ЛК.07 – ОЦІНКА СТАНУ І ХОДУ
ВИКОНАННЯ РОБІТ
Анотація
Контроль процесу. Етапи контролю. Моніторинг часу виконання
робіт. Графік контролю та графік Ганта. Інтегрована
система вартість/графік. Метод аналізу відхилень. Показники стану і ходу виконання
робіт. Прогнозування кінцевої вартості проекту. Резерв на випадок
непередбачених витрат
Вимір і оцінка ходу виконання проекту роблять необхідним процес
контролю, що складається з чотирьох етапів :
- Розробка основного плану;
- Вимір ходу роботи;
- Порівняння плану і фактичних результатів;
- Вжиття заходів.
7.1 Етапи контролю
Етап 1: розробка основного плану
Основний план дає нам елементи виміру ходу робіт.
Розподіл робіт по етапах проекту визначає роботу, як дискретні
пакети робіт, пов'язані з проміжними результатами і організаційними
підрозділами.
Етап 2: вимір ходу роботи
Час і кошториси є кількісними вимірниками ходу виконання роботи,
які легко інтегруються в загальну інформаційну систему.
Якісні показники, такі, як дотримання технічних вимог замовника
або функціонування продукту, найчастіше контролюються в процесі спеціальних
інспекцій або вже в процесі фактичного використання.
Етап 3: порівняння плану з фактом
Періодичний моніторинг і вимір статусу проекту дозволяють
порівняти очікування з фактом.
Зазвичай звіти про статус заслуховують кожні 1-4 тижні, в цьому
випадку вони ефективні і дозволяють виправляти відхилення.
Етап 4: вжиття заходів
Якщо розбіжності з планом значні, знадобиться коригування, яке
поверне проект у відповідність з оригінальним або переглянутим планом
7.2 Моніторинг часу виконання робіт
Основна мета відстежування ходу робіт полягає в тому, щоб
якомога раніше помітити негативне відхилення від плану і визначити, чи потрібні
дії, що коригують.
Основою для порівняння плану з фактичним ходом робіт служить
мережевий графік. Типовими інструментами контролю є графіки Ганта.
Рис.7.1 – Графік Ганта
Прямокутна таблиця під схемою виконання плану означає фактичний
час початку і закінчення для виконаних операцій або будь-яку частину виконаної
операції (див. операції A, B, C, D і E ).
Наприклад, фактичний час початку для операції З - період 2,
фактичний час закінчення - період 6, фактична тривалість - 4 одиниці часу, а не
5 періодів, як по первинному графіку.
Незавершені ще операції показують фактичний час початку до
справжнього моменту, продовжуюча лінія показує час
(див. операції D і Е ), що залишився по графіку.
Прогнозований час, що залишився, для операцій D і Е позначений
заштрихованою лінією.
Операція F, яка ще не виконувалася, означає паралельними лініями
переглянутий час фактичного початку (10) і закінчення (14).
Зверніть увагу, як позначається тривалість, відмінна від
первинного графіку, як у разі операцій D і Е.
Або операція завершена, і цей факт відомий, або нова інформація
говорить про необхідність перегляду оцінки витрат часу і віддзеркалення їх в
звіті про статус.
Для операції D переглянута тривалість за прогнозами складе 4
одиниці часу, що на один період часу довше за первинний графік.
Графік контролю розкладу - ще один інструмент моніторингу ходу
виконаних робіт і оцінки тенденцій.
Графік використовується для того, щоб представити розбіжності
між запланованим по графіку часом на критичному шляху в кожен конкретний день з
фактичною точкою на критичному шляху.
Рис. 7.2 –
Графік контролю розкладу
Хоча з рис. видно, що проект почав відставати від графіку практично
відразу, викреслена схема показує, що завдяки коригуванню проект вдалося
повернути до наміченого графіку. Якщо тенденція збережеться, то проект почне
випереджати графік.
Оскільки намічений графіком час операцій є середніми показниками
тривалості операцій, чотирма результатом спостережень, що відхиляється в одному
напрямі, показують, що існує велика вірогідність того, що це є явна тенденція.
