ТЕМА 10 – УПРАВЛІННЯ РОБОЧИМ ЧАСОМ ПРАЦІВНИКІВ

 

10.1. Робочий час як універсальна міра кількості праці та його законодавче регулювання.

10.2. Правила внутрішнього трудового розпорядку як засіб регулювання робочого часу. Режим праці й відпочинку.

10.3. Методи аналізу ефективності використання робочого часу.

10.4. Фактор часу в управлінні підприємством.

 

Ключові слова: робочий час, трудовий розпорядок, управління, персонал, праця.

 

10.1. Робочий час, як універсальна міра кількості праці та його законодавче регулювання

У світі існує багато цінностей, але час дорожчий за майно, гроші, бо їх можна придбати, заробити, а упущений час – ніколи.

Робочий час – це тривалість обов’язкового перебування працівника на робочому місці з метою виконання посадових обов’язків.

Кількісне порівняння різних видів праці може бути здійснене тільки за допомогою робочого часу. Отже, робочий час є універсальною мірою кількості праці. Кількість праці, уречевленої в її продуктах, визначається екстенсивною (тривалість робочого часу) та інтенсивною (ступінь інтенсивності праці) величинами. Тому поняття «робочий час» і «час праці» неоднакові. Робочий час як економічна категорія, відображає складний суперечливий зв’язок тривалості праці та її інтенсивності. Будь-які витрати робочого часу мають бути економічно обґрунтовані.

Робочий час кожного працівника є частиною усього сукупного фонду робочого часу суспільства, тому робочий час є водночас загальною мірою кількості праці. Загальна тривалість робочого часу визначається, з одного боку, рівнем розвитку виробництва, з іншого – фізичними і психофізіологічними можливостями людини.

Загальна тривалість робочого часу не повинна бути меншою за ту, яку дозволяє досягнутий рівень продуктивності праці, у протилежному разі можуть істотно уповільнитись темпи соціально-економічного розвитку суспільства. Небажаним є й збільшення тривалості робочого часу понад встановлений рівень, оскільки це призводить до перевтоми працюючих, скорочує їх вільний час, негативно впливає напродуктивність праці та якість продукції, загрожує зростанням травматизму. Отже, це невигідно державі в цілому, підприємству і працівникові. Тому суспільство зацікавлене у суворому додержанні встановленої міри робочого часу.

Норма тривалості робочого часу – законодавчо встановлена максимальна тривалість робочого часу одного працівника на тиждень. Ця норма не може бути збільшена ні колективними, ні трудовими договорами.

Допускається законодавче і договірне встановлення меншої тривалості робочого часу. Розрізняють такі поняття як «менша тривалість робочого часу» і «скорочена тривалість робочого часу».

Скорочений робочий час – скорочена тривалість робочого часу з оплатою праці повного робочого дня або тижня. Неповний робочий час – скорочена тривалість робочого дня або тижня, яка встановлюється за погодженням сторін трудового договору з оплатою пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку.

Робочий час регламентується і державою, і роботодавцем. Згідно з Кодексом законів про працю України [1] (ст. 50), встановлюється верхня межа тривалості робочого часу: 40 годин на тиждень для нормальних умов праці; для працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими умовами праці, – не більше 36 годин на тиждень (ст. 51).

Ця норма має бути реалізована у відповідному режимі робочого часу. На безперервно діючих підприємствах, а також на деяких видах робіт, де за умовами виробництва не може бути додержана встановлена щоденна або щотижнева тривалість робочого часу, допускається за погодженням з профспілковим комітетом запровадження підсумкового обліку робочого часу з тим, щоб тривалість робочого часу за обліковий період не перевищувала нормативної кількості робочих годин (ст. 61).

Для працівників здебільшого установлюється п’ятиденний робочий тиждень із двома вихідними днями: тривалість щоденної роботи (зміни) визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку або графіками змінності, які затверджує власник або уповноважений ним орган за погодженням з профспілковим комітетом (далі – профком) організації з додержанням установленої законодавством тривалості робочого тижня.

На тих підприємствах і в організаціях, де за характером виробництва та умовами роботи запровадження п’ятиденного робочого тижня є недоцільним, установлюється шестиденний робочий тиждень із одним вихідним днем: тривалість щоденної роботи не може перевищувати 7 годин за тижневої норми 40 годин, 6 годин за тижневої норми 36 годин і 4 години – за тижневої норми 24 години. П’ятиденний або шестиденний робочий тиждень встановлюється власником або уповноваженим ним органом спільно з профкомом з урахуванням специфіки роботи, думки трудового колективу і за погодженням з місцевою Радою народних депутатів ( ст. 52).

Скорочена тривалість робочого часу встановлюється для працівників віком від 16 до 18 років – 36 годин на тиждень, а для осіб віком від 15–16 років (учнів віком від 14 до 15 років, які працюють у період канікул) – 24 години на тиждень. Якщо учні працюють протягом навчального року у вільний від навчання час, тривалість їхнього робочого часу не може перевищувати 12 годин на тиждень. 36-годинний робочий тиждень встановлено також для учителів, лікарів, викладачів вищої школи та деяких інших категорій працівників.

Роботи понад встановлену тривалість робочого дня вважаються надурочними.

