ТЕМА 5 – СЛУЖБА ПЕРСОНАЛУ І КАДРОВЕ ДІЛОВОДСТВО

 

5.1. Служба персоналу організації: сутність, напрями та завдання.

5.2. Структура, види та організація діяльності служб персоналу організацій.

5.3. Статус, ролі, функції та завдання керівника служби персоналу організації.

5.4. Кадрове діловодство.

 

Ключові слова: служба персоналу організації, напрями роботи служби персоналу, завдання служби персоналу, відділ кадрів, керівник служби персоналу організації, менеджер з персоналу, HR-менеджер, кадрове діловодство.

 

5.1.Служба персоналу організації: сутність, напрями та завдання

Усучасних умовах в Україні виникає необхідність в обґрунтованому підборі, наборі, адаптації, навчанні, розвитку персоналу організації, підвищенні його кваліфікації, рівня мотивації і стимулювання та, відповідно, правильному проведенню процесу аналізу, моніторингу та оцінки. Такими обов’язками в організаціях різних розмірів, форм власності та різновидів діяльності за КВЕД займається спеціалізований функціональний підрозділ – служба персоналу (подекуди використовуються ще такі назви, як: відділ кадрів, відділ по роботі з персоналом, департамент управління персоналом; управління людськими ресурсами і т.д., які мають однакове смислове значення для діяльності організації і виконують у ній різноманітні функції менеджменту персоналу).

Служба персоналу – самостійний структурний підрозділабо сукупність структурних підрозділів тієї чи іншої організації, що забезпечує її успішне функціонування та розвиток у межах обраної стратегії управління персоналом, відповідної політики управління персоналом та оперативних кадрових заходів.

У зв’язку з цим слід вирізняти стратегічні (довгострокові), тактичні (середньострокові) та оперативні (короткострокові) напрями роботи служби персоналу (табл. 5.1).

У рамках стратегічного(довгострокового)напряму служба персоналу виконує ряд завдань, пов’язаних із формуванням та реалізацією стратегії управління персоналом, тобто відповідає за дотримання сукупності правил і норм, цілей і уявлень, які визначають зміст, специфіку та особливості роботи з персоналом у довгостроковому періоді.

Тактичний(середньостроковий)напрям служби персоналу вирішує завдання у рамках реалізації стратегії управління персоналом та кадрової політики, відповідає за внесення до них коректив залежно від мінливих умов зовнішнього та внутрішнього середовища.

 

Таблиця 5.1. Напрями роботи служби персоналу

Назва напряму	Завдання, які виконує служба персоналу у рамках відповідного напряму
1	2
Стратегічний (довгостроковий)	- проведенняSWOT– аналізу кадрової ситуації з метою обґрунтування на цій основі сценаріїв формування та реалізації політики управління персоналом організації; - планування кадрового забезпечення,визначення потреби в кадрах  і руху кадрів; - складання штатних розписів; вивчення, аналіз та оцінка кадрового складу усіх категорій персоналу; - формування оптимального управлінського апарату, визначення поточної потреби та прогнозування перспективної потреби в менеджерах; створення кадрового резерву і робота з ним за спеціальними програмами; - організація набору, відбору, переміщення по службі (підвищення /пониження в посаді), звільнення працівників; - організація розвитку, виховання, підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації персоналу організації з урахуванням  сумісності працівників, як професійної, так і психологофізіологічної, (особистісної) при комплектуванні трудових колективів; - формування і підтримка високого рівня організаційної культури; - керування витратами на персонал (заробітна плата, премії, пільги та інші виплати), удосконалення механізму оплати праці персоналу, розробка програм його економічного стимулювання; - мотивація і стимулювання професійного зростання та творчої активності персоналу, забезпечення необхідних умов для ефективного використання фахових знань, практичних навичок і досвіду працівників, створення максимально сприятливих умов для побудови їх кар’єри в організації; - розробка методики та відповідних методів оцінювання персоналу; участь в атестації персоналу та вжиття заходів за її підсумками; - формування кадрового резерву, підготовка керівних кадрів і управління просуванням за службою; - безперервність процесу збагачення знань і кваліфікації персоналу; - побудовапартнерських відносин між різними категоріями персоналу організації; - ведення діловодства та робота з кадровими документами (укладання контрактів, трудових договорів, контроль за їх виконанням, робота з трудовими книжками, особовими картками)
Тактичний (середньостроковий)	- вивчення досвіду роботи з персоналом інших організацій, й, відповідно, планування на цій основі поведінки тієї чи іншої організації на ринках праці; - допомога у плануванні кар’єри, розробка критеріїв відбору та оцінювання кадрів, контроль їх службового просування; - підготовкарічних та дворічних планів у сфері залучення персоналу, заробітної плати і соціальних виплат; - внесення коректив удовгострокові плани підготовки, розподілу і використання кадрів; - дослідження і аналіз ділових, професійних і особистісних якостей працівників організації
Оперативний (короткостроковий)	- планування найближчих кадрових переміщень персоналу, поточне управління цим процесом; -   реалізація поточних планів підбору та набору персоналу; -   проведення короткострокових заходів щодо закріплення персоналу; -  організаціяпоточного діловодства роботи з персоналом; -  забезпечення сприятливих умов праці для всіх категорій персоналу; - вирішення конфліктів та зняття соціальної напруженості у трудовому колективі; - мотивація і стимулювання праці за допомогою адміністративних, економічних та соціально-психологічних методів; -  забезпечення оптимального графіку роботи; організації та аналізу використанння робочого часу; зміцнення трудової виконавчої дисципліни; - збирання та обробка оперативної інформації про ринок праці, визначення найбільш ефективного способу комплектування персоналу з урахуванням мінливих умов зовнішнього середовища

