Лекція 1. Поняття бізнес процесу. Способи опису

1. Основні поняття

2. Способи опису бізнес-процесів

1.                 Основні поняття

Бізнес-процес – послідовність дій (підпроцесів), спрямована на отримання заданого результату.

Бізнес-процес являє собою систему послідовних, цілеспрямованих і регламентованих видів діяльності, в якій за допомогою керуючого впливу і за допомогою ресурсів входи процесу перетворюються в виходи, результати процесу, що представляють цінність для споживачів.

Ключовими властивостями бізнес-процесу є те, що це кінцева і взаємопов'язана сукупність дій, що визначається відносинами, мотивами, обмеженнями і ресурсами всередині кінцевої множини суб'єктів і об'єктів, які об'єднуються в систему заради спільних інтересів з метою отримання конкретного результату, відчужуваного або споживаного самою системою.

Бізнес-процеси поділяють на:

– основні,

– супутні,

– допоміжні,

– які забезпечують,

– процеси управління,

– процеси розвитку.

Основними бізнес-процесами є процеси, орієнтовані на виробництво товарів або надання послуги, є цільовими об'єктами створення підприємства і забезпечують отримання заданого результату господарської діяльності.

Супутні бізнес-процеси – це процеси, в результаті яких формуються супутні результати господарської діяльності підприємства.

Допоміжні та які забезпечують бізнес-процеси – це процеси, призначені для життєзабезпечення основних і супутніх процесів і орієнтовані на підтримку їх специфічних рис.

Бізнес-процеси управління – це процеси, що охоплюють увесь комплекс функцій управління на рівні кожного бізнес-процесу і підприємства в цілому. Бізнес-процесами розвитку є процеси вдосконалення виробленого товару або послуги, процеси розвитку технологій, процеси модифікації устаткування, а також інноваційні процеси.

Опис бізнес-процесів проводиться з метою їх подальшого аналізу і поліпшення.

Моделювання бізнес-процесів дозволяє проаналізувати не тільки як працює підприємство в цілому, як воно взаємодіє зі зовнішніми організаціями, замовниками та постачальниками, а й як організована діяльність на кожному окремо взятому підрозділі, ділянці, робочому місці.

Поняття бізнес-процес лежить в основі процесного підходу до аналізу і синтезу діяльності організації. Процесний підхід дозволяє розглядати діяльність організації як пов'язану систему бізнес-процесів, кожен з яких протікає у взаємозв'язку з іншими бізнеспроцесами або зовнішнім середовищем.

2.                 Способи опису бізнес-процесів

Опис бізнес-процесів організації можуть вимагати різні стандарти, опис процесів має наступні переваги:

– У процесі опису з'ясовується справжня процедура протікання процесу, і з'ясовуються проблемні місця.

– Опис процесів має на увазі, що інформація про процес буде зафіксована і однаково зрозуміла для всіх учасників процесу.

– Опис процесу дозволяє чітко розмежувати сфери відповідальності між співробітниками.

– Описаний процес дозволяє побачити рух документів, товарних цінностей в організації.

– Описаний процес дозволяє визначити найбільш значущі ресурси для організації і ступінь їх використання.

Бізнес-моделювання – діяльність з виявлення, опису, аналізу існуючих бізнес процесів, а також проектування нових бізнес-процесів.

Під бізнес-моделлю будемо розуміти структурований графічний опис мережі процесів і / або функцій / операцій, пов'язаних з даними, документами, організаційними одиницями та іншими об'єктами, що відображають існуючу або передбачувану діяльність організації.

Текстовий спосіб – такий спосіб, що являє собою простий текстовий послідовний опис бізнес-процесу. Наприклад: «Відділ продажів складає договір і погоджує його з юридичним відділом».

Багато підприємств розробили і використовують у своїй діяльності регламентуючі документи, частина яких є процесними регламентами і представляє не що інше, як текстовий опис бізнес-процесів.

Для цілей аналізу і оптимізації діяльності компанії даний варіант має суттєвий недолік. Опис бізнес-процесу в текстовому вигляді системно розглянути і проаналізувати фактично неможливо.