Надурочні роботи законом допускаються лише у виняткових випадках, але вони не повинні перевищувати для кожного працівника 4-х годин протягом двох днів підряд і 120 годин на рік (ст.62;65). До надурочних робіт забороняється залучати (ст. 63):

- вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років;

- осіб, молодших вісімнадцяти років;

- працівників, які навчаються в загальноосвітніх школах і професійно-технічних училищах без відриву від виробництва, в днізанять.

Надурочні роботи можуть проводитись лише з дозволу профкому: письмове звернення власника з проханням надати згоду на проведення надурочних робіт. У зверненні зазначаються фактичні обставини, що являються підставою для проведення надурочних робіт, види робіт, які передбачається виконувати у надурочний час, категорія та кількість працівників, яких передбачається залучити до надурочних робіт, тривалість цих робіт. Залучення працівників до надурочних робіт оформляється наказом, який необхідний для належного врегулювання обов’язку працівників виконувати надурочну роботу і обов’язку власника щодо оплати праці у підвищеному розмірі.

Не допускається робота у вихідні і святкові дні, однак, якщо це обумовлене характером виробництва, аварійними ситуаціями, стихійним лихом, то робота у вихідні та святкові дні компенсується наданням іншого дня відпочинку або у грошовій формі у подвійному розмірі (ст. 72).

Напередодні святкових, неробочих і вихідних днів тривалість роботи працівників скорочується на одну годину як за п’ятиденного, так і за шестиденного робочого тижня. Це не стосується працівників, для яких встановлена скорочена тривалість робочого часу. Напередодні вихідних днів тривалість роботи за шестиденного робочого тижня не може перевищувати 5 годин (ст.53).

При роботі в нічний час (з 22 до 06 години) встановлена тривалість зміни скорочується на одну годину. Це правило не поширюється на працівників, для яких уже передбачено скорочення робочого часу. Робота у нічнийчас оплачується у підвищеному розмірі, встановленому тарифноюугодою та колективним договором, але не нижче 20 відсотків тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи у нічнийчас (ст.108). Забороняється залучення до роботи в нічний час вагітних жінок і жінок, що мають дітей віком до трьох років (ст.176). Робота інвалідів у нічний час допускається лише за їхньою згодою і за умови, що це не суперечить медичним рекомендаціям. Залучення жінок до робіт у нічний час не допускається за винятком тих видів економічної діяльності, де це викликається особливою необхідністю і дозволяється як тимчасовий захід (ст.175). Забороняється залучати працівників молодших вісімнадцяти років до нічних робіт і робіт у вихідні дні.

Закон також регулює тривалість щорічних і додаткових відпусток. Право на відпустку мають усі працівники, що виконують роботу на підставі трудового договору на підприємствах незалежно від форм власності, а також працюють за трудовим договором у громадян, що займаються підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи.

Час відпустки зараховується працівникові до стажу роботи, що дає право на трудову пенсію; до загального стажу, що впливає у відповідних випадках на розмір допомоги з державного соціального страхування; до спеціального стажу, що обчислюється відповідно до спеціального законодавства; до стажу роботи, що дає право на щорічні відпустки.

Відпустка надається із збереженням на її період місця роботи, заробітної плати. Тривалість відпусток розраховується в календарних днях. Ст. 4 Закону «Про відпустки» [2]встановлює такі види відпусток:

– щорічні відпустки: основна і додаткова (за роботу в шкідливих і важких умовах праці, за особливий характер праці, інші додаткові);

– додаткові відпустки у зв’язку з навчанням;

– творчі відпустки;

– соціальні відпустки (у зв’язку з вагітністю і пологами; для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку; додаткова відпустка працівникам, що мають дітей);

– відпустки без збереження заробітної плати;

– інші види відпусток, встановлені законодавством, угодами, колективним і трудовим договором.

Основна відпустка надається працівникам тривалістю не менш як 24 календарні дні, а для осіб молодше 18 років – 31 календарний день (ст. 75). Для окремих категорій працівників встановлюється інша тривалість відпусток. Робітникам вугільної, металургійної, електроенергетичної промисловості та деяким іншим щорічна основна відпустка надається тривалістю 24 календарні дні, і за кожні два відпрацьовані роки вона збільшується на два дні. Працівники, зайняті на підземних гірничих роботах завглибшки 15 метрів і нижче, мають право на щорічну основну відпустку тривалістю 28 календарних днів, керівні, педагогічні і науково-педагогічні працівники освіти та наукові працівники – до 56 календарних днів. Інваліди І і ІІ групи мають право на щорічну відпустку тривалістю 30 календарних днів, а інваліди ІІІ групи – 26 календарних днів.

Щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесенанаінший період у разі:

1) порушення власником терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки;

2) несвоєчасної виплати власником або уповноваженим ним органом заробітної плати працівнику за час щорічної відпустки;

3) тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку;

4) виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно з законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;

5) настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;

6) збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.

Щорічні додаткові відпустки надаються:

- працівникам на роботах з шкідливими умовами праці;

- працівникам окремих видів економічної діяльності і з тривалим стажем роботи на одному підприємстві;

- працівникам з ненормованим робочим днем тощо.

Відпустка за перший рік роботи надається працівникам після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві. За другий і наступні роки роботи відпустка може бути надана у будь-який час відповідного робочого року. Відпустки надаються протягом усього року. Черговість надання відпусток встановлюється власником або уповноваженим ним органом за погодженням з профкомом підприємства. Поділ відпуски на частини допускається на прохання працівника за умови, щоб основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.

Невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці.

 

10.2. Правила внутрішнього трудового розпорядку, як засіб регулювання робочого часу.Режим праці й відпочинку

Одним з основних напрямів регулювання соціально-трудових відносин на підприємстві є підвищення ефективності використання робочого часу шляхом таких регуляторів як взаємні обов’язки сторін, система матеріального стимулювання, умови праці. Вони об’єднуються у Правилах внутрішнього трудового розпорядку, які затверджуються трудовими колективами за поданням власника або уповноваженого ним органу і профкому на основі типових правил.

Типові правила є нормативним актом. Під час розробки місцевих правил можуть бути включені положення, які доповнюють і конкретизують Типові правила. Правила внутрішнього трудового розпорядку визначають порядок прийняття і звільнення працівників, основні обов’язки працівників і роботодавців, заохочення за успіхи в роботі, відповідальність за порушення трудової дисципліни, час початку і закінчення щоденної роботи (зміни). Графіки змінності доводяться до відома працівників не пізніше ніж за 1 місяць до введення їх в дію. В інших випадках, коли робота не проводиться змінами, передбачено затвердження графіків роботи. Вони складаються на певний робочий період, у рамках якого має бути додержана встановлена тривалість робочого тижня.

Власник організації має право вимагати від працівника протягом робочого часу виконання трудових обов’язків і додержання правил внутрішнього трудового розпорядку. Порушення працівником цих правил, у тому числі і щодо тривалості робочого часу, тягне дисциплінарну відповідальність працівника, а також інші заходи впливу, передбачені законодавством про працю, колективним договором та іншими нормативними актами (зокрема, позбавлення премії у разі застосування системи оплати праці, що включає преміювання). Порушення режиму робочого часу також не може бути компенсовано будь-якими досягненнями у праці і може тягти застосування заходів дисциплінарної відповідальності.

Продуктивність, стан здоров’я людини значною мірою залежать від режиму праці й відпочинку. Режим праці й відпочинку – це регламентоване чергування періодів роботи і перерв на відпочинок протягом робочої зміни, доби, тижня, року. Розрізняють змінний, добовий, тижневий і річний режими праці й відпочинку. Змінний режим визначає загальну тривалість робочої зміни, час її початку та закінчення, тривалість обідньої перерви, тривалість праці та частоту регламентованих перерв на відпочинок та особисті потреби. Добовий режим праці й відпочинку включає кількість змін роботи за добу, час відновлення працездатності між змінами.Тижневий режим праці й відпочинку передбачає різні графіки змінності, кількість і порядок надання вихідних днів, порядок переходу працівників з однієї зміни на іншу. Річний режим праці й відпочинку визначає кількість робочих та неробочих днів у даному періоді, кількість працівників, які йдуть у відпустку, тривалість основних та додаткових відпусток, графік відпусток.

Режими праці формуються з урахуванням працездатності людини. Працездатність – це фізіологічний показник, який відображає взаємозв’язок людини з умовами виробничого середовища і характером трудової діяльності. Рівень працездатності людини, тобто її здатність виконувати визначений обсяг роботи певної якості за певний час, змінюється у різні періоди робочого часу під впливом різних чинників. Головною причиною мінливості рівня працездатності протягом робочого дня, доби, тижня, року є зміни у характері протікання фізіологічних і психічних функцій в організмі людини.

Критерієм оцінки працездатності може бути її динаміка, яка характеризує співвідношення часу сталої працездатності до її зниження за періодами.

Якщо розглядати динаміку працездатності протягом тижня, то виявляється така сама закономірність, що і протягом робочої зміни. У перші два дні відбувається поступове входження в роботу, працездатність підвищується. У середині тижня вона досягає максимального рівня, а потім починає знижуватись. Аналогічні зміни працездатність має протягом місяця і року. У всіх випадках вона припадає на кінець робочого періоду, що є наслідком накопиченої втоми організму працівника.

Внутрішньозмінні режими праці й відпочинку включають перерву на обід і короткочасні перерви на відпочинок. Обідня перерва необхідна не тільки для прийняття їжі, але і для зняття втоми, накопиченої протягом першої половини робочого дня. Короткочасні перерви призначені для зменшення втоми протягом зміни і для особистих потреб.

Перерви на відпочинок мають бути регламентовані, а їх дотримання – обов’язковим. Наукові дослідження показують, що на різних роботах відмічаються схожі зміни у динаміці працездатності людини протягом робочого дня. Це дозволило розробити типові умови праці залежно від їх впливу на працездатність, і на цій основі – типові режими праці й відпочинку, які можна використовувати для багатьох видів робіт, не пов’язаних із екстремальними умовами.

Порядок використання робочого часу (режим змінності, початок і кінець зміни, тривалість обідньої перерви, режим праці й відпочинку) встановлюється кожною організацією самостійно і відображається у колективному договорі [3].

Важливим засобом регламентування режимів праці й відпочинку як у безперервному, так і в звичайному виробництві з багатозмінною працею є графіки змінності, які визначають кількість і порядок чергування змін, їхню тривалість, час відпочинку між змінами. На підприємствах використовуються різні графіки змінності: одно-, дво-, три- і чотиризмінні: для однієї, двох, трьох, чотирьох і п’яти бригад; для звичайного і безперервного робочого тижня, з постійними і змінними вихідними днями.