Примітка. Побудовано автором на основі: [1; 2].

 

Оперативний (короткостроковий)напрям служби персоналу вирішує поточні завдання та проблеми, що виникають у рамках реалізації політики управління персоналом. Реалізація цих напрямів удосконалення управління персоналом повинна бути пов’язана з оновленням організаційного, фінансового-економічного, нормативно-правового, матеріально-технічного, інтелектуального та інформаційного забезпечення кадрової роботи.

Головними завданнями служб персоналу є [1; 2]:

1) формування кадрового складу, який би забезпечувавмаксимальну ефективність праці в організації;

2) оптимальне укомплектування трудового колективу тієї чи іншої організації працівниками необхідних професій, спеціальностей та кваліфікацій, які б працювали на повну потужність задля досягнення поставлених місії та стратегічних цілей організації;

3) застосування науково обґрунтованих процедур та інноваційних технологій у сфері підбору, відбору, розподілу персоналу, його навчання, перепідготовки та підвищення кваліфікації;

4) допомога адміністрації у формуванні стратегії та політики управління персоналом; організації системної роботи з кадрами, в т.ч. й керівними, що має базуватись на таких формах, як: планування ділової кар’єри, ротації керівників, навчання на курсах підвищення кваліфікації, стажування на провідних підприємствах, участь у реалізації соціального партнерства, створенні сприятливого соціально-психологічного мікроклімату в колективі організації, запобіганні та вирішенні конфліктів тощо;

5) забезпечення соціальних гарантій та стандартів у сфері управління персоналу за допомогою компетентнісного підходу керівництва та фахівців служб персоналу щодо порядку працевлаштування, виховання, перенавчання, стажування, підвищення кваліфікації працівників організації;

6) контролінг персоналу – своєрідна технологія управління, орієнтована на розробку рекомендацій, обґрунтування рішень у сфері кадрового менеджменту, що здійснюється на основі аналізу інформаційної бази персоналу, координації напрямків діяльності організації шляхом реалізації основних загальних функцій менеджменту – планування, організації, мотивації та контролю, а також оцінки соціальної, економічної та організаційної ефективності застосовуваних у менеджменті персоналу методів та інструментів управління [3; 4];

7) кадровий консалтинг – комплекс консультаційних послуг, що надаються керівникам організацій із ряду питань, що стосуються сутності, цілей та завдань роботи з персоналом, методів та інструментів ефективного управління ним, формування стратегії та політики управління персоналом; можливостей мотивації співробітників; їх залучення до навчання на курсах, школах бізнесу, тренінгах, професійних семінарах та вебінарах з метою виявлення  та розвитку професійно важливих, ділових якостей, якими повинні володіти менеджери з персоналу та фахівці служб персоналу;

8) кадровий маркетинг – сукупність заходів, які передбачають аналіз та оцінку потреб у персоналі; вивчення ринку праці та його сегментів, дослідження очікувань співробітників щодо кар’єри; розповсюдження в рамках організації та/або в ЗМІ інформації про вакансії; робота з посередницькими фірмами щодо аутсорсингу, лізингу, рекрутингу персоналу;

9) моніторинг та організаційно-кадровий аудит – постійне спеціалізоване спостереження у системі управління персоналом за тенденціями кадрового менеджменту з метою проведення оцінки відповідності стану кадрового потенціалу організації до її стратегії та політики й, відповідно, задекларованих у них цілей.

Усі завдання служб персоналувзаємозалежні між собою, мають конкретний зміст, тісно пов’язані з економічними процесами та явищами, що відбуваються як на рівні суспільства, так і безпосередньо на рівні організації, характеризуються розумінням керівництва ролі персоналу у виконанні цілей і завдань, що стоять перед тією чи іншою організацією.

 

5.2. Структура, види та організація діяльності служб персоналу організацій

Структура служби персоналу може бути різною залежно від специфіки, масштабів діяльності організації, стратегії і політики управління персоналом та визначається переліком наданих їй функціональних обов’язків.

