіцієнт змінності, який може бути розрахований за певний період. Якщо зіставити розрахований коефіцієнт змінності зі встановленим режимом роботи, то отримаємо коефіцієнт використання змінного режиму.

 

 

3.3. Визначення резервів випуску продукції за рахунок скорочення втрат робочого часу

 

Актуальність проблеми ефективного використання робочого часу на підприємствах все більше зростає. Не залежно від виду економічної діяльності, який здійснює підприємство, перед ним стоїть завдання скорочення робочого часу.

Кожне підприємство зацікавлене в раціональному розподіленні та ефективному використанні робочого часу. За допомогою цього підприємство збільшить обсяг випуску продукції, що допоможе йому максимально примножити прибуток. Для цього і проводяться постійні дослідження втрат робочого часу та на основі попередніх досліджень, проводиться аналіз помилок і висуваються нові та оптимальніші ідеї скорочення втрат робочого часу.

На підприємстві потрібно постійно проводити облік і аналіз структури фонду робочого часу і його використання з метою виявлення резервів ефективного його використання. З цією метою розраховують коефіцієнти використання календарного і максимально можливого фонду робочого часу, кількість пропусків за всіма причинами. За результатами аналізу складають фактичний баланс робочого часу в людино-годинах.

Резерви робочого часу є досить обмеженими, тому потрібно ефективно їх використовувати. З цією метою за допомогою різних методів проводять спостереження і вимірювання затрат робочого часу, на здійснення окремих операцій (хронометраж), всіх без винятку витрат протягом робочого часу (фотографія), проведення опитувань.

На основі даних фотографії у хвилинах, можна одержати декілька показників, зокрема коефіцієнт використання робочого дня, коефіцієнт втрат робочого часу з вини працівників, коефіцієнт втрати робочого часу незалежно від працівників. Ці показники можуть бути базою для визначення коефіцієнта підвищення продуктивності праці за рахунок усунення втрат часу.

Важливим інструментом раціонального використання персоналу є баланс між фактичною його потребою і фактичним забезпеченням. Але оскільки склад персоналу не є постійним в силу різних причин, то важливе місце займає впровадження гнучких режимів праці. Таким чином, вдається задовольнити потреби, які змінюються в працівниках (як в бік їх збільшення, так і – зменшення) наявною кількістю, що в умовах ринку має велике економічне і соціальне значення.

Раціональне використання робочого часу дуже важливо для роботи підприємства. При зниженні витрат робочого часу збільшується продуктивність, знижуються зайві витрати на енергію. Втрати робочого часу тягнуть за собою несприятливі наслідки.

Для підвищення ефективності роботи підприємства необхідно удосконалювати структуру використання робочого часу.

Необхідно скоротити внутрішньозмінні і цілоденні втрати робочого часу: ввести організаційні заходи; дотримуватися правил техніки безпеки; поліпшити умови праці; знизити захворюваність; ліквідувати прогули і простої обладнання.

Досягнення високої ефективності використання робочого часу неможливо без активної підтримки керівництва, грамотної системи мотивації, відповідного ставлення до техніки безпеки, охорони праці, трудової дисципліни.

 

Контрольні питання

1. Які основні показники, що характеризують ефективність використання трудових ресурсів вам відомі?

2. Що являють собою втрати робочого часу?

3. Які види фондів робочого часу вивчають для аналізу втрат робочого часу?

4. Що саме дає змогу проаналізувати баланс робочого часу ?

5. На основі яких даних здійснюється оцінка ефективності використання робочого часу одним працівником?

6. Чому кожне підприємство зацікавлене у раціональному розподіленні та ефективному використанні робочого часу?