Лекція 12. Тайм-менеджмент для системних адміністраторів
1. Принципи тайм-менеджменту
Тайм-менеджмент представляє особливу складність для системних адміністраторів, оскільки наші проблеми унікальні (суміш проектів і переривань), наші технічні наставники не особливо сильні в тайм-менеджменті, а наші далекі від техніки начальники нічого не тямлять в нашій роботі. Однак у нас в активі то, що ми самі технарі і для організації свого часу можемо застосовувати технологічні рішення.
• Зовнішні переривання (клієнти) і переривання, які ми самі собі нав'язали (інтернет-пейджер, повідомлення про нові електронні листи і т. Д.), Згубні для продуктивності. Повернення від переривання до роботи вимагає часу і загрожує помилками.
• Спільно з колегами організуйте взаємну захист від переривань, щоб хтось із них обробляв переривання в той час, коли вам необхідно працювати над проектом.
• Всю інформацію по тайм-менеджменту зберігайте в єдиній базі даних. Коли все знаходиться в одному місці, організованість дається легше.
• Бережіть свій мозок для важливої інформації. Використовуйте його безпосередньо для роботи, а списки справ, зустрічей і просто замітки записуйте в органайзер.
• Розробляйте процедури і дотримуйтеся їх. Замість того щоб періодично винаходити велосипед або повторювати процес прийняття рішень, організуйте робочі процедури.
• Виробляйте звички і заклинання. Вони дозволять вам повторно застосовувати вдалі рішення.
• Зберігайте зосередженість під час роботи над проектом. Ви будете працювати краще, якщо зосередитеся на чомусь одному.
• У повсякденному житті користуйтеся тими ж прийомами, що і на роботі. Ваше життя поза офісом безумовно важлива, і її слід організувати тими ж методами, що і професійну діяльність, а то ви забудете про відпочинок і розваги.
Фішки
Кожен готовий дати пораду, як уникнути відкладання справ в довгий ящик. В Google ви знайдете десятки тисяч посилань. Ви знайдете таблиці, складені в університетських консультаційних центрах, які допомагають вам розібратися з факторами, що заважають вашій роботі. Ви знайдете книги і статті. Ви знайдете списки з десятками причин, які змушують людину день у день відкладати якусь справу, і дізнаєтеся, як з цим боротися. ви знайдете професійних «вчителів життя», які (особисто або по телефону) навчать вас долати цю та інші життєві проблеми (за плату). Вибирайте, що вам більше підходить. Зробіть це прямо зараз.
Я думаю, ви повинні перш за все запам'ятати, що відкладати справа «на потім» природно. Така поведінка відбувається з боязні і невпевненості в собі. Ми всі боїмося змін. Ми всі сумніваємося в своїй здатності досягти результату.
Замість того щоб концентруватися на невпевненості в собі, перенесіть увагу на протилежний об'єкт - ваше самоповагу. Самоповага подібно стосі покерних фішок. Якщо у вас мало фішок, ви можете робити лише маленькі ставки.
Це означає, що ви не зможете виграти купу грошей. Вам доведеться часто пасувати, щоб не втратити останню фішку. Коли у вас багато фішок, ви можете робити великі ставки, здатні принести великий виграш. Ви можете ризикувати. ви можете робити те, на що ніколи б не зважилися з невеликим кількістю фішок. Ви можете виграти!
При низької самооцінки ми з більшою ймовірністю кинемо розпочату справу або навіть не приступимо до нього. Не намагаючись, нічого не доб'єшся. Ось ми і не добиваємося. При високій самооцінці ми легше йдемо на ризик і ставимо себе в становище, в якому можемо виграти.
Тепер зрозуміло, чому я порівняв самоповагу з великою стопкою фішок?
Магія в тому, що фішки самоповаги існують тільки у вашій свідомості, і ви можете створити їх скільки завгодно!
У покері фішки є реальними фізичними об'єктами. Ви не можете клацнути пальцями так, що з'являться нові фішки. Зате ви можете виконати якийсь ритуал, щоб чарівнимчином збільшилася кількість фішок вашого самоповаги. Моє заклинання «Краще раніше, ніж пізніше» дає мені фішки, що допомагають не відкладати справи на потім. прояви любові улюбленим вами людиною дає вам нові фішки. мовчазна підтримка колег, що дозволяє вам читати цю книгу, породжує нові фішки. Допомагає все, від чого зростає кількістьваших фішок. Якщо гучні вигуки «Я можу!» Додають вам фішок самоповаги, кричіть, скільки хочете.
Дуже просто, так?
Фахівці сходяться на думці: покупка цієї книги, так би мовити, «автоматично» збільшує кількість наявних у вас фішок. Переверніть сторінку і приступайте до роботи.
2. Зосередженість як засіб проти переривань
Вам важко заснути?
Заснути - все одно що дати мозку розслабитися. Як ви можете розслабитися, якщо вам треба пам'ятати про завтрашні справи? У вас не вийде і те й інше одночасно.
Покладіть поруч з ліжком ручку і блокнот. Якщо щось не дає вам заснути, зробіть запис у блокноті і знову попітайтесь заснути. Готовий посперечатися, ви скоро заснете.
Цей прийом працює і тоді, коли ми чимось стурбовані або розсерджені. Занепокоєння не дає нам заснути, тому що ми намагаємося не забути зробити щось, що відноситься до предмету занепокоєння. Гнів не дає нам заснути, тому що ми намагаємося не забути про те, що розсердилися. Якщо ви запишете свої неспокійні або гнівні думки, ваш мозок зможе розслабитися, тому що ви знаєте: вранці блокнот буде поруч.
