Тема 3. Управлінські рішення

Рішення прийняти рішення –

це вже рішення

І.В. Гете

1. Сутність та зміст управлінського рішення

2. Класифікація управлінських рішень

3. Основні вимоги до управлінських рішень

1. Діяльність будь-якого керівника пов'язана з виконанням управлінських функцій, у тому числі по плануванню, організації, координації й контролю процесів. Ця діяльність реалізується у формі розпорядження, ділової бесіди, інструкції й ін. Особи, наділені правом приймати та реалізовувати рішення, називаються суб'єктами рішення. Це можуть бути фізичні особи (окремі громадяни) або представники юридичних осіб (посадові особи: директор, головний економіст і ін.).

Рішення - це результат розумової діяльності людини, що приводить до певного висновку або до необхідних дій, наприклад, відсутності будь-якої дії, розробки певної дії або вибору дії з набору альтернатив і її реалізація.

Рішення може бути спрямоване на досягнення разових результатів, на створення нових процесів, підтримку процесів, що відбуваються, на припинення діяльності. Керування досягається через розробку й реалізацією різноманітних рішень, від якості й оперативності яких залежить ефективність діяльності організації. Основний вид рішення – управлінське рішення, яке приймається лінійними й функціональними керівниками.

Управлінське рішення — це результат колективної творчої праці, воно завжди носить соціальний, суспільний характер; навіть коли керівник один розробляє рішення, колективний інтелект неявно впливає на цей процес. Праця по розробці управлінських рішень повинна бути високо професійною, такою, що використовує теоретичні й методичні наробітки вітчизняних і закордонних учених, а також накопичений і систематизований практичний досвід.

Не всяке рішення, розроблене й реалізоване керівником, управлінське. Так, рішення пов'язані з технічною стороною діяльності компанії, наприклад, рішення, спрямовані на підведення підсумків її діяльності або оформлення документації, не є управлінськими. Приведемо більше точне визначення терміна «управлінське рішення».

Управлінським (УР) називається рішення, прийняте в соціальній системі й спрямоване на:

· стратегічне планування;

· керування управлінською діяльністю;

· керування людськими ресурсами;

· керування виробничою й обслуговуючою діяльністю;

· формування системи керування компанії (методологія, структура, процес, механізм);

· управлінське консультування;

· комунікації із зовнішнім середовищем.

Кожне УР стосується економічних, організаційних, соціальних, правових і технологічних інтересів компанії. Тому до складу критеріїв для вибору найкращого УР варто включати й ті, які відбивають цей набір інтересів компанії.

Економічна сутність УР проявляється в тім, що на розробку й реалізацію будь-якого УР потрібні фінансові, матеріальні й інші витрати. Тому кожне УР має реальну вартість.

Організаційна сутність УР полягає в тому, що до цієї роботи залучається персонал компанії. Для ефективної роботи необхідно сформувати працездатний колектив, розробити інструкції й положення, наділити працівників повноваженнями, правами, обов'язками й відповідальністю, налагодити систему контролю, виділити необхідні ресурси, у тому числі інформаційні, забезпечити працівників необхідними технікою й технологією, постійно координувати їхню роботу.

Соціальна сутність УР закладена в механізмі керування персоналом, що включає важелі впливу на людину для узгодження їхньої діяльності в колективі. До цих важелів відносяться потреби й інтереси людини, мотиви й стимули, установки й цінності, побоювання й тривоги.

Правова сутність УР складається в точному дотриманні законодавчих актів України і її міжнародних зобов'язань, статутних і інших документів самої компанії.

Технологічна сутність УР проявляється в можливості забезпечення персоналу необхідними технічними, інформаційними засобами й ресурсами для розробки й реалізації УР.

Основними вимогами до УР є: своєчасність розробки, прийняття та реалізації УР, наявність механізму виконання, оптимальність – тобто відповідність декільком критеріям ефективності, забезпеченість ресурсами для виконання, гнучкість або варіативність, можливість контролю виконання та досягнення результату, інформаційне обґрунтування, обґрунтованість та зрозумілість для виконавців

3. Види управлінських рішень

Будь-яка теорія починається із класифікації об'єкта дослідження, тобто виділення однотипних груп. У результаті була складена наступна класифікація УР:

Класифікація управлінських рішень

Управлінські рішення здебільшого класифікують за кількома ознаками.

1. За сферою охоплення:

· загальні рішення — стосуються всієї організації;

· часткові рішення — стосуються конкретних підрозділів, служб, проблем тощо.

2. За тривалістю дії:

· перспективні рішення — реалізуються протягом тривалого терміну (понад 1 рік);

· поточні рішення — реалізуються у короткотерміновому періоді для

забезпечення поточної роботи організації.

