Тема 7: Форми ділової розмови (4 год)
План
1. Створення сприятливого психологічного клімату.
2. Спілкування з представниками преси.
3. Прес-конференція.
Література
1. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношении. - М.. 2002.
2. Джонсон Д.В. Соціальна психологія. Тренінг міжособистісного спілкування: Пер. з англ. – K., 2003.
3. Діловий етикет Автор-у кладач І.Афанасьє в. 2-ге вид. – K., 2001.
4. Жариков Е.С. Психология управления. Книга для руководителя и менеджера по персоналу. - М.. 2002.
6. Чмут Т.К., Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування: Навч. посіб. – К.: Знання, 2007.
Методичні рекомендації
1. Будь-яка зустріч починається зі створення сприятливого для спілкування психологічного клімату. Цю складову ні в якому разі не можна недооцінювати, бо саме вона запам’ятовується на емоційному рівні як враження від зустрічі, від уміння співбесідника вести бесіду і логічно доводити свою точку зору, при цьому не зупиняючи партнера образливими випадами.
Ось основні правила, які допоможуть досягти успіху при створенні сприятливих умов і ділової атмосфери.
1) Не шукайте односторонніх вигод.
Ви будете надто нудним співбесідником, якщо будете думати лише про себе, про свої проблеми і про свій зиск у справі. Оскільки партнер теж прийшов зі Своїм баченням цієї проблеми, то в результаті зустрічі, у кращому випадку, кожен залишиться при своїй думці. У гіршому - можливий конфлікт.
2) Зацікавте партнера своєю пропозицією.
Для цього треба повести розмову так, щоб партнер сам вимовив те, що ви хотіли йому запропонувати. ГІри цьому намагайтеся вловити його точку зору і побачити речі його очима.
Появи інтересу з боку співрозмовника можна домогтися шляхом визнання його важливості або важливості його фірми. Дія цього прийому полягає в тому, що в основі поведінки кожної людини лежить бажання бути достойно і справедливо оціненою.
3) Проявляйте виняткову увагу до співрозмовника.
Задавайте питання, на які можете отримати поширену відповідь. Дайте можливість більше говорити йому, але не дуже захоплюйтесь цим: Звертайтеся на ім’я.
Природно, коли маєш справу з великою кількістю людей; запам’ятати імена всіх дуже важко. Тому, щоб краще запам’ятати імена і прізвища людей, яких вам представляють, треба запам’ятати три основних закони вашої пам’яті.
Закон враження. Чим яскравіше і сильніше враження про те, що ви хочете запам’ятати, тим швидше і краще ви це зробите. При новому знайомстві проявіть інтерес до цієї людини, тобто попросіть повторит и її ім’я і по батькові, якщо воно незвичайне, запитайте як воно пишеться.
Закон повторення. Можна запам’ятати все, що завгодно, якщо цей матеріал повторити багато разів. Але не слід захоплюватися, оскільки лише усвідомлене запам'ятовування дає максимальний результат.
Закон асоціацій. Для більш ефективного запам’ятовування матеріалу треба зв’язати його з будь-яким-іншим фактором, який допоможе вам згадати вихідні дані.
4) Доводячи свою правоту, намагайтесь не сперечатися.
Існує думка про то, що «у суперечці народжується істина». Насправді це правильно лише у випадку використання конструктивної суперечки.
Всім знайома ситуація, коли кожен зі сперечальників зрештою доводить, що саме його варіант вирішення питання найкращий. Зрештою кожен залишається при своїй думці або співбесідники розходяться ворогами. А в інтересах справи - це небажаний результат.
Існують випадки, коди ми впевнені, що думки, висловлені вашим співрозмовником неправильні. Відмовтеся від задоволення одразу ж вказати на його помилки., ви можете досягти умовної перемоги, при цьому втративши прихильність співрозмовника. Якщо ви відчуваєте, що помиляєтеся, знайдіть рішучість визнати це.
5) Не говоріть співрозмовнику образливих слів.
Психологія суперечки підпорядковується закону «емоційного дзеркала»: нервозність одного породжує нервозність іншого, злість породжує злість.
6 ) У діловому спілкуванні можна виділити два види ставлення до навколишнього світу.
Позитивне мислення більш сприяє створенню гарного психологічного клімату в будь-якій бесіді. А максимальний виграш від негативного мислення дорівнює нулю. Можна більше виграти, якщо направити свій розум на вирішення проблем замість гою, щоб нарікати на їх існування.
