5.1. Поняття та вимоги до оформлення документів

 

Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперерв­не спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві. Для забезпечення такого спосте­реження кожну господарську операцію оформляють відповід­ним документом.

Документ  є письмовим доказом фактичного здійснення гос­подарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами  (відображення об’єктів бухгалтерського обліку в первинних документах) нази­вається документацією.

Документація відіграє важливу роль в управлінні діяльністю підприємства. У формі відповідних документів (платіжних доручень, касових ордерів, нарядів, вимог тощо) даються розпорядження на здійснення господарських операцій (перерахування або видачу коштів, відпуск матеріалів, виконання робіт тощо), Для працівників, що виконують ці розпорядження (касирів, матеріально відповідальних осіб, виконавців робіт тощо), документи є обґрунтуванням здійснених ними операцій.

Обов'язковими реквізитами кожного документа є: назва підприємства, від імені якого складено документ; назва доку­мента, його номер, код форми; дата складання документа (число, місяць, рік); зміст господарської операції та її вимірники (натуральні, трудові, грошовий); підписи посадових осіб, відповідальних за здійснення операції й правильність її оформлення.

Якщо документ не має будь-якого з обов'язкових реквізитів, він втрачає свою юридичну (доказову) силу і не може бути підставою для облікових записів.

За достовірність інформації, що міститься у документі, і якісне його складання несуть відповідальність особи, які підпи­сали документ.