3. За рівнем прийняття:

· рішення на вищому (інституційному) рівні управління;

· рішення на середньому (управлінському) рівні управління;

· рішення на нижчому (технічному) рівні управління.

4. За особливостями вирішуваних організацією завдань:

· організаційні запрограмовані рішення — характеризуються незначною кількістю альтернатив або одноваріантністю; приймаються періодично у стандартних ситуаціях;

· організаційні незапрограмовані рішення — спричинені новими факторами та ситуаціями; такими можуть бути рішення щодо реалізації цілей організації, поліпшення якості продукції, вдосконалення структури управління, методів мотивації тощо;

· компромісні рішення — покликані врівноважувати протиріччя, що виникають.

5. За способом обґрунтування:

· інтуїтивні рішення — ґрунтуються на відчуттях менеджера у правильності вибору; їх обґрунтованість, оптимальність залежить від особистих якостей менеджера;

· рішення, які ґрунтуються на судженнях (думках, міркуваннях, висновках); їх передумовою є знання, досвід, стаж, кваліфікація; формуються швидко, але часто не беруть до уваги нових альтернатив;

· раціональні рішення — мають у своїй основі науково обґрунтовані аналітичні процеси.

6. За способом прийняття:

· одноособові рішення;

· колегіальні рішення — готуються групою фахівців, а приймає їх відповідна група менеджерів;

· колективні рішення — приймаються загальними зборами, відповідним колективом.

7. За характером:

· економічні рішення;

· технологічні рішення;

· соціально-психологічні рішення;

· адміністративні рішення.

Процес прийняття управлінських рішень

Раціональність управлінських рішень значною мірою залежить від технологічного процесу їх підготовки і прийняття. Щодо його особливостей і структури існують різні погляди. Так, американський вчений С. Янг стверджує, що процес вироблення раціональних рішень охоплює десять етапів:

1. Визначення цілей організації.

2. Виявлення проблем у процесі досягнення визначених цілей.

3. Дослідження проблем і з'ясування їх особливостей.

4. Пошук варіантів вирішення проблеми.

5. Оцінювання всіх альтернатив і вибір найоптимальнішої з них.

6. Узгодження рішень в організації.

7. Затвердження рішення.

8. Підготовка рішення до реалізації.

9. Управління реалізацією рішення.

10. Перевірка ефективності рішення.

Спосіб фіксації УР може бути письмовий і усний. За регламентом багатьох фірм керівники повинні в письмовій формі надавати найбільш відповідальні УР для економічної й правової експертизи й надалі для виконання. Усні УР теж мають правову силу, їх можна оскаржити в суді, якщо є принаймні два чоловіки, що чули це рішення, озвучене керівником.

При прийнятті УР можуть використатися різні форми розробки: указ, закон, наказ, розпорядження, вказівка, акт, протокол, інструкція, договір, угода, план, контракт, оферта, акцепт, положення, правила, модель.

Указ – рішення глави організації.

Вказівка – рішення, що носить методичний, технологічний характер. Вказівка реалізується у формі наставляння або роз'яснення.

Закон – рішення вищої державної влади, що носить загальнообов'язковий і непорушний характер. Наприклад, Конституція країни, Закон про банкрутство, Закон про акціонерні товариства.

Акт – рішення широкого кола державних і громадських організацій. Наприклад, акт про передачу чого-небудь у власність. Акт може бути міжнародним.

Наказ (письмове або усний) – це рішення керівника організації або великого її підрозділу. Наказ обов'язковий для виконання підлеглими й може готуватися з питань, що входять у компетенцію керівника. Це нормативний документ, що повинен зберігатися в архіві; він може бути оскаржений у більше високих управлінських інстанціях або в суді.

Розпорядження – це рішення керівника, не наділеного адміністративними функціями. Розпорядження звичайно стосується питань технології, організації праці й техніки безпеки. Воно обов'язково для виконання безпосередніми підлеглими керівника. Оскаржити рішення можна в лінійного керівника даного підрозділу або організації.

Протокол – рішення про відбиття певних подій, обставин, правил. Наприклад, протокол минулих зборів, дипломатичний протокол.

Інструкція – рішення, що встановлює порядок і спосіб виконання певних дій. Наприклад, інструкція для складання бізнес-плану, інструкція з роботи з персоналом, посадова інструкція начальника бюро технічного контролю цеху.

Договір – рішення про проведення спільних робіт із вказівкою взаємних прав і зобов'язань у комерційних і некомерційних сферах діяльності. Наприклад, договір про портфельні інвестиції, договір кооперації із закордонним виробником, установчий договір про створення компанії.