2. Спілкування з представниками преси.
З тієї пори, коли перша газета дала завдання своєму першому кореспондентові зробити перший в історії ’ репортаж, представники ЗМІ почали невтомно переслідувати громадських діячів, намагаючись здобути якомога більше фактів з їх життя.
Потрібно прагнути налагоджу вати добрі стосунки з представниками ЗМІ. У спілкуванні з пресою треба миттєво реагувати на кожне питання, бути правдивим, але при цьому повідомляти лише той об’єм інформації, який, по-вашому, слід привідкрити.
Ефективно використовуйте можливості преси, щоб впливати на мільйони людей, які в протилежному випадку навіть не почують про вас. Коли у вас беруть інтерв’ю, вас, безперечно, використовують, але й вам слід використовувати пресу. І не важливо яка у вас при цьому мета. Щоразу, спілкуючись з пресою, ви маєте шанс сказати те. шо думаєте або те. що хочете.
Як особа, що має контакти з пресою, вп будете втягнуті у безліч ситуацій, пов’язаних із засобами масової інформації - ситуацій, які між іншим, не завжди стосуються представників преси. Використовуйте усі допустимі засоби, щоб у поратися з усіма можливими ситуаціями, очікуваними і неочікуваними. Ось декілька характерних ситуацій:
- промова;
- участь у прес-конференції:
- представництво на засіданні клубу або якого-небудь товариства;
- викладання курсу лекцій;
-і нтерв’ю для газети;
- участь у дебатах;
- зустріч з політичним суперником віч-на-віч;
- висунення своєї кандидатури на виборах на якусь громадську посаду;
- участь у теле- і радіо конференції;
- організація якоїсь серйозної компанії.
Таким чином, хоча в багатьох перелічених ситуаціях ви, на перший погляд, можете і не мати безпосередніх стосунків з пресою, все ж ваша діяльність виявиться в полі зору інших членів суспільства і зрештою може стати здобутком журналістів.
3. Прес-конференція.
Сьогодні практично будь-яка організація час від часу проводить прес- конференції. Сучасні бізнесмени проводять прес-конференції з будь-якого приводу, включаючи повідомлення про випуск нового товару, надання нової послуги, про отримання патента на нові ліки тощо.
Фірма може скликати прес-конференцію, щоб виправдатися або порозумітися в якійсь складній ситуації. Представники влад також організовують такі заходи, щоб надати мерові можливість відповісти на питання преси і повідомити громадськості якусь важливу новину.
Знаменитості - актори, спортсмени, письменники організовують прес- конференції. щоб з’ясувати проблеми, які виникли з законом, намагаючись при цьому схилити до себе пресу.
До прес-конференції слід готуватися ретельно. Треба мати в наявності вже готову заяву, котру ви можете розповсюдити або просто прочитати в мікрофон перед представниками пресп. У заяві слід завжди вказувати найбільш важливі пункти промови. Після того, як заява прочитана, можна відповідати на питання журналістів.
Намагайтеся передбачити питання, які можуть задати журналісти, і від репетируйте ваші відповіді. Відповідайте на питання авторитетно, викликаючи у слухачів довіру.
До конференції слід ставитися як до слушної нагоди донести правду до суспільства. Замовчування фактів підриває довіру і змушує журналістів шукати правду з інших джерел інформації. Не намагайтеся обманювати і фальсифікувати факти. Обман громадськості і ЗМІ просто не пройде. Цією довірою нехтувати не можна, бо втративши раз. важко повернути її.
Ще до початку прес-конференції слід вирішити, що ви хочете донести до преси і громадськості. Поміркуйте заздалегідь над тим, що хочете сказати, пройдіться по основних пунктах заяви, сформулюйте її декількома словами., заздалегідь напишіть скорочено цитати, щоб за необхідності готова заява постала у вашій пам’яті. Визначте свою стратегію, і уникайте конфліктів.
Традиційно після офіційної частини журналісти збираються навколо організаторів прес-конференції. Вони хочуть задати вже особисті питання, відшукують матеріал для спеціальних заміток.
Запитання для самоконтролю
1. У чому полягає створення сприятливого психологічного клімату під час ділового спілкування?
2. Розкажіть про особливості спілкування з представниками преси.
3. Розкажіть про організацію прес-конференції.