Ще краще, якщо ви зателефонуєте собі на роботу і залишите повідомлення на автовідповідачі. Цей прийом можна застосувати скрізь, де є телефон. І він виключає для вас шанс забути блокнот будинку!
У багатьох стільникових телефонів і МРЗ-плеєрів є вбудований диктофон. Заведіть звичку користуватися диктофоном, щоб не забути вдалі ідеї.
• Важливо підтримувати зосередженість. Зосередженість досягається за допомогою усунення відволікаючих чинників і ефективної обробки переривань.
• Переривання, по суті, є спробою інших людей керувати вашим часом. Переривання - споконвічний ворог зосередженості і, отже, тайм-менеджменту.
• Переривання завдають шкоди, оскільки вони затримують виконання поточної роботи, а повернення до неї значною кількістю помилок з вашого боку. Виправлення цих помилок може зайняти більше часу, ніж сама робота.
• Усунення відволікаючих чинників дозволяє вам підтримувати зосередженість. Приберіть все зайве з робочого столу і з екрана комп'ютера. Приберіть відволікаючі вас предмети з робочою кому нати. Вимкніть інтернет-пейджери, повідомлення про нові електронні листи і т. П.
• У кожного свій період піку розумової і фізичної активності. З'ясуйте, в який час настає ваш пік, і відповідно плануйте робочий день.
• Перша година робочого дня може виявитися найпродуктивнішим, оскільки у вас буде мінімум переривань. Прийшовши на роботу трохи раніше колег, ви зможете збільшити цей відрізок. Не витрачайте це час на обслуговування системи; скористайтеся ним для роботи над проектами.
Правило «Делегуйте, реєструйте або дійте» дозволяє вам керувати своїм часом. Дотримуйтеся його, коли вашу роботу переривають. Делегування завдання означає доручення її іншого співробітника. Реєстрація дозволяє вам зафіксувати питання, але вирішити його в більш зручний час. дія неминуче лише в самому крайньому випадку, наприклад при відмові системи.
• Реєструючи запит, ви отримуєте можливість планувати своє час, не залежачи від переривань. Ми обговоримо цю тему в розділі 8.
• Беручи запит клієнта, ви повинні всім своїм виглядом демонструвати це. Переконайтеся, що клієнт бачить, як ви реєструєте запит, і отримаєте його підтвердження.
• Клієнт віддає перевагу знати напевно, що його запит прийнятий (навіть якщо він буде виконаний пізніше), а не гадати, чи дійшов він до вас.
• Система реєстрації клієнтських запитів, така як RT, дозволяє вам зберігати їх в єдиній базі даних, щоб інші системні адміністратори могли їх обробляти, а клієнти - перевіряти поточний статус своїх запитів.
• Ніколи не покладайтеся на пам'ять, якщо клієнт звертається до вас із запитом. Записуйте запит на папері або в електронному вигляді. Мозок знадобиться вам для більш важливої роботи.
Деякі загальні поради
На жаль, в цій книзі неможливо дати конкретні рекомендації про те, як ви повинні працювати. Я навіть не знаю, яка операційна система у вас встановлена. Проте я можу порадити наступне:
• Сім разів відміряйте, один раз відріжте. Перш ніж зробити незворотні дії, оціните всі наслідки.
• Створення резервної копії до того, як змініть файл. Резервна копія позбавить вас від багатьох проблем. Однак створювати її слід до внесення змін!
• Якщо нічого не вдіє, почитайте документацію. якщо вам не вдається знайти рішення, зверніться до джерел, про які ви часто забуваєте.
• Під час налагодження вносите тільки одна зміна за раз. Вносячи тільки одна зміна, ви бачите, що вплинуло на систему. Так вам вдасться уникнути плутанини в процесі налагодження.
• Завжди тестируйте свою роботу. Деякі люди, здається, ніколи не помиляються. Однак я виявив, що вони ретельно тестують те, що зробили; просто ми цього не бачимо.
• Робота не закінчена, поки її не протестує клієнт. вам може здаватися, що ви зробили все, як треба, але поки клієнт не перевірив вашу роботу, ви не зможете дізнатися, чи вирішили ви його проблему.
• Найдивніші проблеми часто походять від невірної конфігурації DNS. DNS впливає на роботу багатьох підсистем, часто самим незрозумілим чином. нерідко проблема з DNS маскується під іншу проблему. Це справедливо як щодо клієнтських комп'ютерів, яким недоступні їх DNS-сервери, так і по відношенню до клієнтів, які намагаються досягти адресата, користуючись помилковою інформацією, отриманою від DNS.
Головне почати
Почавши якусь справу, ви зрозумієте, що все не так складно, як очікувалося. Ми часто не беремося за роботу, шукаючи виправдання в тому, що у нас немає на неї часу. Однак, приступивши до дій, бачимо, що вона виконується досить швидко.
Одна знайома обіцяла мені читати рукопис цієї книги і ділитися враженнями, але її відгук про першому розділі прийшов на кілька тижнів пізніше, ніж я очікував. Вона відкладала цю справу, тому що переконала себе, що їй потрібно безперервний двогодинний відрізок часу, щоб виконати роботу як слід. Виявилося, що в першому розділі менше десяти сторінок, і знайома прочитала її всю за півгодини.