Перехід із однієї зміни в іншу, як правило, має відбуватися через кожний робочий тиждень у години, визначені графіками змінності. Тривалість перерви в роботі між змінами має бути не меншою подвійної тривалості часу роботи в попередній зміні (включаючи і тривалість перерви на обід).

У регулюванні робочого часу варто враховувати інтереси як організації в цілому, так і працівників. Якщо інтереси цих двох сторін не збігаються, тоді варто шукати компромісні варіанти розв’язання питань шляхом запровадження:

– змінного робочого тижня;

– гнучкого графіку роботи (гнучкий робочий день, режим «змінного обсягу робочого часу», режим «ступінчастого графіка», режим «стислого робочого тижня»);

– неповного робочого дня;

– неповного або подовженого робочого дня;

– розірваного робочого дня;

– тимчасової роботи;

– сезонної роботи; сумісництва;

– надомної праці тощо.

Як свідчить зарубіжний досвід, іноді ефективно застосовувати на підприємствах, крім чинного жорсткого графіка роботи, гнучкі режими праці (гнучкий робочий день). Сутність гнучкого графіка робочого часу полягає в тому, що робочий день розподіляється на дві частини: фіксований робочий час у середині дня – час обов’язкової присутності усіх працівників на своїх робочих місцях і змінний (гнучкий) робочий час – на початку і наприкінці робочого дня, коли працівник самостійно регулює час початку і завершення роботи. Змінний (гнучкий) час має бути відпрацьований таким чином, аби в цілому була додержана тривалість роботи, встановлена правилами внутрішнього трудового розпорядку в розрахунку на тиждень або на місяць. Фіксований робочий час за своєю тривалістю має складати більшу частину робочого часу, що обумовлено необхідністю здійснення відповідних виробничих контактів і контролю за працівниками, що працюють за таким графіком.

Гнучкі режими праці можуть вводитися на певний період або без обмеження термінів. Можливість переходу до режиму гнучкого робочого часу лімітується такими умовами, як необхідність чіткого забезпечення обсягу робіт; надійне обслуговування робочих місць, високий рівень внутрішньовиробничого кооперування; наявність відповідної кількості працівників на підприємстві, спроможних виконувати одну й ту саму роботу, їхня тісна взаємодія у бригаді або цеху, можливість нерегулярного використання робочого часу протягом певного календарного періоду та ін.

Гнучкий графік роботи є узагальненою назвою багатьох нестандартних режимів робочого часу. Розглянемо поширені його різновиди [4;5]:

1) режим «змінного обсягу робочого часу» – це система періодичного, у міру виробничої необхідності, залучення працівників до праці;

2) режим «ступінчастого графіка» дає можливість починати і закінчувати роботу у будь-який час за однієї умови: відпрацювання установленої змінної норми робочого часу. Це дозволяє кожному працівникові вибрати для себе найбільш зручний розпорядок роботи;

3) система «поділу робочих місць» припускає використання на одному робочому місці почергово двох працівників, зайнятих неповний робочий день;

4) режим «стислого робочого тижня» встановлюється у межах двотижневого періоду. Він є подовженням робочого дня з одночасним збільшенням кількості вихідних. Існує декілька різновидів цієї форми організації робочого часу:

– щотижневий цикл: чотири дні роботи по десять годин і три дні відпочинку;

– щотижневий цикл: три дні роботи по тринадцять годин двадцять хвилин і чотири дні відпочинку;

– перший тиждень: чотири дні роботи по дев’ять годин і три дні відпочинку; другий тиждень: п’ять днів роботи по дев’ять годин і два дні відпочинку;

– перший тиждень: три дні роботи по дванадцять годин і чотири дні відпочинку; другий тиждень: чотири дні роботи по дванадцять годин і три дні відпочинку.

Останні два варіанти мають відповідно 5 і 8 годин понад норму часу, які оплачуються у підвищеному розмірі.

Перевага «стислого робочого тижня»:

– скорочення кількості цілодобових невиходів на роботу;

– зменшення витрат підготовчо-завершального часу;

– краще використання основних фондів;

– створення умов для проведення ремонтних робіт, пов’язаних із зупинкою устаткування та ін.

Розробка нестандартних режимів робочого часу є дуже відповідальним завданням. Але за допомогою їхнього грамотного впровадження можна досягти значного поліпшення використання робочого часу, що сприятиме суттєвому зростанню продуктивності праці та ефективності виробництва в цілому.

 

10.3. Методи аналізу ефективності використання робочого часу

Вивчення використання робочого часу на підприємствах і в організаціях дозволяє виявити втрати часу та їхні причини й домогтись більш раціонального використання праці персоналу. Ефективність витрат робочого часу можна визначити на основі порівняння фактичних витрат робочого часу з обґрунтованою мірою праці.

Виявлення резервів і використання робочого часу, ефективність усіх стадій виробництва залежать від обліку робочого часу. Незалежно від режиму роботи на кожному підприємстві повинен бути організований табельний облік використання робочого часу (типова форма №П-12 «Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати за ____ рік», затверджена наказом Мінстату України від 09.10.95р №253). У табель включають усіх постійних і тимчасових працівників, які перебувають у списочному складі підприємства.

Записи у табелі обліку використання робочого часу про причини відсутності на роботі, роботи понад норми та інші відхилення від нормальних умов праці повинні бути зроблені лише на підставі документів, оформлених відповідним чином (листи непрацездатності, листи простоїв, довідки про виконання громадських обов’язків та ін.).