Залежно від чисельності працюючих, служби персоналу можна поділити на: великі, середні та малі.

Великі за розміром організації, як правило, створюють розгалужену службу персоналу, до якої входить кілька відділів, секторів, підібраних за функціональним принципом, які відповідають за різні напрямки діяльності в сфері людських ресурсів, а саме [1]:

– відділ кадрів, що займається плануванням, відбором, наймом, звільненням працівників, формуванням кадрового резерву, веденням баз даних та особових справ персоналу, дотриманням правил трудової дисципліни тощо;

– відділ навчання і розвитку, що займається плануванням і організацією, адаптацією, внутрішньою підготовкою, розвитком та атестацією персоналу; плануванням кар’єри, психологічною та соціальною підтримкою працівників;

– відділ стимулювання працівників, що займається формуванням штатного розпису, структурою оплати праці (заробітна плата+премії, соціальне, в т.ч. пенсійне, медичне страхування, пільги, компенсації, відрядні і т.д.);

– відділ комунікацій, що займається розвитком внутрішніх та міжнародних зв’язків, організацією свят (корпоративів), оздоровленням та  відпочинком працівників тощо.

Очолює службу персоналу, як правило, директор з персоналу (менеджер з персоналу організації), який вирішує наступні питання:

– дотримання усіх норм чинного трудового законодавства;

– моніторинг та контроль за виконанням усіх етапів процесу формування та реалізації стратегії і політикиуправління персоналом організації;

– відповідальність за успішну роботу та контроль за ефективним виконанням посадових обов’язків фахівців служби персоналу зокрема та працівників усіх структурних підрозділів організації загалом відповідно до її організаційної структури;

– організація підготовки статистичної звітності у рамках кадрових питань;

– налагодження партнерських відносин із бізнес-структурами, урядовими, місцевими, профспілковими, громадськими організаціями, органами місцевого самоврядування та центральними органами виконавчої влади, науковими та науково-дослідними  установами.

В організаціях, малих за чисельністю, служба персоналу, як правило, не створюється з метою економії фінансових ресурсів організації. При цьому, як засвідчує зарубіжний досвід, потреба у створенні служби персоналу вважається економічно обґрунтованою за наявностіна об’єкті економічної діяльності (підприємстві, установі, організації),як мінімум, 50–70 працівників. Відповідно, функції менеджера з персоналу у малих за чисельністю організаціях виконує директор організації або його заступник, а функції служби персоналу виконуються 1-м чи 2-ма працівниками, що працюють за сумісництвом на іншій посаді (наприклад, секретар та/або юрист) [1].

Як свідчить досвід, організація, середня за чисельністю працюючих, вимагає створення відділу кадрів – структурного підрозділу в організаційній структурі управління, на який покладаються обов’язки реалізації політики управління персоналом організації.

Організація діяльності відділу кадрів як одного із найрозповсюдженіших різновидів служб персоналу, невеликого за чисельністю працюючих – 2–4 особи, передбачає своєчасне та якісне формування, а також успішну та ефективну реалізацію довгострокових та поточних завдань.

До основних завдань відділу кадрів у сфері стратегічного управління персоналомв організації належать [5]:

1.    Організаційно-розпорядча та адміністративна діяльність, яка забезпечує виконання чинного законодавства, що регулює, у свою чергу, проблеми працевлаштування та умови праці, а також безпосередньо регламентує процес управління персоналом.

2.    Активна участь фахівців відділу кадрів та його керівництва у процесі формування та реалізації стратегії та політики управління персоналом, а також у розробці та вдосконаленні відповідної організаційної структури того чи іншого об’єкта економічної діяльності.

3. Формування штатного розпису організації, розробка посадових інструкцій у її структурних підрозділах.

4. Співучасть разом із іншими структурними підрозділами у розробці річних планів роботи з персоналом, визначенні стратегічно перспективної потреби в кадрах, формуванні замовлення на підготовку, перепідготовку, навчання, стажування і підвищення кваліфікації усіх категорій персоналу організації.

5. Безпосереднє вирішення кадрових питань: організація працевлаштування, яка реалізується через підбір, набір персоналу, знайомство з робочим місцем, інструктаж з охорони праці та техніки безпеки, ротація, формування кадрового резерву, звільнення працівника та ін.

6. Системний підхід до аналізу та оцінки роботи персоналу, його атестації, а також організація конкурсів на заміщення вакантних посад, проведення комплексної підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації персоналу.

7. Допомога керівництву організації у виборі форм і систем заробітної плати та їх застосування, видів і розмірів преміювання та соціальних пільг.

8. Моніторинг та здійснення різних видів контролю за умовами праці, технікою безпеки, трудовою виконавчою дисципліною.