Якби вона просто почала читати, а не міркувала, коли краще почати, то впоралася б набагато швидше.
3. Рутинні процедури
Хороша процедура дозволяє вам економити зусилля і скорочує час на прийняття рішень.
• Процедури дають вам можливість «один раз подумати і багато разів зробити ».
• Розробіть процедуру, згідно з якою ви будете завжди записувати призначені зустрічі і необхідні справи в органайзер і всюди носити його з собою.
Чим більше процедур ви разработаете, тим менше розумової енергії ви будете витрачати на рішення незначних питань і тим краще ви зможете зосередитися на творчій стороні вашої професії. Перегляньте свій робочий день на предмет можливості створення власних процедур. Покажчиками на такі можливості є:
• Події, що повторюються, не включені в розклад.
• Завдання технічного обслуговування.
• Підтримка взаємин і робочої обстановки.
• Ситуації, в яких роздуми про якійсь справі забирають більше часу, ніж воно саме.
Речі, які ви часто забуваєте.
• Одноразові або фонові завдання, які не можна все час ігнорувати.
• Підвищення професійного рівня.
• Інформованість про новинки.
Заплануйте час на читання
Ви не встигаєте прочитати все комп'ютерні журнали, на які підписалися? Заплануйте один годину на читання щотижня. Знайдіть затишне місце і читайте, скільки зможете.Викидайте те, що не вдалося прочитати; цікавтеся тільки найсвіжішою інформацією.
4. Система Цикл
Необхідно вміти реєструвати всі клієнтські запити і доводити їх виконання до кінця (або відхиляти). Клієнти (ті, кого ви обслуговуєте) і менеджери (ті, хто вирішує, коли підвищувати вам зарплату) цінують це вміння, тому що хочуть, щоб їхні запити і проекти виконувалися, а не «спускалися на гальмах».
• Хороший «завершальний кидок» - ключ до підвищення по службі.
• Не дайте запитом померти в зародку - реєструйте їх все без винятку. Якщо клієнт зустріне вас в коридорі і попросить про щось, не покладайтеся на свою пам'ять. Якщо ви не можете відразу записати прохання, запропонуйте клієнту відправити її вам по електронній пошті або в систему реєстрації клієнтських запитів. Так ви перекладете відповідальність за реєстрацію прохання на клієнта, що не ризикуючи забути про неї.
• Ніщо так не ображає, що не злить і не розчаровує клієнта, як обіцянку, дану системним адміністратором і потім забуте.
• Чим більше справ ви повинні зробити, тим важче вам організувати свою роботу. Починаючи з якогось моменту ви будете витрачати більше часу на організацію роботи, ніж на її виконання.
• Щоб не забувати запити, реєструйте їх надійним способом. Людський мозок не так надійний, як папір або електронні пристрою. Записуйте запити в той момент, коли отримуєте їх. Завжди записуйте всі запити. Бережіть свій мозок для болем важливих завдань.
Системи зі списками справ не працюють по ряду причин. Безладно розкидані записи губляться. Єдиний список справ перетворюється в гнітючий Нескінченний Фатальний Список. Обидві системи негативно впливають на самооцінку.
• У системі Цикл використовуються календар зустрічей і важливих дат, список довгострокових цілей, список справ на сьогодні (і на кожен день) і розклад на сьогодні, що дозволяє планувати роботу.
• Кожен день починається з десятихвилинної планування. Вивчіть календар, щоб зрозуміти, скільки часу у вас піде на зустрічі і наради. Решту часу ви можете присвятити справах з сьогоднішнього списку. Ви визначаєте, чи достатньо у вас часу для виконання всіх справ зі списку, і, якщо буде потрібно, переносите низькопріоритетні справи на інші дні або ведете переговори з клієнтами про перенесення термінів.
Почніть прямо зараз!
Коли ви почнете дотримуватися системи Цикл, вона здасться вам незручною. Однак з часом ви відчуєте себе більш комфортно. Ви пристосуєте її під свій стиль, коли краще в ній розберетеся. Психологи стверджують, що для формування звички потрібно 21 день. Протягом 21 дня наполегливо робіть одне і те ж, щоб ваш мозок почав ставитися до цієї справи як до звички, що не вимагає особливих зусиль. моє правило "список справ на кожен день" не стане вашою звичкою, поки ви не почнете його дотримуватися. Заплануйте до виконання вашу нову звичку на сьогодні. Решта 20 днів вам буде набагато простіше.
5. Система Цикл: списки справ і розкладу
• Протягом дня виконуйте намічений план. Відзначайте виконані пункти хрестиком, а перенесені - рискою.
• Ближче до кінця робочого дня обробіть всі невиконані пункти, щоб затримки у виконанні запитів були неприємним сюрпризом для клієнтів.
• В кінці дня всі пункти виявляються обробленими в тому сенсі, що вони або завершені, або якимось чином перенесені на наступні дні. Мета цієї процедури в тому, щоб залишити офіс ні з відчуттям непосильної ноші, а з усвідомленням того, що всі завдання під контролем. Ви можете піти додому з посмішкою, знаючи, що впоралися з сьогоднішніми справами. Завтра буде нова робота.
• Якщо ви переробили все справи до кінця робочого дня, нагородите себе. Ви можете зайнятися своїм особистим проектом, почитати технічну літературу, навести порядок в приміщенні, створити заділ на Наступного дня і т. д. Якщо у вас гнучкий графік, можна піти додому раніше.