Облік використання робочого часу може здійснюватися або методом безперервної реєстрації або за відхиленнями, тобто, тільки відміткою неявки, запізнень, прогулів. У цьому випадку наприкінці місяця рахують загальний календарний фонд робочого часу, час невиходів та інших втрат. Із загального календарного фонду відраховують усі втрати і отримують фактично відпрацьований час.

Фонд робочого часу поділяється на цілоденний і внутрішньозмінний.

Внутрішньозмінний фонд – це кількість годин і хвилин роботи за зміну.

Цілоденний фонд робочого часу включає кількість робочих днів, необхідних відпрацюванню одним чи усіма працівниками протягом місяця, кварталу, року.

Ефективність використання цілоденного робочого часу аналізують на основі табельного обліку. Використання внутрішньозмінного робочого часу визначають шляхом проведення періодичних і одночасних обстежень (фотографій і самофотографій робочого дня, моментних спостережень) [4].

Фотографія проводиться з метою одержання даних для виявлення втрат робочого часу з різних причин та розробки організаційно-технічних заходів ізвдосконалення використання робочого часу. Її виконують за існуючої організації праці з усіма недоліками. Фотографія здійснюється спостерігачем або самим працівником (самофотографія) методом безпосередніх вимірів під час виконання виробничого завдання на робочому місці. На основі матеріалів фотографії складається фактичний баланс робочого часу у хвилинах і процентах, який порівнюється з нормативним. Для аналізу використання робочого часу розраховують три відносні показники: коефіцієнт ефективного використання змінного робочого часу; коефіцієнт неприхованих (явних) втрат робочого часу; коефіцієнт прихованих втрат робочого часу.

Таким чином, фотографія робочого часу дозволяє виявляти як наявні, так і невидимі, приховані втрати робочого часу з метою більш продуктивного його використання.

Метод моментних спостережень полягає в тому, що спостерігач через нерівні проміжки часу (моменти) фіксує те, що відбувається на робочих місцях в обраній зоні спостереження. За цього методу значно зростає кількість спостережуваних об’єктів (працівників, верстатів, машин), поліпшується оперативність одержання потрібної інформації, забезпечується достатня точність результатів спостереження. Недоліками даного методу є неможливість точного визначення тривалості тих чи інших видів втрат робочого часу протягом зміни загалом та в розрахунку на кожного конкретного працівника через те, що облік моменто-спостережень ведеться разом на всю сукупність спостережуваних об’єктів. Однак, цей метод також дозволяє обчислювати показники використання робочого часу, визначати його втрати, виявляти конкретні причини втрат, робити пропозиції щодо поліпшення використання робочого часу.

Ефективність використання робочого часу протягом місяця, кварталу, року аналізують за формою статистичної звітності (форма №3-ПВ «Звіт про використання робочого часу»).

 

10.4. Фактор часу в управлінні підприємством

Світові кризові явища набирають свої обороти в Україні, тому потрібно розглядати перспективи інноваційного розвитку підприємств і шукати альтернативні шляхи та сучасні моделі управління підприємством. Дані моделі мають базуватися на інноваційній основі зростання обсягів виробництва, більш ефективному використанні інтелектуальних ресурсів, своєчасному освоєнні результатів наукових досліджень із метою використання прогресивної техніки і технологій. Системне покращення організації підприємства, а саме використання методів тайм-менеджменту, дозволяє скоротити непродуктивні витрати праці і підвищити продуктивність праці.

Класиками теорії тайм-менеджменту вважаються Ф. Тейлор, К. Макхэм, М.Мескон. Нині ця проблема досліджується науковцями та публіцистами з різних країн і вже запропоновано чимало методів управління часу. Серед сучасних авторів пострадянського простору О. Горбачов, Є. Мерзлякова, В. Растимешин, Г.Архангельский, О. Гастев К. та інші. Найбільш широкого поширення отримали роботи, дослідження та підходи зарубіжних фахівців – Л. Зайверта, Й. Кноблауха, К.Бішофа, П. Дойля, Ст. Кові, Б. Трейсі, Б. Санто, Дж. Коулі та інших.

«Тайм-менеджмент» - категорія дещо абстрактна. Управління часом не існує в природі. Людина може керувати лише тим, на що може спрямувати свій вплив, наприклад, на розподіл власних коштів, на людей тощо. Усвідомлення природи часу та побудови життя необхідне з урахуванням двох основних характеристик часу – обмеженості та плинності. «Час – це гроші» – не зовсім точне твердження. Час має ширше застосування ніж гроші. Час – це все, що дано нам у цьому житті. Час і життя майже синоніми. Час – можна інвестувати. Все інше можна інвестувати лише з урахуванням часу. Людина потребувала і потребує універсальної валюти для оцінки шляху, який вона вибирає щомиті. Історично склалося, що це – гроші. Але час – мірило більш природне та універсальне. Тому бізнес природніше будувати на часових ресурсах, а не на грошових [6]. Тому постає необхідність широкого застосування системи управління часом.

На введення терміна «тайм-менеджмент» претендує компанія Time Management International. Її засновник, данець К. Меллер, в 70-ті роки винайшов Time Manager – складно влаштований блокнот-щоденник, який можна вважати прабатьком сучасного органайзера [7].