Угода – рішення, що формує загальну позитивну інфраструктуру для певної діяльності. Наприклад, угода про наміри, угода про запобігання подвійного оподатковування, угода про розділ ринків збуту тощо.

План – рішення, що відбиває мету й конкретні завдання діяльності, засобу, методи й час їхньої реалізації. Наприклад, бізнес-план, план заходів щодо реформування й реструктуризації компанії.

Контракт – рішення, звичайно комерційного характеру, про проведення спільних робіт із вказівкою взаємних прав і зобов'язань. Контракт є підвидом угоди. Наприклад, контракт на поставку комп'ютерів, контракт на виконання робіт, контракт купівлі-продажу.

Оферта – рішення, звичайно комерційного характеру, про пропозицію конкретному (кожному) особі укласти угоду на зазначених умовах. Оферта є однією стороною контракту. Наприклад, оферта на оптові закупівлі побутової техніки, оферта на оптовий продаж деревини.

Акцепт – рішення про прийом пропозиції про висновок угоди на запропоновані в оферті умовах. Акцепт – це друга сторона контракту, оферта й акцепт становлять контракт.

Положення – рішення, що представляє собою набір законів, правил і інструкцій, що регламентують певну діяльність. Наприклад, положення про головного інженера, положення про відділ стандартизації й нормалізації, положення про відділ зовнішніх зносин.

Правила – рішення, що враховує традиції організації й представляє набір пропонованих для виконання сталих норм поводження й діяльності певних груп працівників. Наприклад, правила внутрішнього розпорядку, правила міжнародних перевезень.

Модель якого-небудь процесу або явища – рішення, що включає набір певних елементів і зв'язків, що із заданою точністю відтворює реакції реального процесу або явища на вхідні впливи. Наприклад, модель заводу включає: довідкові дані (наприклад, повні дані про потенційних постачальників і їхню продукцію); імітаційну модель організації; методики економічного розрахунку й прогнозування; інформацію про рішення в аналогічних ситуаціях інших організацій і реальних отриманих при цьому результатах; набір законодавчих актів і ін.

Форми реалізації УР — це ділова бесіда, приписання, переконання, роз'яснення, примус, наставляння, повідомлення, особистий приклад, навчання, порада, ділові ігри (тренінги), наради, засідання, звіт, ділове слово.

Приписання – офіційне повідомлення якій-небудь посадовій особі про обов'язкове виконання наведеного рішення у встановлений строк.

Ділова бесіда – спеціально організована керівником зустріч із підлеглим, групою підлеглих або запрошених фахівців для обміну думками по заздалегідь обговореній темі, актуальної для компанії.

Переконання – ділова бесіда, проведена керівником з метою домогтися в підлеглого необхідних міцних поглядів або понять по змісту УР для його виконання.

Роз'яснення – ділова бесіда, проведена керівником з метою пояснити, зробити більше зрозумілим суть і зміст УР.

Примус – ділова бесіда, проведена керівником з метою усвідомлено змусити працівника виконати УР шляхом погроз або підвищеної винагороди.

Наставляння – ділова бесіда, проведена керівником з метою навчити, передати досвід для успішного виконання УР.

Повідомлення – ділова бесіда, проведена керівником з метою передачі додаткової інформації, необхідної для виконання УР.

Особистий приклад – дії керівника в середовищі підлеглих по заздалегідь підготовленому сценарії для розвитку в них ефекту наслідування у техніці виконання УР.

Навчання – ділова бесіда, проведена керівником з метою дати нові знання або інформацію для виконання УР.

Порада – ділова бесіда, проведена керівником з метою поділитися власними поглядами на шляху виконання УР. Порада не є обов'язковим для виконання підлеглим.

Ділова гра (тренінг) – спеціально організована інтенсивна діяльність працівників по розробці й реалізації УР на основі імітаційних моделей реальних процесів. У процесі ділової гри закріплюються навички РУР багаторазовим повторенням однотипних ситуацій, методів і технологій РУР.

Наради – колективні ділові бесіди, проведені керівником з метою оперативного доведення до підлеглих конкретних завдань, використання колективного розуму, обміну інформацією й накопиченим досвідом для виконання важливих УР.

Засідання – вузько професійні наради для рішення в основному організаційних питань (наприклад, засідання профкому, засідання президії й т.д.).

Звіт – рішення фахівця про результати індивідуальної або колективної роботи з виконання УР. Звіт може бути письмовим і усним.

Ділове слово – тверде рішення керівника, дане підлеглому в усній формі, підкріплене авторитетом керівника як серед підлеглих, так і серед вищестоящого керівництва.