9. Співпраця з профспілками, забезпечення сприятливого соціально-психологічного мікроклімату в колективі, профілактика та своєчасне виявлення і вирішення трудових конфліктів, розробка заходів зниження соціальної напруги в колективі (корпоративи, вечірки, святкування урочистих дат, подорожі тощо).

Щодо оперативного управління персоналом організації, то у такому разі відділу кадрів єголовним реалізатором. Він відповідає безпосередньо за поточну щоденну роботу підлеглих у рамках свого структурного підрозділу та регулює кадровий менеджмент організації у цілому.

Працівники відділу кадрів ведуть кадрове діловодство, тобто відповідають за документацію, яка дає можливість узагальнювати інформацію та робити висновки й звіти для керівництва щодо рівня трудової дисципліни в організації, руху кадрів, зокрема, їх плинності, професійно-кваліфікаційного рівня усіх категорій персоналу тощо [5].

Структура та чисельність працівників регламентуються Положенням про відділ кадрів, яке затверджується згідно з встановленими вимогами. Тут відображаються основні аспекти механізму управління персоналом із врахуванням специфіки та особливостей  діяльності тієї чи іншої організації.

На основі Положення про відділ кадрів, з метою чіткого розподілу обов’язків, керівництвом організації розробляютьсявідповідніПосадові інструкції, у яких на основі типових кваліфікаційних характеристик визначаються конкретні обов’язки та права кожного працівника [5].

Слід зауважити, що у сучасних умовах діяльність служб персоналу, як структурних підрозділів організацій, є недосконалою з огляду на складну економічну та політичну ситуацію в країні загалом та в її регіонах, а також низку внутрішніх проблем, характерних безпосередньо для більшості діючих служб персоналу та/або їх складових відділів, а саме:

– невідповідність кваліфікації персоналу новим вимогам сучасного виробництва та, подекуди, невідповідність вимогам реалізації кадрової політики з професійно-кваліфікаційним рівнем менеджерів з управління персоналом;

– несистемність роботи з персоналом, яка повинна була б передбачати науково обґрунтоване вивчення професійних та особистісних здібностей та якостей працівників, планування їх кар’єри;

– застосування застарілих кадрових технологій та методів роботи з персоналом;

–  надмірний бюрократизм під час оформлення кадрової документації.

У зв'язку з цим удосконалення діяльності служб персоналу та/або їх складових відділів слід здійснювати за наступними  напрямками:

1. Забезпечення системного та комплексного підходу до якісного формування та ефективної реалізації кадрового потенціалу організації.

2. Удосконалення існуючих та впровадження інноваційних прогресивних методів підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації усіх категорій персоналу, в т.ч. управлінського, що має базуватись на:

– науковообґрунтованих процедурах підбору, оцінки та розподілу кадрів на основі психологічного тестування, соціологічного дослідження та інших інноваційних технологій фахівців служб персоналу;

– планування ділової кар’єри, ротації керівників, навчання на курсах підвищення кваліфікації, стажування у рамках провідних вітчизняних організаціях та закордоном.

3. Забезпечення стабільності трудового колективу, підвищення продуктивності праці, соціальної та творчої активності працівників, їх креативності, ініціативності на основі мотиваційних установок, удосконалення застосування  щодо усіх категорій персоналу адміністративних, економічних, соціально-психологічних, етичних стимулів.

 

5.3. Статус, ролі, функції та завдання керівника служби персоналу організації

У сучасних умовах удосконалення роботи з персоналомв організації повинно базуватися на визначенні статусу, ролей, функцій та завдань, які виконують керівники  служби персоналу (менеджери з персоналу організацій або HR-менеджери).

Статускерівника служби персоналуна практиці рідко буває стандартизованим. Оскільки він залежить як від специфіки діяльності тієї чи іншої організації (в т.ч. за КВЕД), від рівня її розвитку, форми власності, чисельності працюючих, так і від ставлення керівника до персоналу, до значення кадрової роботи для життєдіяльності організації в цілому, до обраної стратегії та політики управління персоналом організації.

Сучасні менеджери з персоналу не повинні обмежувати власну діяльність у тій чи іншій організації виключно бюрократичними процедурами, до яких входить: видання наказів, розпоряджень, оформлення ділової документації. Вони повинні бути лідерами трудових колективів, не тільки формальними, але й неформальними, так званими взірцями для наслідування, здатними повести колектив за собою у вирішенні важливих для організації завдань та у досягненні стратегічних, тактичних та оперативних цілей.

Адже, як свідчить зарубіжний та вітчизняний досвід організацій у сфері управління персоналом, керівник у колективі не завжди є лідером. Як вірно вважає Мармаза О.І., «керівництво пов’язане з ефективною організацією  діяльності, а лідерство – зі здатністю впливати на персонал для ефективної роботи, тобто повноваженнями, які не можна делегувати» [6].