За С. Прентісом, тайм-менеджмент – це технології управління часом у реальних ситуаціях повсякденного життя, це безліч прикладів, прийомів і практичних рекомендацій, які роблять пропоновані концепції управління часом наочними і такими, що легко запам’ятовуються [8, c .145].

Тайм-менеджмент, як вважає Б. Трейсі, – це мистецтво управління не тільки своїм часом, а й життям у цілому. Він порівнює його з сонцем, а всі складові життя людини – сім’я, стосунки з іншими людьми, доходи, заробіток, здоров’я, саморозвиток – це планети, які рухаються навколо нього [9, c. 79].

На думку В. Усова, тайм-менеджмент – це управління перерозподілом обсягу роботи, необхідних ресурсів у заданому часі та просторі [10, c. 59].

Отже, на нашу думку, тайм-менеджмент – сукупність методів оптимальної організації стратегічного управління, планування, виконання проектів, поточних завдань та календарних подій.

Завдяки своїм властивостям час характеризує не тільки кількісні, але й якісні зміни в стані різних видів матерії. Саме час дає можливість виміряти будь-які форми руху і різнорідні процеси, з’ясувати внутрішні зміни у стані досліджуваних об’єктів, проникнути в сутність економічних явищ й процесів, зрозуміти закономірності їх розвитку [11, с. 26].

Час для підприємств є таким же важливим ресурсом як і гроші. Час – один із трьох параметрів, поряд із собівартістю і якістю, які визначають положення підприємства на ринку. Однак нерідко трапляються ситуації, коли на термінові і важливі завдання як підприємства в цілому, так і рядових співробітників не залишається часу, що породжує значний попит на використання тайм-менеджменту.

Слід зазначити, що інноваційний процес є наслідком добре організованого стратегічного планування й орієнтованого на ринок управління, в основі яких повинні бути результати довгострокового й середньострокового прогнозування науково-технологічного та інноваційного розвитку [12, с. 8]. У діяльності сучасних фірм акцент зміщується з довгострокового і середньострокового планування, що у 50-ті роки ХХ століття вважалося головною умовою успіху, на швидкість реакції на виклики ринку. Так, фахівці вважають, наприклад, що зміни відбуваються настільки швидко, що прогнозування майбутнього стає неможливим. Тому замість планування фірма має розвивати здатність швидко адаптуватись до мінливих умов своєї діяльності [13, с. 35].

Не потребує доказів той факт, що кожна організація являє собою досить складну в технічному та економічному плані структуру. І від вибору стратегії її роботи, від конкретного способу взаємодії та сполучення ланок її складових, від управління робочим часом залежить якщо не успіх підприємства цілком, то дуже значна його частина [14; 15].

На основі реалізації стратегії формуються бізнес-цінності, зовнішня культура, імідж підприємства. Це є підґрунтям для запровадження системи управління часом та можливістю створення внутрішньої культури. Система управління часом знаходиться між двома культурами – зовнішньою і внутрішньою. Жорстка конкуренція не тільки породила зростаючу хвилю нововведень, значно збільшилось число і розмаїття високотехнологічних товарів і послуг, але й істотно скоротила тривалість життєвого циклу товарів. Стратегія прискореної заміни товарів і послуг стає типовою для багатьох виробництв [8, с. 36]. Фактор часу поряд із ціною і якістю продукції визначає успіх функціонування підприємства на сучасному ринку (табл. 10.1), тому головною метою є ефективне використання часу.

Савчук В. [16, с. 124] стверджує, що в умовах кризи вирішальним фактором збереження результативності компанії є швидкість і підтверджує це можливістю використання теорії відносності та формули визначення енергії фізичного об’єкта:

 

                                                                                                (10.1)

де E – це результативність організації;

m – ресурс. маса або обсяг використаного ресурсу;

c – швидкість, із якою даний ресурс використовується.

 

Виражена в квадраті швидкість вказує на більш значну впливовість на результат у порівнянні з обсягом використаного ресурсу.

 

Таблиця 10.1. Вплив фактора часу на конкурентоспроможність підприємства

Фактор часу	Вплив на конкурентоспроможність підприємства
Мінімізація витрат	Мiнiмiзацiя витрат складування та зберігання за рахунок скоординованої, ефективної діяльності підприємства
Зменшення кінцевої ціни виробу	Аналіз основних i допоміжних видів діяльності допомагає встановити, в якому відбувається найбільше зростання вартості, та де є потенційні можливості її зниження за рахунок зміни розміщення видів діяльності
Швидка адаптація до змін на ринку	Впровадження системи швидкого реагування, яка дозволяє зменшити час виконання операцій та періоду доставки
Елімінація часу операцій	Скорочення виробничого циклу за рахунок зменшення часу надходження матеріального потоку на всіх ланках логістичного ланцюга

 

Систему тайм-менеджменту потрібно впроваджувати з позиції комплексного взаємозв’язку між внутрішніми факторами функціонування підприємства такими як: цілі, задачі, структура, технології, люди.

Важливим кроком під час створення ефективної системи управління часом є визначення мети діяльності як на короткий, так і на довготерміновий період. Управління на основі сформованої мети не пов’язане з додатковими зусиллями, оскільки базується на процесі планування з визначенням граничних термінів виконання намічених дій або заходів. Мета не тільки визначає ті дії, які варто здійснити, але і стимулює їх виконання. Необхідно перетворити мету в план дій, серед яких визначити найбільш пріоритетні напрями. Успішне ранжування завдань за важливістю має значний вплив на зростання ефективності.