Табличний спосіб опису бізнес-процесу є більш формалізованим і передбачає розбиття бізнес-процесу по осередках структурованої таблиці, в якій кожен стовпець і рядок мають деякий певне значення.

Розглянемо приклад табличного опису бізнес-процесу. Нехай:

– Процес – закупка,

– Власник – заступник комерційного директора,

– Мета процесу – забезпечення потреби виробництва матеріалами та комплектуючими,

– Короткий опис процесу – організація забезпечення ТМЦ, зберігання і передача їх у виробництво, вибір та оцінки постачальників.

Тоді опис такого процесу табличним способом продемонстровано на рисунку 1.4.

№	Субпроцес	Зміст	Власник	Учасники
1.	Узагальнення та уточнення переліку ТМЦ, що закуповуються	Уточнення переліку ТМЦ, що закуповуються. Оформлення карток дозволу щодо заміни	Начальник відділу зовнішньої комплектації, відділ матеріальнотехнічного постачання	Відділ автоматизованого управління виробництвом
	Оцінка та вибір постачальників	Вибір альтернативних постачальників. Збір даних про постачальника. Оцінка постачальників. Порівняльний аналіз постачальників. Вибір постачальника	Заступник комерційного директора	Провідні інженери відділу зовнішньої комплектації, відділ матеріальнотехнічного постачання
	…

Рисунок 1.4 – Опис процесу табличним способом

Дану таблицю читати простіше, з неї легше зрозуміти, хто за що відповідає, в якій послідовності в бізнес-процесі виконуються роботи, і, відповідно, бізнес-процес простіше проаналізувати.

Таблична форма опису бізнес-процесів більш ефективна в порівнянні з текстовою, тому поширена і застосовується для опису бізнес-процесів в додатку до завдань їх автоматизації.

При використанні табличного способу на початковому етапі необхідно описати входи і виходи процесу (постачальників і споживачів), що управляють (внутрішні та зовнішні) і види ресурсів (людські і матеріальні). Для цього складається «Відомість визначення процесу».

Необхідно описати субпроцеси, а також види супровідної документації та ризики зриву процесу. Опис бізнес-процесу повинно містити блок-схему і логіку процесу.

В даний час найбільший розвиток і застосування при описі бізнес-процесів отримують графічні підходи і методи. Визнано, що вони мають найбільшу результативністю при вирішенні задач по опису, аналізу та раціоналізації діяльності підприємства.

Блок-схема включає процес, представлений у вигляді сутностей (прямокутників довільної форми), пов'язаних відносинами (стрілками), які задають послідовність виконання функцій процесу.

Блок-схема містить опис наступних атрибутів процесу:

– власник процесу,

– умови початку процесу,

– замовник процесу – очікувані вихідні результати.

При отриманні вихідних даних відбуваються оцінка процесу і аналіз фактичних показників. Потім формуються вимоги до додаткових ресурсів для поліпшення діяльності процесу і визначаються види ресурсів.

Логіка процесу може бути представлена у вигляді таблиці, яка містить стовпці:

– дія

– зміст

– відповідальний виконавець

– учасники.

Дії – це етапи процесу, причому кожному рядку таблиці відповідає свій етап.

Сукупність даних етапів визначає алгоритм виконання процесу, що описується у вигляді блок-схеми, де дії представлені у вигляді прямокутників, а умовні переходи – у вигляді ромбів.

Зміст дає уявлення про дії на кожному етапі процесу. Це можуть бути різні види документів для даного етапу, а також аналіз пройдених етапів (умова переходу), оцінки, запити та пояснення. Кожен етап (дію) має свого відповідального виконавця та учасників.

Запитання для самоперевірки

1. Що таке бізнес-процес?

2. Що таке моделювання бізнес-процесу?

3. Які види бізнес-процесів ви знаєте?

4. Що таке процесний підхід?

5. Які способи опису бізнес-процесів ви знаєте?

6. Коли який способи опису бізнес-процесів бажано використовувати?