На наш погляд, лідерство відкривається в особистостях поступово, а лідерські якості необхідно розвивати та удосконалювати впродовж усього життя. Відповідно, справжнім лідером можливо стати лише за умов постійної праці над собою, мотивації, стрімким прагненням до саморозвитку та самореалізації, вкладенням інвестицій у людський капітал.

При цьому вважаємо, що для того, щоб стати справжнім лідером колективу, менеджер з персоналу організації повинен бути компетентним та відповідати певним вимогам як до професійних, так і до особистісних якостей (рис. 5.1).

При цьому менеджеру з персоналу слід знати досконало цілі, завдання, проблеми та перспективи розвитку організації; суть, принципи, особливості стратегії та політики управління персоналом; основи трудового законодавства; психології, соціології та організації праці, бізнес-етики, а також володіти методами організації та техніками управління кадрами, соціально-психологічними процесами в організації, зокрема, управління конфліктами; методами оцінки особистісних та ділових якостей безпосередньо працівників та колективу в цілому. Для ефективного виконання своїх безпосередніх посадових функціональних обов’язків менежери з персоналу повинні володіти сучасними теоретичними знаннями науки управління персоналом і відповідними практичними навичками.

Як вірно зазначають Хмелевський С.М. та Веремієнко О.Г. [8], упроцесі своєї діяльності менеджер з персоналу проявляє себе з кількох сторін: «керівник, лідер, дипломат,інноватор, вихователь, особистість із високим рівнем розвитку, освіти і культури, яка гідна бути прикладом для оточуючих».

Рис. 5.1. Вимоги до професійних та особистісних якостей менеджера з персоналу організації (джерело: авторська розробка, доповнена на основі: [7])

 

Відповідно, це означає, що менеджер з персоналу виконує в організації певні ролі, залежно від об’єктивних та суб’єктивних ситуацій, що виникають (табл. 5.2).

 

Таблиця 5.2. Ролі менеджера з персоналу в організації

Назва ролі		Сутність ролі
1		2
1) Стратегічний партнер		Менеджер повинен бути компетентним та відповідальним у питаннях формування і реалізації стратегії управління персоналом, інтегрованої в загальну стратегію розвитку організації, а також володіти достатнім рівнем знань щодо деталізованого здійснення усіх етапів кадрового менеджменту в довгостроковій перспективі
2) Креативний адміністратор-експерт		Ця роль полягає у специфічному нестандартному способі виконання адміністративних (організаційно-розпорядчих) функцій шляхом перенесення акцентування уваги із виконання рутинних, монотонних  робіт на ініціювання їх творчих змін із метою підвищення ефективності праці усіх категорій персоналу. У рамках виконання цієї ролі менеджери повинні вміти генерувати ідеї, креативно мислити, приймати нестандартні рішення та запроваджувати інноваційні елементи; бути компетентними в аналізі та оцінці тенденцій рівня розвитку власної організації, стану її корпоративної культури, бізнес-етикету порівняно із іншими рівноцінними організаціями, а також лідерами у тій чи іншій галузі чи організаціями-еталонами із-закордону
3) Інтегратор-консолідатор		Означає, що менеджери служби персоналу повинні уміти створювати сприятливі умови для задоволення інтересів та потреб працівників організації, мотивувати та стимулювати їх різноманітними методами – економічними, соціально-психологічними, адміністративними, а також спонукати працівників до співучасті та/або співробітництва у всіх справах організації, як на рівні індивідуальних контактів, так і на рівні трудових  колективів, бізнесових структурних підрозділів та організацій загалом
4) Радник	Менеджер має володіти ґрунтовними знаннями, що стосуються економічних, правових, соціальних та організаційних аспектів управління персоналом в організації та допомагати керівництву організації у формі порад, консультацій, рекомендацій під час вирішення широкого спектра кадрових питань

Примітка. Побудовано автором на основі: [1; 5].

 

Як бачимо з таблиці 5.2, менеджер з персоналу може виконувати в організації, як мінімум, 4 різні ролі: стратегічного партнера – компетентного фахівця з питань формування і реалізації стратегії управління персоналом, усіх довгострокових проектів та планів організації; креативного адміністратора-експерта, здатного нестандартним креативним способом вирішувати поточні кадрові проблеми та генерувати нові ідеї;інтегратора-консолідатора – фахівця, який за будь-яких обставин уміє створювати сприятливі умови для задоволення інтересів та потреб працівників організації, здатний їх мотивувати та стимулювати за допомогою різноманітних методів; а також радника, що володієґрунтовними знаннями, що стосуються усіх різнобічних аспектів управління персоналом та здатний допомогти керівництву організації у формі порад, консультацій, рекомендацій під час вирішенні широкого спектра кадрових питань. Застосування тих чи інших ролей залежить від конкретних ситуацій, спровокованих як об’єктивними, так і суб’єктивними чинниками. При цьому висококваліфікованийменеджер із персоналу повинен володіти характеристиками кожної із цих ролей, уміти комбінувати їх структурні елементи залежно від обставин та застосовувати їх у комплексі.