• Якщо протягом дня з'являються нові справи, їх слід запланувати на завтра, або доведеться перетрусити сьогоднішнє розклад, щоб виконати їх сьогодні. Якщо по ходу робочого дня постійно виникають справи, які треба зробити «прямо зараз», можна вже при плануванні відвести певний відрізок часу на обробку цих переривань.
• Управляти особистими справами можна по цій же системі. застосовуючи єдину систему для роботи та особистого життя, ви, по-перше, практикуєтеся в системі Цикл, по-друге, носите з собою тільки один інструмент тайм-менеджменту, нарешті, не забуваєте про особисті справах, від чого ваше життя робиться світліше.
• Важливо не те, якої системи ви дотримуєтеся, а то, що це система. Іншими словами, система Цикл хороша для мене, але якщо вас влаштовує інша, застосовуйте її. Правда, якщо ви читаєте цю книгу, ймовірно, у вас немає власної системи. Почніть застосовувати систему Цикл, а потім адаптуйте її під свої привички і стиль життя.
• Систему Цикл можна реалізувати за допомогою портативного комп'ютера або паперового органайзера. У кожного інструменту є свої плюси і мінуси. Спробуйте обидва і виберіть той, що вам більше підходить.
6. Система Цикл: робота з календарем
• Ведення календаря важливо для вас і вашої кар'єри. Пунктуальність асоціюється з відповідальністю і надійністю. Люди не є на зустрічі і забувають про нарадах, не отримують підвищення по службі.
• Без добре організованого календаря ви ризикуєте пропустити важливі події як по роботі, так і в особистому житті. необхідно дотримуватися балансу між роботою, сім'єю, громадською діяльністю, особистими проектами, сном і т. д. Ваш календар допоможе вам в цьому.
• У записнику повинна бути секція для запису зустрічей (нарад та інших подій). Записуйте дату і час зустрічі, як тільки домовтеся про неї. Не погоджуйтеся на зустріч, поки не звіряючись з календарем.
• Ваш календар є складовою частиною системи Цикл. Ви записуєте в нього зустрічі, наради, важливі події та іншу інформацію. Плануючи свій день, почніть з календаря, щоб скласти розклад і доповнити список справ на сьогодні.
• У паперовому органайзері можна записувати події в графи календаря за певною системою. Я спочатку вписую дні народження і річниці, потім відпустки і багатоденні заходи.
В середині графи календаря я пишу міні-розклад на цей день: ранкові зустрічі, обідня перерва, зустрічі в другій половині дня. Нижню частину графи я відводжу під плани на вечір.
• Домовляючись про зустріч, враховуйте свій ритм активності. якщо є вибір, плануйте розумову роботу на час піку своєї розумової активності.
• Складаючи спільні плани, завжди звіряйтеся з календарем, перш ніж погодьтеся на зустріч. Чи не дивуйтеся тим, що вашому співрозмовнику доводиться почекати, поки ви дістанете і відкриєте органайзер.
• Користуйтеся автоматичними засобами нагадування про зустрічі. Встановіть подачу сигналу на портативному комп'ютері. якщо у вас паперовий органайзер, використовуйте альтернативну технологію (наприклад, будильник).
• В паперовий органайзер можна записувати повторювані події на основі списків щотижневих, щомісячних і щорічних подій. У понеділок запишіть в календар все щотижневі зустрічі. У перший день місяця запишіть щомісячні зустрічі. А в перший день нового року - щорічні події.
• У більшості фірм є щорічний ритм діяльності. Наприклад, найбільш напружений час у торгуючих підприємств припадає на грудень. З'ясувавши цей ритм, ви зможете планувати свої проекти відповідно до нього. В іншому випадку ви будете гребти проти течії. Якщо у вашої фірми немає чітко вираженого ритму, визначте ритм для себе.
7. Система Цикл: довгострокові цілі
• Для досягнення довгострокових цілей вам потрібно сформулювати їх і діяти за відповідними напрямами.
• Чи не записавши свої цілі, ви так і будете тупцювати на місці в надії, що вам пощастить.
• Цілі мають бути вимірюваними: результат повинен бути відчутним або виражатися в цифрах так, щоб інша людина могла його перевірити.
• У цілей повинні бути вказані терміни: якщо ви знаєте, коли потрібно досягти мети, це допомагає вам дотримуватися певного ритму.
• Почніть з перерахування цілей, яких ви хочете досягти на роботі і в особистому житті через місяць, через рік і через п'ять років. Розставте пріоритети. Складіть список кроків, необхідних для досягнення ваших цілей. Занесіть наступний крок для кожної цілі в список справ на майбутнє. Раз на місяць переглядайте мети і кроки, міняйте пріоритети, якщо треба, і заносите наступні кроки в список справ.
• Виконуйте наступні кроки, як будь-які інші справи зі списку. Згодом кожна мета буде досягнута або буде під контролем.
• Регулярно переглядайте список цілей. Додавайте нові й видаляйте досягнуті. Обробляйте кроки відповідним чином .
8. Розстановка пріоритетів
• Якщо у вас багато роботи, розстановка пріоритетів набуває величезне значення. Правильні пріоритети ще більш важливі, якщо у вас фізично не вистачає часу на всі справи. Якщо ви не дуже завантажені, годиться будь-яка схема розстановки пріоритетів.
• Виконання справ в порядку їх слідування в списку - хороший підхід, коли справ небагато. Оскільки більш старі справи Обачним «спливають» до початку списку, ви їх неодмінно виконайте. якщо ви не знаєте, яке діло виконувати наступним, приступайте до наступного по порядку. Краще випо лніть перша справа в списку, ніж втрачати час на роздуми про те, яке з цих справ робити першим.