Для оцінки інноваційного типу виробництва часто використовуються часові критерії, які наведені в таблиці 10.2 [14, с.300].

 

Таблиця 10.2. Порівняльна характеристика традиційного та інноваційного типів виробництва

 

 

За інноваційного типу виробництва усі процеси виконуються швидко, оперативно, точно, а тривалість виробничого циклу триває дні з тенденцією до зменшення. Якщо говорити про традиційний тип виробництва, то тут спостерігається більша тривалість усіх процесів на підприємстві. Тому інноваційний тип виробництва використовувати ефективніше ніж традиційний.

Зазвичай управління часом є необхідним у розвитку будь-якого проекту, оскільки визначає час закінчення проекту і його масштаб. Потрібно зауважити, що для інноваційного розвитку важливу роль відіграє термін окупності інноваційних проектів, адже він характеризує ризик і ліквідність проекту, оскільки показує, як довго інвестиційний капітал буде «в стані ризику». Таким чином, за інших рівних умов, чим коротший термін окупності, тим більш ліквідний проект. Тривалий термін окупності означає, що інвестовані кошти будуть зв’язаними протягом багатьох років і тому проект є відносно неліквідним [14, с. 405]. Сьогодні можна говорити про те, що час є одним із ключових рушійних факторів впливу на інноваційні підприємства, оскільки інноваційна діяльність завжди пов’язана з ризиком.

В основі інноваційного шляху розвитку лежить цілеспрямований процес пошуку, підготовки і реалізації інновацій, які дозволяють підвищити ефективність виробництва. Важливу роль у цьому процесі відіграє інноваційна інфраструктура. Вона забезпечує як рух потоків інформації, знань, технологій, ринкових потоків, так і взаємодію між різними інституціональними структурами.

На значення інноваційної інфраструктури вказують дослідження американського вченого Ф. Лінна, який встановив, що середній період освоєння інновацій складав: з 1885 по 1919 рік – 37 років, з 1920 – 1944 роки – 24 роки, з 1945 – 1964 роки – 14 років; квантова фізика, атомна енергетика, електроніка – 3–5 років, мобільний телефон – 1 рік. Інноваційна інфраструктура почала формуватися з початку 50-х років ХХ століття, мала розвиток у середині 90-х років ХХ століття, що також підтверджує значну роль інноваційної інфраструктури в супроводі всіх етапів інноваційного процесу для збереження його безперервності і зменшення термінів освоєння інновацій.

У процесі управління інноваційною діяльністю тайм-менеджмент є невід'ємною частиною діяльності будь-якої успішної компанії. Він відіграє важливу роль у функціонуванні підприємства, адже чим швидше та оперативніше вийде компанія на ринок та опанує його, тим більший прибуток вона отримає. Фактор часу прямо впливає на економічні показники реалізованого нововведення (рис. 10.2).

Тому одним із критеріїв ефективності інноваційної технології повинна служити тривалість стадії підготовки інновації до виходу на ринок нового продукту або послуги. Однією із тенденцій є скорочення тривалості розробки нових товарів та їх життєвого циклу за зростання загальних витрат, пов’язаних із створенням нового товару через їх складність. Необхідно звернути увагу на негативний вплив затягування тривалості розробки, скорочення терміну життєвого циклу продукції [17, с. 37].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 10.2. Зростання прибутку за рахунок випередження виходу інновації на ринок

 

Якщо підприємство в XXI столітті не займається управлінням часу, це означає, що інші конкуренти виграють конкурентну боротьбу при тому ж рівні цін і якості, але займаючись управлінням часом. Не можна упускати жодної можливості стати в чомусь ефективніше і краще за інших. Щоб встигати і вчасно досягається результату, бути попереду конкурентів, необхідно вміти контролювати час. У таблиці 10.3 наведено характеристику впливу фактора часу на діяльність підприємства.

 

Таблиця 10.3. Приклади впливу фактора часу на діяльність підприємств

 

На інноваційних підприємствах Китаю ділять весь інноваційний процес на багато маленьких етапів. Над кожним етапом може працювати декілька десятків співробітників у командах. За необхідністю люди можуть мігрувати з команди до команди. Часто робота над етапами може йти паралельно або включати в себе представників різних відділів. Працівники допомагають один одному, вважаючи, що головне – це вчасно виконаний проект. Вони використовують неформальні відносини, які допомагають скоріше вирішити проблему [17].

В Японії існує методика «кайдзен», в яку закладено принцип «однієї хвилини». Принцип цієї методики полягає в тому, що людина займається певною справою рівно одну хвилину, але день у день і в один і той же час. Одна хвилина часу – це зовсім мало, а значить легко здійснимо для будь-якої людини. Лінь не встане на вашому шляху. Ті ж самі дії, які ви не хотіли виконувати протягом півгодини, придумуючи відмовки або виправдання, ви з легкістю виконайте за хвилину [18, с. 216].

Автором даної концепції менеджменту є Масаакі Імаі. Він вважає, що кайдзен - це справжня філософія, яка може бути однаково успішно застосована і в бізнесі, і в особистому житті. У японській мові слово «кайдзен» означає «безперервне вдосконалення». Виходячи з цієї стратегії, в процес вдосконалення залучаються всі -від менеджерів до робітників, причому її реалізація потребує відносно невеликих матеріальних витрат. Філософія кайдзен припускає, що підприємство повинно бути орієнтоване на постійне поліпшення. Тому застосування вказаної стратегії є досить доцільним на інноваційних підприємствах.