7.3 Метод аналізу відхилень
Метод виміру міри завершеності завдань проекту зосереджений на
двох ключових оцінках:
-
Порівнянні приведеної вартості з очікуваною по графіку вартістю.
-
Порівнянні приведеної вартості з фактичними витратами.
Ці порівняння можна провести на рівні проекту або на будь-якому
іншому рівні аж до рахунку витрат.
Основні поняття методу.
|
BCWS |
Budgeted Cost of Work Sheduled. Кошторисна
вартість робіт. Оцінка вартості запланованих ресурсів в кумулятивній основі,
розбитою за часом. |
|
BCWP |
Budgeted Cost of Work Performed. Кошторисна вартість виконаної роботи. Приведена вартість або
первісна кошторисна вартість фактично виконаної роботи. |
|
ACWP |
Actual Cost of Work Performed. Фактична вартість виконаної роботи. Сума витрат, пов'язаних з
виконанням роботи. |
|
SV |
Відхилення в
термінах ( BCWP -
BCWS ) |
|
CV |
Відхилення у
вартості ( BCWP -
ACWP ) |
|
ВАС |
Кошторисна
вартість по завершенні. Загальна кошторисна вартість опорного плану або
рахунки витрат проекту. |
|
ЕАС |
Розрахункова
вартість по завершенні. Включає витрати на даний момент плюс переглянуті
розрахункові витрати частини робіт щ залишились |
|
FАС |
Прогнозовані
розрахункові витрати по завершенні |
|
VAC |
Відхилення при
завершенні ( ВАС -
ЕАС или ВАС - FАС ). Показує очікуване фактичне
перевищення витрат або недовикористання коштів по
завершенні |
Опис параметрів.
Оцінка поточного статусу
проекту з використанням приведеної вартості системи вартість/графік вимагає три
елементи даних - BCWS, BCWP і ACWP.
На основі цих даних розраховують SV і CV. Позитивне
відхилення вказує на бажаний стан, негативне - говорить про проблеми.
Відхилення вартості говорить
нам про те, чи відповідають витрати виконаної роботи більш-менш плановим
показникам в будь-якій точці життєвого циклу проекту.
Якщо показники витрат праці
та матеріалів не були розділені, відхилення вартості потрібно ретельно
проаналізувати і виявити, в чому причина - у праці або матеріалах або і в тому,
і іншому.
Відхилення графіка дає
загальну оцінку всіх наборів робіт проекту на певну дату.
В SV немає інформації
про критичний шлях. Графік відхилення від запланованих термінів робіт показує
зміни в русі фінансових потоків, а не в часі.
Рис. 7.3 – Графік
кошторисної вартості робіт
Графік фокусується на тому,
чого потрібно досягти, і на будь-яких сприятливих і несприятливих тенденціях.
Відмітка
"сьогодні" позначає дату звіту (відмітка 25) про те, на якій стадії
знаходиться проект.
Верхня лінія позначає
фактичні витрати (ACWP) на роботу над проектом на даний момент.
Середня лінія позначає
опорний план (BCWS) і закінчується
на запланованій за графіком тривалості проекту (45).
Нижня лінія позначає
кошторисну вартість фактично виконаної роботи на конкретну дату,
на сьогодні (BCWP) або теперішню
вартість.
Пунктирна лінія, що
продовжує лінію фактичних витрат від звітної дати до нової прогнозованої дати
завершення, являє собою переглянуті цифри очікуваних фактичних витрат; тобто
додаткова інформація припускає, що витрати при завершенні проекту будуть
відрізнятися від запланованих.
Тривалість проекту була
збільшена і відхилення при завершенні (VAC) негативні (ВАС - ЕАС).
В іншій інтерпретації даного
графіка використовуються відсотки. В кінці періоду 25 за планом мало бути
виконано 75% роботи.
В кінці періоду 25 виконано
50%.
Фактична вартість виконаної
роботи на даний момент складає $ 340, або 85% від загального кошторису проекту.
З графіка видно, що можна
очікувати, що проект перевищить вартість на 12% і на 5 одиниць відстане від
намічених термінів.