При цьому, як правильно зазначає Кожан Т.О.:«діяльність з управління персоналом передбачає виконання певної ролі менеджером з персоналу з відповідними рольовими компетенціями»[9].

Безпосередньо сам ієрархічний рівень менеджера з  персоналу, різновид його професійної діяльності,  визначається[9]:

– рівнем посади (HR-директор /генеральний  директор з персоналу, HR-менеджер,менеджер з персоналу) з відповідною складністю робіт та відповідальністю;

– напрямами (функціями) з управління персоналом (менеджер з підбору та адаптації персоналу – рекрутер;менеджер з навчання і розвитку персоналу;менеджер з мотивації персоналу;хед-хантер або просто хантер, тренінг-менеджер тощо).

Основні функції, які виконують керівники служб персоналу (менеджери з персоналу/ HR-менеджери) у більшості вітчизняних організацій:

– виконавчі –  регламентують дотримання усіх норм та вимог кадрового діловодства у рамках виконання посадових обов’язків менеджера з персоналу;

– розпорядчі– передбачають видання кадрової документації адміністративного, офіційно-розпорядчого характеру (накази, розпорядження, постанови тощо);

–  аналітико-інформаційні – спрямовують на аналітичну обробку даних, інформуваннята консультування працівників із кадрових питань і важливих кадрових рішень в організації;

–  посередницькі – орієнтують на передачу інформацію до усіх категорій персоналу організації, проведення за потреби роз’яснювальної роботи серед співробітників;

–  координаційні – координують роботу працівників усіх структурних підрозділів організації;

–  контролюючі – контролюють виконання посадових обов’язків працівників усіх структурних підрозділів організації.

Важливим також є своєчасне, якісне та успішне виконання завдань, що є основоположними в діяльності менеджерів з персоналу усіх організацій, незалежно від  розмірів (чисельності працюючих) останніх, їх форм власності та КВЕД. Основні, на наш погляд, завдання менеджера з персоналу організації будь-якої організації наведені на рис. 5.2.

 

Рис. 5.2. Завдання менеджера з персоналу організації (джерело: сформовано автором на основі: [1; 5])

 

Отже, як бачимо з рис. 5.2, завдання менеджера з персоналу у тій чи іншій організації досить багатогранні та різноманітні. Тому розглянемо їх сутність детальніше. Так, на на погляд, найважливіші завдання менеджера з персоналу полягають у наступному [1; 5]:

1. Організовує роботу персоналу відповідно до затверджених стратегії та політики управління персоналом у тій чи іншій організації.

2. Визначає потребу в персоналі на основі всебічного вивчення ринку праці задля дослідження можливих потенційних джерел укомплектування організації кадрами необхідних професій, спеціальностей та кваліфікації.

3. На основі здійсненого підбору кадрів, проводить співбесіди з кандидатами на роботу, організовує навчання персоналу, координує роботу з підвищення кваліфікації співробітників, їх стажування як в межах держави, так і за кордоном.

4. Інформує та консультує працівників з кадрових питань і важливих кадрових рішень в організації, а також надає рекомендації керівникам усіх ієрархічних рівнів організації із питань управління персоналом.

5. Здійснює керівництво підлеглими та разом із вищим керівництвом організації бере участь у прийнятті рішень із питань прийому, переведення, просування / пониження по службі згідно з рівнем професійної кваліфікації працівників, накладенні адміністративних стягнень, їх звільнення.

6. Розробляє механізм оцінки професійних та особистісних якостей працівників, систему мотивації та стимулювання праці в організації на основі індивідуалізованого підходу.      

7. Бере участь у плануванні соціального розвитку колективу, разом із вищим керівництвом здійснює організаційну роботу щодо формування складу кадрового резерву та його вдосконалення.

8. Організовує проведення аналізу та оцінки результатів трудової діяльності працівників, їх атестацію, сприяє вирішенню поточних проблем та конфліктних ситуацій у колективі.

9. Веде кадрове діловодство (складає і оформляє трудові договори та контракти, особові справи працівників, іншу кадрову документацію).

Таким чином, підсумовуючи вищевикладене, зазначимо, що роль менеджера з персоналу у кадровому менеджменті та взагалі у функціонуванні та розвитку організації є надзвичайно важливою. Адже саме на HR-менеджерів в умовах сьогодення покладено чимало різноманітних завдань та функцій, успішність виконання яких прямопропорційно впливає на ефективність діяльності організації та рівень її розвитку в цілому.

 

5.4. Кадрове діловодство

Кадрове діловодство –  це діяльність, яка передбачає організацію роботи з документами особового складу усіх категорій персоналу з приводу питань оформлення прийняття, переведення, звільнення, обліку, атестації, навчання, підвищення кваліфікації, стажування, пенсійного забезпечення працівників [5].