• Розстановка пріоритетів відповідно до очікувань клієнтів на увазі, що починати слід з тих справ, які, по мені нию користувачів, займають мало часу. Клієнти вважають, що швидко повинні виконуватися ті незначні запити, через які затримуються великі проекти. Розставляючи пріоритети по цій схемі, ви витратите стільки ж робочого часу, скільки і при будь-якій іншій, а ваші клієнти будуть задоволені.
• Призначаючи одному з проектів найвищий пріоритет, засновуйте свій вибір на ефекті. Проект з максимальним ефектом, що вимагає значних зусиль для його завершення, корисніше для вас, ніж більш простий проект з малим ефектом.
• Запитам, що виходить від вашого шефа, слід призначити особливий пріоритет. Вони нерідко викликані причинами, про які ви і не підозрюєте. Не допускайте, щоб через вас затримався його болем важливий проект!
• Щоб керувати своїм шефом, ви повинні робити три речі: доводити до його відома свої кар'єрні цілі; делегувати наверх тільки ті завдання, які вимагають застосування його повноважень; розуміти його цілі і сприяти їх досягненню. Роблячи це, ви краще погодите зі своїм шефом, а він стане більш гнучко реагувати на ваші запити, знаючи, що ви дієте в його інтересах.
9. Як впоратися зі стресом
• Системне Адміністрування- робота, сполучена зі стресом. Отже, вміння впоратися зі стресом має входити в число ваших професійних навичок.
• Нерідко найсильнішими джерелами стресу є відчуття перевантаженості роботою або конфліктуючі вказівки від кількох начальників, по-різному розставляють пріоритети.
• Справитися з відчуттям перевантаженості добре допомагає технологія тайм-менеджменту, особливо система Цикл.
• Проблему стресу, викликаного конфліктуючими пріоритетами, слід припиняти в корені. Для цього необхідно провести переговори з джерелами конфлікту або звести зацікавлені сторони для діалогу.
• Релаксацією можна управляти, і цьому треба вчитися. Вам слід виділити в своєму графіку час для цілеспрямованої релаксації за допомогою йоги, медитації, масажу або аналогічних методів.
• Ви повинні навчитися прийомам релаксації, щоб досягти позитивних результатів. Ви повинні запланувати свідому релаксацію, так само як плануєте заміну масла в машині.
• Відпустка - це не подарунок вам від роботодавця. Це частина вашого режиму релаксації і програми зняття стресу. Ви йдете у відпустку, щоб підтримати своє психічне здоров'я. Відмовитися від чергової відпустки - все одно, що відмовитися від чергового чищення зубів. Вам може здаватися, що на цей раз у відпустку можна не йти, але в кінцевому рахунку це вдарить по вашому здоров'ю. Якщо ви розтратите час відпустки на повсякденні домашні справи, такий відпустку не допоможе вам впоратися зі стресом.
• Я не люблю каркати, але хороший сисадмін допускає, що якщо його завтра зіб'є вантажівка, фірма зможе продовжити працювати і без нього. Великий відпустку - прекрасний спосіб без шкоди для здоров'я протестувати план заміщення системного адміністратора і якість документації. Можливо, вам вдасться знайти і усунути прогалини в плані заміщення, коли ви повернетеся з одно- або двотижневого відпустки.
• Влаштуйте собі перерву. Глибоко вдихніть. Ніхто не говорив, залишаючи цей світ: «Як шкода, що я провів на роботі так мало часу». Розслабтеся, все це тільки нулі і одиниці.
10. Управління електронною поштою
• Більшість системних адміністраторів отримує більше електронних листів, ніж вони можуть обробити. Якщо ви не керуєте своєю електронною поштою, вона починає керувати вами. Візьміть контроль над електронною поштою в свої руки, і це буде величезним кроком на шляху до повного контролю над вашим часом.
• Папка Вхідні - невдале місце для ведення списку справ.
• В ідеалі папка Вхідні повинна бути порожньою. Тому всі ваші дії з черговим надійшли листом повинні завершуватися або видаленням цього листа, або збереженням його в іншій папці. Для досягнення цього ідеалу я пропоную вам метод, що припускає обробку кожного листа за допомогою однієї з наступних операцій: фільтрація, видалення без читання, читання і виконання якоїсь дії, виконання запиту і видалення листи.
• Фільтрація. Користуйтеся програмної фільтрацією для попередньої обробки електронної пошти і автоматизації багатьох завдань.
• Видалення без читання. Деякі типи листів можна спокійно видаляти, не читаючи.
• Читання і виконання дії. Якщо лист потрібно прочитати, переслати, зареєструвати (в записнику або системі реєстрації запитів) або зберегти в певній папці, виконайте потрібні дії і видаліть лист з папки Вхідні. Не дозволяйте йому там залежуватися.
• Виконання запиту і видалення листи. Якщо міститься в листі запит вимагає декількох хвилин, виконайте його тут же і видаліть лист.
• Якщо ви задумали розгребти купу листів, що скупчилися на даний момент, я рекомендую вам зберегти її де-небудь і забути про неї. Якби якийсь з цих листів містила дійсно важнуюінформацію, вона дійшла б до вас іншим шляхом. Електронна пошта є ефемерною. Чим старше лист, тим меншу цінність воно представляє.