На заході практикують гнучкий графік роботи, що дозволяє працівникам так організувати своє життя, щоб вони могли присвятити себе фірмі. Гнучкий графік роботи, відзначають фахівці, - це взаємовигідна практика як для працівників, так і для роботодавців. Важливо відзначити, що ефективність роботи, як правило, не знижується, а зростає. Недаремно половина фірм у Європі працюють за таким графіком. У разі скорочення часу роботи працівника, формується соціально-психологічний клімат, що дозволяє більш сконцентруватися на виконанні своїх обов’язків і не відволікатись на інші справи.

 

Рис. 10.3. Сітковий графік розвитку ринку новацій

 

Використання сіткового планування розвитку ринку новацій (рис. 10.3) дозволяє розраховувати його основні параметри на основі методу графічної побудови й оцінки результатів розвитку проекту в часі (GERT).

Особливістю даного графіка є обмежені можливості замовника (фізичної особи або підприємства) з керування послідовністю фаз розвитку ринку, однак це не перешкоджає здійсненню моніторингу ринкових процесів, виявленню й використанню наявних потенційних можливостей поліпшення результатів господарської діяльності замовника.

На рис. 10.3 чітко прослідковується паралельне виконання робіт, що суттєво скорочує термін виходу продукції, що підтверджує значущість ресурсу часу та його ефективного використання.

Управління часом - це дія чи процес тренування свідомого контролю за кількістю часу, витраченого на конкретні види діяльності, у якому спеціально збільшуються ефективність і продуктивність. Управління часом може допомогти поряд із навичками, інструментами і методами, що використовуються під час реалізації конкретних цілей, проектів та завдань. Цей набір включає у собі широкий спектр діяльності, а саме: планування, розподіл, постановку цілей, делегування, аналіз тимчасових витрат, моніторинг, організацію, складання списків і розстановку пріоритетів. Система керування часом – це поєднання процесів, інструментів, технік і методів.

Прикладом ефективного використання часу є віртуальні підприємства. Вони є повністю орієнтованими на замовника, оскільки його основні характеристики – швидкість виконання замовлення і повнота задоволення потреб клієнта. Так як клієнти та виконавці об’єднані у відкриту мережу, то межі між взаємодіючими підприємствами стають нечіткими і прозорими. Така структура створюється шляхом інформаційної інтеграції ресурсів партнерів. При цьому відбувається інтеграція культур, традицій, ресурсів, досвіду, знань підприємств-партнерів. Виникає штучне співтовариство, сформоване електронним шляхом, що дуже часто продовжує життєвий цикл окремого підприємства.

Метою віртуального підприємства є швидке реагування на ринкові вимоги й максимізація ступеня використання ресурсів підприємств, а не отримання прибутку шляхом максимального задоволення потреб споживачів у товарах (послугах) як у традиційного підприємства. Віртуальне підприємство збільшує швидкість і якість виконання замовлення шляхом об’єднання ресурсів різних партнерів у єдину систему. Якщо традиційному підприємству для розробки і виведення нового товару на ринок потрібне залучення значних ресурсів, то віртуальне підприємство завдяки інформаційно-комунікаційній ідеології може набагато швидше знайти нових партнерів, які володіють відповідними ринковим потребам ресурсами, знаннями та здібностями.

Можна виділити основні кроки тайм-менеджменту на підприємстві [19, с. 13]:

1) чітке формулювання цілей;

2) складання плану їх досягнення;

3) визначення виконавців;

4) встановлення пріоритетів завдань;

5) концентрація зусиль на виконання найважливіших завдань;

6) наполеглива робота над виконанням поставлених завдань;

7) моніторинг досягнення поставлених цілей.

Оскільки головним фактором на підприємстві є людський капітал, тому впровадження системи управління часом необхідне з урахуванням особистого тайм-менеджменту:

-    планування часу має бути регулярним, системним і послідовним;

-    використання методів гнучкого планування без використання жорстких параметрів часу, орієнтація та реагування на зміну ситуацій;

-    необмеження в жорстких рамках плану;

-    фіксація результатів у письмовій формі;

-    делегування повноважень;

-    виконання тільки дійсно важливих справ (Принцип Паретто);

-    обмеження зовнішніх відволікань.

Дослідивши тайм-менеджмент в умовах сьогодення, можна зробити висновок, що управління часом зазнало значних змін форм та ознак. Тайм-менеджмент набув статусу частини результативного управління підприємства у цілому та особистості зокрема [20, с. 267].

Тайм-менеджмент дає змогу: швидко досягати своїх цілей; встигати робити всі важливі справи; мінімізувати «аврали» на роботі; уникнути «провалів» у проектах, завданнях тощо; працювати лише 40 год. на тиждень; приділяти більше уваги своїй родині; стати високоорганізованою і пунктуальною людиною.

Важливо відзначити, що поряд із іншими управлінськими інструментами, тайм-менеджмент дозволяє працювати в складних умовах обмеженості часу без втрати якості ухвалених рішень, дозволяє підвищити продуктивність праці та зменшити витрати часу. Тому на інноваційних підприємствах це є ключовим елементом успіху. Тайм менеджмент – одна з найбільш вигідних інвестицій.