Правильна та успішна організація кадрового діловодства відіграє велику роль у життєдіяльності організації у цілому та усіх її структурних підрозділах і сферах зокрема. Адже у відділі кадрів укладають трудові договори, контракти, ознайомлюються з правилами внутрішнього трудового розпорядку, умовами праці, режимами праці та відпочинку, перспективами кар’єрного росту. Саме тут знаходяться та надійно зберігаються достовірні відомості щодо кількості працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками; фіксуються зміни штатного складу організації, з обов’язковим уточненням причин; а також дані щодо стану підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації та стажування працівників.

У сучасних умовах, як свідчить вітчизняний досвід, кадрове діловодство, як правило, ведеться за такими напрямами [5]:

1.   Облік особового складу організації та усіх її структурних підрозділів. При цьому обліку підлягають усі працівники незалежно від характеру роботи та посади.

2.   Оформлення особових справ працівників, облік та реєстрація надходження відповідних документів, ведення та контроль за їх використанням за допомогою застосування засобів механізації та автоматизації документообігу.

3.   Підготовка та передача на розгляд керівництва документів з особового складу: наказів про прийом, переведення, звільнення працівників, проведення атестації персоналу, оголошення про видачу премії або догани тощо.

4.   Підготовка звітів та статистичних довідок щодо змін чисельності та структури персоналу, а також підготовка звітів щодо стану усіх категорій персоналу, перепідготовки, навчання, стажування та підвищення кваліфікації працівників; ведення документації про зарахування працівників до резерву на заміщення вакантних посад.

5.   Підготовка та передача в органи соціального забезпечення пенсійних справ працівників; підготовка кадрової документації для передачі на зберігання в архів.

Документація з особового (кадрового) складу є іменною документацією та відповідно створюється як результат роботи з персоналом і відображає діяльність кожної конкретної особи-працівника тієї чи іншої організації. Комплекс документів із особового (кадрового) складу й, відповідно, за функціями управління персоналом включає в себе 3 основні групи [5]:

1) особисті документи працівників, які засвідчують юридичне підтвердження особи працівника (паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату, рекомендаційні та атестаційні листи);

2) організаційно-розпорядча документація, що закріплює трудові правовідносини громадян з установами (статути, положення, інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку, накази, постанови, рішення, розпорядження, доповідні та пояснювальні записки, листи, списки, акти, протоколи, довідки, звіти та ін.);

3) первинна облікова кадрова документація – виконує функцію обліку працівників і поділяється на 2 види, виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів – первинна: вихідні (початкові) облікові документи (особовий листок, особова картка) та похідні облікові документи, які мають другорядний характер (спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, журнали реєстрації, книги обліку).

Оформлення кадрової документації передбачає наступні етапи:

1. Документування трудових відносин між найманими працівниками та роботодавцем (трудовий договір, контракт);

2. Ведення особових справ та трудових книжок працівників;

3. Ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів (підготовка різних звітів, довідок, обліково-інформаційних матеріалів кадрового діловодства). Розглянемо їх детальніше.

Трудовий договір є угодою між працівником та власником організації, згідно з якою працівник зобов’язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією, посадою, підпорядковуючись внутрішньому трудовому розпорядку, а власник організації зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату та забезпечувати оптимальні для роботи умови праці [10].

Згідно із  КЗпП України, трудові договори укладаються на: невизначений термін або на визначений термін, що встановлюється за угодою сторін, або на час виконання певної роботи. За 2 місяці до закінчення строку чинності контракту за угодою сторін він може бути продовжений або укладений на новий термін. Особливою формою трудового договору є контракт, у якому термін його дії, права, обов’язки та відповідальність сторін можуть встановлюватись сторонами за домовленістю. Контракт укладається у письмовій формі, у 2-х примірниках [10].

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника, що призначається для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу. Трудові книжки є цінними документами, які підлягають суворому обліку та, відповідно, зберігаються як документи суворої звітності. Вони заводяться на всіх працівників тієї чи іншої організації, які пропрацювали тут 5 і більше днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. Особи, які влаштовуються на роботу, повинні подати у відділ кадрів (службу персоналу) чи інший структурний підрозділ, який відповідає за кадрову роботу в організації, особисту трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Відповідальність за ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок несе керівник організації або уповноважена ним особа (начальник відділу кадрів, менеджер з персоналу) [5; 10].

Порядок заповнення трудової книжки регламентується ст. 48 КЗпП України та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях.