11. Виключення непродуктивних витрат часу
• Непродуктивні витрати часу - це діяльність з низьким співвідношенням корисного результату і витраченого часу. Замість того щоб оптимізувати подібну діяльність, спробуйте зовсім відмовитися від неї.
• Деякі справи можуть розтягуватися, заповнивши собою весь ваш час. Ви можете перервати їх, якщо встановите для себе якийсь часовий ліміт. Виробіть обмежувальні правила, наприклад: «Починаючи [таке-то справа], я встановлю таймер, який подасть звуковий сигнал через 10 хвилин».
• Ніщо так не допомагає побороти спокусу, як присутність свідка. Працюючи в одному кабінеті з колегою, ви менше схильні відволікатися від роботи на сторонні справи.
• У сучасному житті є багато факторів, що призводять до непродуктивних витрат часу. Це заплановані необов'язкові справи, підписка на розсилки по електронній пошті, інтернет-чати, сторонні дискусії в робочий час, настирливі торгові агенти і вербувальники, процеси, що виконуються вручну, але підлягають автоматизації, і т. Д. Розпізнавши подібний фактор, позбудьтеся від нього.
• Удома ви теж можете боротися з такими факторами за допомогою цифрового відеомагнітофона для перегляду тільки важливих телепередач, списку фільмів, які хочете взяти напрокат, і служби Netflix, щоб менше часу проводити в магазинах відеопродукції; користуйтеся послугами пралень і фірм побутового обслуговування, щоб звільнити більше часу для насолод.
• Вивчення процесу установки системи, яка встановлюється тільки один раз, малокорисні. Наприклад, в разі централізованої установки системи резервного копіювання виділення з бюджету коштів на послуги фахівця обернеться значним виграшем.
• З точки зору системного адміністратора непродуктивною витратою часу є будь-яка справа, яке можна було б виключити, якби знайшовся час на створення інфраструктури, що дозволяє від цієї справи відмовитися. Іншими словами, найкращим засобом тайм-менеджменту для системного адміністратора є хороша програмно-апаратна інфраструктура. Мислячи стратегічно, ви зможете виключити тактичні завдання в довгостроковій перспективі. Іншими словами, ви зможете перестати підтирати калюжі на підлозі, полагодив кран.
12. Документація
• Сховище документів - прекрасний інструмент тайм-менеджменту.
• Сховище, орієнтоване на клієнтів, надає їм необхідну інформацію, і вони менше турбують вас.
• Місце для внутрішньої ІТ-інформації дозволяє вам організувати довідковий матеріал для економії часу згодом. Особливо корисними можуть виявитися технологічні карти - короткі замітки про те, як слід виконувати складні процедури, - вашим колегам не доведеться винаходити велосипед.
• Добре задокументовану процедуру легше делегувати іншого співробітника. Це дозволить вам викреслити пункт зі свого списку справ, доручивши цю процедуру комусь іншому.
• Технологія Wiki полегшує доступ до сховища і не вимагає знання HTML. Дозволивши всім користувачам редагувати (майже) всі сторінки, ви досягнете того, що сторінки будуть містити найсвіжішу інформацію.
• Створювати сховище документів для групи системного адміністрування не так страшно, як може здатися. Вибираючи, що саме документувати, ви керуєте масштабом сховища. Наведені в цьому розділі зразки допоможуть вам в починанні. Технологія Wiki дозволяє документам динамічно зростати і розвиватися.
• Часто буває важко скласти новий документ. Технологія Wiki полегшує завдання розробки нового документа, створюючи для вас все посилання. Початковий документ може бути простою технологічною картою, яка згодом буде доповнюватися. Вам зовсім не обов'язково з самого початку створювати бездоганний документ. Напишіть те, що важливо в даний момент, і дозвольте документу розвиватися.
Особисте сховище інформації
Деякі відомості мені хочеться мати під рукою, де б я не знаходився, але пам'яті портативного комп'ютера недостатньо для їх зберігання. Я не прагну до того, щоб ця інформація була доступна завжди і відразу, але бажано мати до неї хоч якийсь доступ. Розміщення в Мережі робить її доступною майже з будь-якого місця, особливо в міру поширення технології WiFi. Встановити каталог, захищений паролем, досить просто.
Частина інформації я тримаю в сховище Subversion. Подібно CVS і Microsoft SourceSafe, технологія Subversion дозволяє мені читати і оновлювати інформацію в сховище з будь-якої точки мережі. Технологія Subversion часто застосовується для зберігання вихідного коду і відстеження змін. Теоретично, де б я не знаходився, я можу або завантажити останню версію сховища, або звернутися через SSH до комп'ютера, у якого є зв'язок зі сховищем. В особистому сховище я тримаю дуже велику адресну книгу і деяку іншу інформацію.
13. Автоматизація
• Автоматизація - велика річ. Вона економить ваш час. Крім того, вона дозволяє вам доручити роботу іншому менш кваліфікованому працівнику.
• Є чотири типи завдань, з якими стикаються системні адміністратори:
• Прості завдання, що виконуються одноразово
• Складні завдання, що виконуються одноразово
• Прості завдання, що виконуються часто
• Складні завдання, що виконуються часто
• Складні одноразові задачі і прості завдання, що виконуються часто, є найбільш підходящими кандидатами на автоматизацію. Незважаючи на можливий спокуса автоматизувати складні завдання, що виконуються часто, для їх виконання краще використовувати готові програмні пакети (комерційні або безкоштовні).