Поточний статус проекту
показує, що відхилення вартості (CV) перевищить кошторис на $ 140 (BCWP - ACWP = 200 - 340 = -140).
Відхилення графіка /
термінів (SV) є негативною $ 100 (BCWP - BCWS = 200 - 300 = -100), що говорить про відставання проекту від термінів.
7.4 Показники стану і ходу виконання робіт
Показники виконання робіт.
Існує
два показника ефективності виконання робіт:
1) Перший показник вимірює ефективність вартості роботи,
виконаної на певний момент:
CPI рівний $ 1,47 показує, що на звітну дату було виконано
запланованої роботи $ 1,47 на кожен $ 1, витрачений фактично.
Примітка. CPI - найбільш часто
вживаний показник. Його точність, надійність і стабільність перевірені часом.
2) Другий показник - оцінка виконання плану на
конкретну дату:
Показник графіка/термінів
показує, що на звітну дату було виконано запланованої роботи 1,27$ на кожен 1$
по графіку/термінам.
Розшифровка показників
|
Показник |
Вартість ( CPI ) |
Графік/терміни ( SPI ) |
|
>1.00 |
Нижче вартості |
Випереджує графік/терміни |
|
= 1.00 |
Відповідає вартості |
Співпадає з графіком/термінами |
|
< 1.00 |
Вище вартості |
Відстає від графіка/термінів |
Показник відсотка завершеності проекту
Наступні показники
порівнюють результати ходу робіт на даний момент із загальним обсягом робіт.
(При цьому мається на увазі, що умови не зазнають змін, ніякі заходи по
поліпшенню не будуть зроблені, інформація в базі даних вірна.)
Перший показник схожий на
відсоток виконання щодо кошторисної вартості:
Це говорить про те, що
виконана робота являє собою 34% від усієї кошторисної суми (ВАС) в доларах на
звітну дату.
В цей розрахунок не включені
фактичні витрати. Так як кількість фактично витрачених доларів не гарантує
успішного ходу робіт, цей показник використовується керуючими проектами тільки
тоді, коли є високий рівень довіри до первинних цифр кошторису.
Другий показник розглядає
виконаний відсоток щодо фактично витрачених на виконання роботи до певної суми
в доларах і фактично очікуваної суми для завершення всього обсягу роботи (ЕАС).
Це говорить про виконання на
21%, якщо враховувати фактично витрачені долари на виконання роботи до певного
числа і переглянуті фактично очікувані витрати на завершення проекту.
7.5 Прогнозування остаточної вартості проекту
Питання, які починає ставити
керівник після початку виконання проекту: "Чи вкладаємося ми в
кошторис?", "Яка буде остаточна вартість проекту?"
Метод, який заслужив довіри
і який довів свою точність і надійність при прогнозі остаточних проектних
витрат заснований на використанні показника CPI (CPI = BCWP/ACWP).
Модель прогнозу (FАС) може бути
описана наступним рівнянням:
де ETC - орієнтовна
вартість по завершенні (робіт);
CPI - кумулятивний
індекс вартості виконання роботи на визначену дату;
BCWP - кумулятивна
кошторисна вартість робіт, завершених до конкретного моменту;
ACWP - кумулятивна
фактична вартість робіт, завершених до конкретного моменту;
ВАС - загальна
кошторисна вартість опорного плану;
FАС- прогнозована загальна
вартість робіт по завершенні.
Наприклад, якщо ми допустимо
наявність такої інформації, то прогнозована вартість при завершенні (FАС)
розраховується наступним чином:
|
Загальний
основний кошторис (ВАС)
проекту |
5000 |
|
Кумулятивна приведена
вартість (BCWP) на даний момент |
1600 |
|
Кумулятивна
фактична вартість (ACWP) на даний момент |
2000 |
Прогноз остаточної вартості
проекту дорівнює $ 6250.
Дані досліджень показують, що
стосовно великих проектів, виконаним більш ніж на 20%, ця модель працює добре,
даючи похибки менше 10%.
СP.07 – Оцінка стану і ходу виконання робіт
Вимірювання рівня технічного
виконання [1, C. 427-428]
Деформація масштабу [1, C. 432-433].