Особова справа – це сукупність документів у системі персонального обліку працівників, що містять найповніші відомості про них (детальну характеристику біографічних, професійних та особистісних якостей), на підставі чого проводиться вивчення, дослідження, добір та використання кадрів. Спочатку сюди заносяться документи, що відображають процес прийому на роботу, а потім – всі основні документи, які виникають протягом трудової діяльності працівника в організації. Особові справи систематизуються за алфавітом або за структурними підрозділами згідно з штатним розписом і складаються із: особового листка з обліку кадрів з фотографією працівника, його автобіографії, копій документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, список наукових праць (для спеціалістів, які мають науковий ступінь, вчене звання), підвищення кваліфікації; заяви про прийом на роботу, рекомендаційних листів чи характеристик, документів, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо); копії наказів (розпоряджень) про прийом (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з цих наказів, а також матеріалів проведення атестації, довідок та інших документів, що стосуються даного працівника; трудової книжки [1; 5].

Документи особової справи ведуться протягом усього часу роботи особи в організації. Доступ до них обмежений (як на рівні з секретними документами – вони зберігаються у сейфах), а для службового користування надаються лише вузькому колу осіб, чітко визначеному керівником організації. Відповідальність за зберігання особових справ несе керівник організації або уповноважена ними особа: начальник відділу кадрів, менеджер з персоналу. У разі звільнення працівника особові справи передаються в архів організації.

У свою чергу, облік особового складу організації забезпечується веденням особових карток працівників, штатно-посадової книги (штатного формуляру) та алфавітної книги.

Особова картка – це документ, у якому міститься найсуттєвіша інформація про особу – працівника будь-якої категорії персоналу тієї чи іншої організації. На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу та роботу за сумісництвом заповнюються особові картки (типова форма №П-2) [5].

Штатно-посадова книга (штатний формуляр) – це основний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан укомплектування персоналу організації. ЇЇ веде працівник відділу кадрів на основі штатного розпису за структурними підрозділами. Тут усі записи здійснюються регулярно одночасно з оформленням наказів про прийняття на роботу або призначення на посаду, переведення працівника в інший структурний підрозділ. Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їх особовим справам та особовим карткам [5].

Алфавітна книга заводиться на всіх працівників за підрозділами чи категоріями персоналу залежно від структури організації та чисельності працюючих із метою полегшення оперативного розшуку особової справи та особової картки, де містяться дані про те, коли звільнився чи був переведений той чи інший працівник, яка плинність кадрів у даному підрозділі та, відповідно, швидкого одержання довідкової інформації про працівників. Записи в алфавітній книзі здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийняття, переведення чи звільнення працівника у відповідному розділі на відповідну літеру алфавіту, а прізвище звільнених чи переведених працівників викреслюються червоною лінією [5].

Робочі місця фахівців, які ведуть кадрове діловодство, повинні бути обладнані  з урахуванням особливостей та специфіки роботи з документами і відповідати наступним вимогам [5]. Меблі, полиці, шафи для документів, засоби оргтехніки варто розташовувати у визначених та зручних для користування  місцях. Документи повинні зберігатись в окремих папках, краще пронумерованих згідно з номенклатурою. Конфіденційні та секретні документи повинні зберігатись у сейфах.

При цьому сучасний облік кадрів та й кадрове діловодство загалом неможливо уявити без впровадження та використання інноваційних комп’ютерних технологій, які дозволяють значно полегшити обмін інформацією між структурними підрозділами, що позитивно впливає на оперативність вирішення проблем у кадровій сфері та дозволяє зекономити витрати часу на підготовку та пошук необхідних документів, посилити контроль за створенням, веденням та зберіганням документації із персоналу організації. Застосування інноваційних комп’ютерних технологій повинно супроводжувати усі етапи кадрового діловодства, пронизувати кожну кадрову ситуацію, яка потребує документального оформлення з метою зменшення забюрократизованості, уніфікації форм документів із управління персоналом та менеджменту організації загалом, їх упорядкування у єдину цілісну систему.

Автоматизація кадрового діловодства за допомогою електронного документообігу є одним із основних засобів підвищення ефективності діяльності служби персоналу / відділу кадрів, фактором зростання продуктивності, оперативності, раціональності праці усіх категорій персоналу, а, насамперед, керівного складу (менеджерів).

Склад та доцільність використання тих чи інших різновидів програмного та технічного забезпечення комп’ютерних технологій залежить від конкретних умов організації діяльності організації (зокрема, від розмірів виробництва, чисельності персоналу, специфіки її функціонування та розвитку, організаційної структури, масштабності документообігу, й, відповідно, потреб в оперативній, поточній та ретроспективній інформації тощо).

Таким чином, підсумовуючи вищевикладене, можемо константувати, що кадрове діловодство відіграє важливу роль в успішному функціонуванні та розвитку усіх, без винятку, організацій. Адже допомогає налагодити якісний процес роботи з персоналом на усіх етапах кадрового менеджменту, що, у свою чергу, сприяє підвищенню ефективності управління персоналом організації та рівня її розвитку загалом.