• Щоб автоматизувати процес, спочатку переконайтеся, що ви в змозі виконати його вручну. Потім інвентаризують всі кроки і автоматизуйте кожен крок окремо. Після цього зберіть кроки воєдино.
• Використовуючи псевдоніми, ви полегшите собі введення команд. Це справедливо і щодо систем з командним рядком, і для додатків, наприклад SSH. Встановіть псевдонім по можливості максимально близько до додатка. Наприклад, якщо задати псевдонім в файлі конфігурації SSH, то все з истема, що працюють з SSH, будуть використовувати цей псевдонім.
• Команда make систем UNIX / Linux - виключно потужний інструмент. Вона призначена не тільки для програмістів. Ви можете застосовувати її для автоматизації завдань системного адміністрування. У системах UNIX / Linux, особливо на серверах, створюйте файл Makefile в каталозі / etc для автоматизації повсякденних завдань, таких як індексація псевдонімів, копіювання даних і т. Д.
• Мови оболонок bash і / bin / sh набагато складніше і потужніше, ніж ви думаєте. Приклади, наведені в цьому розділі, демонструють, як слід обробляти опції командного рядка і навіть як написати невеликий детектор шкідливих програм!
• Якщо ви пишете довгу командний рядок, тестируйте її по частинах.
• Якщо ви пишете код для користувачів, зростає важливість інтерфейсу. Існують технічні прийоми, що дозволяють створювати хороші призначені для користувача інтерфейси. Ви можете позбавити себе від турбот, переклавши введення даних на програму на зразок MS Excel. Ви також можете створити програму з меню або веб-інтерфейс, щоб дозволити звичайним користувачам отримувати доступ до привілейованих систем.
• Створюючи код, що дозволяє користувачам виконувати привілейовані операції, будьте гранично уважні. За базу використовуйте наявні добре зарекомендували себе засоби безпеки, такі як sudo. За допомогою таблиці дозволів поясніть керівництву, який користувач які привілеї матиме. Дозволяти або забороняти - справа керівництва, а ваша задача полягає в тому, щоб допомогти йому розібратися в питанні. Перш ніж ввести систему в експлуатацію, заручитися згодою керівництва.
• Розвиваючись як системний адміністратор, ви будете автоматизувати все більше і більше завдань. Я раджу вам вивчити мову програмування, придатний цілей системного адміністрування, наприклад Perl, Python, Ruby або Shell. Також звертатись до організаторів увагу на техніку роботи в конкретних операційних системах. Ці питання висвітлюються в книгах серії «Cookbook» (Збірник рецептів) видавництва O'Reilly, згаданих раніше в цій книзі.
14 .Епілог
Вітаю! Ви пройшли весь шлях до кінця. Що тепер?
По-перше, я рекомендую вам перечитати цю книгу. Повтореньемать навчання. Якщо ви перечитаєте (або хоча б перегляньте) книгу, поки вона ще свіжа у вашій пам'яті, позитивний ефект посилиться.
По-друге, ми краще вчимося на практиці. Чим більше ви застосовуєте на практиці прийоми, викладені в цій книзі, тим краще ви ними опановуєте. У якийсь момент ви виявите, що засвоїли ці прийоми досить добре, щоб творчо розвивати їх в залежності від вашого стилю життя або конкретної ситуації. Один мій читач помітив, що йому стало легше вести списки щоденних справ, коли він в своєму записнику поміняв місцями сторінки списку справ і розкладу. Хто б міг подумати! Добре все, що приносить хороші результати! Я лише раджу випробувати спершу мій підхід, щоб отримати уявлення про систему в цілому.
По-третє, будьте готові до пробуксовки. Іноді ви будете повертатися до своїх старих звичок. У цьому немає нічого страшного, якщо ви віддасте собі звіт в тому, що відбувається і при першій нагоді повернетеся до викладеної системі. Не виключено, що вам буде легше це зробити, перечитавши відповідну главу.
По-четверте, ви, ймовірно, захочете прочитати традиційні книги по тайм-менеджменту, не орієнтовані саме на системних адміністраторів. Моя книга орієнтована на специфіку професії системного адміністратора і не приділяє увагу багатьом загальних питань, добре освітленим в інших роботах. Рекомендую прочитати книгу Девіда Аллена (David Allen) «Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity» 1, http://www.davidco.com .
Що робити з усім цим «новим» вільним часом?
Прийоми, описані в цій книзі, подарують вам кілька вільних годин (якщо не днів) в тиждень. Економлячи трохи більше години кожен день, ви виконаєте той же обсяг роботи за 4-денний робочий тиждень.
Що робити з цим вільним часом?
Будь ласка, не витрачайте його даремно. Благаю вас. Щойно розпочавши втілювати прийоми тайм-менеджменту в своє життя, я став віддавати вивільнився моєї тодішньої пристрасті - читання новин Usenet. Думаю, сучасний еквівалент цього заняття - читання RSSканалов з новинами, блогів, веб-сайтів і т. Д. Все це марна трата часу. Будь ласка, не витрачайте свій знову знайдене час, множачи непродуктивні справи в своєму житті.
У мене є ідея трохи краще.
Відведіть це знову знайдене час на боротьбу з несправедливістю.
Найпоширеніший вид несправедливості, щодня спостерігається мною, - це те, як корпорації крадуть наші життя у наших сімей. Одного ранку ми прокидаємося і виявляємо, що наші діти виросли, не знаючи нас, або що наші улюблені пішли, тому що нас майже ніколи не було поруч. І ми ще дивуємося: «Як швидко промчало час!»
