12.2.   Документальне оформлення надходження виробничих запасів

 

 При надходженні виробничих запасів на підприємство оформляються документи, форми яких затверджені Наказом Міністерства статистики України №193 від 21.06.1996р. «Про затвердження типових форм первинних документів з обліку сировини і матеріалів».

При отриманні виробничих запасів у постачальника використовується довіреність (форма № М-2), якою засвідчує право працівника виступати довіреною особою підприємства. Даний документ видається тільки особам, що працюють на підприємстві.

В дорученні зазначають:

1) на титульній стороні:

·    дату оформлення документа;

·          найменування підприємства покупця;

·          прізвище, ім’я, по-батькові та паспортні дані особи, яка одержала доручення;

·          найменування підприємства постачальника;

·          номер документу (товарно-транспортної накладної, рахунку тощо), за яким будуть одержані товарно-матеріальні цінності.

2) на зворотній стороні:

·          перелік та кількість товарно-матеріальних цінностей, що підлягають одержанню;

·          підписи керівника, головного бухгалтера та особи, що одержала доручення;

·            відтиск печатки підприємства.

Забороняється видавати довіреності, які повністю або частково не заповнені, не мають зразків необхідних підписів тощо.

Термін дії довіреності встановлюється з врахуванням строків можливого одержання та вивозу відповідних цінностей, але не більше 10 днів.

Виписані довіреності реєструються у Журналі реєстрації довіреностей, основною функцією якого є контроль за цільовим використанням даних документів та вчасним поверненням до бухгалтерії після закінчення терміну їх дії.

При одержанні товарно-матеріальних цінностей доручення залишається у постачальника, а на бланку супровідних документів (товарно-транспортній накладній, накладній) робиться запис про його номер, дату виписки та прізвище особи, на чиє ім’я воно виписане.

Особа, що одержала доручення, зобов’язана не пізніше наступного дня після кожного випадку доставки на підприємство цінностей (незалежно від того, одержані вони в повній кількості чи частково), подати працівнику підприємства, який здійснює виписування та реєстрацію довіреностей (як правило бухгалтеру), документ про їх здачу на склад (комору).

Невикористані довіреності, строк дії яких закінчився, повертаються до бухгалтерії де вони гасяться надписом «невикористана» і зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первинних документів.

Одержані запаси перевіряться завідуючим складом (комірником) шляхом їх переважування, перемірювання, перерахування тощо. Якщо не виявлено розбіжностей матеріали оприбутковують на склад.

При цьому можливі два варіанти оформлення приходу. За першим варіантом на супровідному документі постачальника проставляється штамп складу, що одержує запаси за підписом матеріально-відповідальної особи.

При другому варіанті оформляється прибутковий ордер, який прикріплюється до супровідного документа постачальника і без якого юридичної (доказової) сили не має.

Прибутковий ордер складається матеріально відповідальною особою в одному чи двох примірниках у день приймання цінностей на склад. Для оформлення приймання цінностей, які мають кількісні та якісні розбіжності з даними супровідних документів постачальника, а також при одержанні матеріалів, що надійшли без документів, призначено «Акт про приймання матеріалів».

Приймання таких цінностей здійснює комісія, призначена і затверджена керівником підприємства. При цьому обов’язково мають бути присутні матеріально відповідальна особа та представник від постачальника або з незацікавленої сторони. Акт затверджує керівник підприємства чи уповноважена особа.

Акт складається у двох примірниках, один з яких направляється до бухгалтерії, а другий - у відділ постачання для оформлення і направлення листа-претензії до постачальника

Для оприбуткування матеріалів, виготовлених власними силами підприємства, не використаних у виробництві, одержаних від ліквідації основних засобів та інших випадках призначено накладні.

Накладні виписуються матеріально-відповідальною особою складу (цеху), що здає цінності у двох примірниках. Один з них служить підставою для списання цінностей зі складу (цеху), що їх здав, а другий - для оприбуткування на склад (цех), що є одержувачем.