Раніше існував так званий «неявний суспільний договір». Ми працюємо на фірму 40 годин в тиждень, а вона платить нам, щоб у нас були гроші на прожиття, і щось відраховує до пенсійного фонду нам на старість. Це була чесна угода. Але тепер корпорації відбирають у нас все більше часу без якої б то не було компенсації. Професіонал працює 60-70 годин на тиждень, а потім підпадає під масове скорочення штатів через помилкових рішень безглуздих топ-менеджерів, зарплата яких в 100, а то й в 1000, раз перевищує його зарплату. У 1990-ті роки я працював в AT & T / Lucent, і нам постійно нагадували, що можуть звільнити нас в будь-який момент незалежно від того, наскільки добре ми справляємося з роботою. нам говорили, що треба радіти переходу від гарантованих пенсій до принципу «кожен сам за себе» відповідно до нового пенсійним планом, прийнятим фірмою. І при цьому в останні роки моєї роботи в цій компанії керівництво було уражено і стривожено зниженням лояльності співробітників. Лояльність - вулиця з двостороннім рухом.
Хочете зробити щось радикальне, революційне? Скористайтеся прийомами, викладеними в цій книзі, щоб відновити 40-годинний робочий тиждень і підвищити якість особистого життя:
• Відпрацювавши 40-годинну тиждень, вирушайте додому. Будьте настільки ж лояльні до свого роботодавця, наскільки він лояльний до вас. Ідіть додому, відпрацювавши щоденні 8 або щотижневі 40 годин.
• Приділяйте більше часу любімомучеловеку . Кожен день даруєте їй / йому поцілунок тривалістю не менше 12 секунд (не 12 швидких поцілунків; вважайте до 12 під час одного довгого поцілунку. Відчуйте різницю!) Говоріть, як високо ви цінуєте її / його. Включайте в свій розклад романтичні побачення. Якщо у вашому кишеньковому комп'ютері є генератор випадкових чисел, щодня плануйте дзвінок коханій людині на випадкове час (відведіть на розмову хоча б 15 хвилин, щоб не здатися квапливим).
• Проводьте більше часу з дітьми . Якщо у вас є діти, займайтеся з ними чимось ще, крім спільного перегляду телепередач. Не знаєте, чим зайнятися? Спробуйте запитати у них. Все ще не знаєте? Зверніться туди, де профі відшукують відповіді на всі свої питання: пошукайте в Google рядок «Куди піти з дітьми в [ваше місто]». Ні своїх дітей? Станьте люблячої тітонькою або добрим дядечком, про які, можливо, самі мріяли в дитинстві.
• Телефонуйте батькам і іншим людям, що зіграв важливу роль у вашому житті. Включіть в розклад регулярний дзвінок батькам і виділяйте на розмова не менше години. Вони будуть вам дуже вдячні, а ви оціните важливість такого спілкування, коли їх не стане.
У нашому світі є і безліч інших форм несправедливості. Мої батьки виховали мене в переконанні, що люди не повинні голодувати, що расизм - зло, тому що необхідно до всіх людей ставитися однаково, і що світ на Землі - це Божа воля. Тому я борюся з убогістю, расизмом і мілітаризмом, де тільки можу.
Вирішіть для себе, який вид несправедливості турбує вас больше всього, і використовуйте для боротьби з ним свої науково-технічні знання:
• Допоможіть який-небудь громадської організації, яка бореться з несправедливістю, організовуючи її веб-сайт. Знайдіть веб-сайт такої організації і допомагайте його підтримувати. А ще краще, встановіть систему управління контентом або ПО для ведення блогів, щоб волонтери цієї організації могли підтримувати сайт без вашої допомоги. Забезпечте сайт системою, що дозволяє вносити пожертвування «одним клацанням», наприклад http://www.JustGiving.com.
• Допоможіть громадської організації в обслуговуванні комп'ютерів. Раз в тиждень заходите в офіс громадської організації, щоб перевірити стан комп'ютерів і відповісти на технічні питання. Встановіть там автоматично оновлювані антивірусні програми. Перевірте, чи добре резервного копіювання даних. Якщо організації будуть потрібні нові додатки, надайте допомогу в їх пошуку та встановлення.
• Стати членом громадської ради школи, яку закінчили. У дитинстві я був дуже незадоволений тим, що в моїй школі упор робився на спортивні заняття, а не на викладання точних наук. Місця в шкільній раді часто можна отримати без будь-якого конкурсу, але іноді претендентам доводиться брати участь у виборчих компаніях з бюджетом в кілька сотень доларів. Отримавши місце в шкільній раді, ви зможете безпосередньо впливати на бюджет і пріоритети розвитку школи. Субсидуються програми боротьби з хуліганством, шахові клуби, товариства боротьби за права сексуальних меншин, викладання музики і живопису.
• Візьміть участь в роботі державного муніципального або громадського установи. Ситуація з прийняттям погано продуманих законів не зміниться, поки в роботі державних установ не прийме участь достатня кількість професіоналів.
Боротьба з несправедливістю подібна розкидання жолудів на своим шляху. Повернувшись, ви можете виявити яке виросло деревце, в інший раз нічого не знайдете. Втім, в більшості випадків ви так ніколи і не дізнаєтеся, наскільки ви змінили світ і скільком людям ви допомогли. Ви просто повинні вірити, що ваші зусилля витрачені не даремно.