4.5.      Система управління базою даних. СУБД Microsoft Access

 

Система управління базою даних (СУБД) – сукупність мовних  і програмних засобів, призначених для створення, введення та використання бази даних багатьма користувачами.

Сьогодні існує багато СУБД, які відрізняються архітектурою, внутрішньою мовою програмування, операційною системою, якою вони керуються, а також іншими характеристиками. Найпопулярнішими СУБД є Access, FoxPro, Paradox.

Microsoft Access – це реляційна СУБД, популярність якої зумовлена простотою роботи в ній. «Access» в перекладі з англійської означає «доступ».

Access дозволяє створювати бази даних, в яких дані зберігаються у вигляді таблиці. Її можна використовувати для аналізу даних, для створення динамічних веб-сторінок, в яких автоматично відображуватимуться зміни даних. З її допомогою можна створювати додатки баз даних, наприклад, додатки клієнт/сервер.

Access може працювати в якості:

·          автономної СУБД для стаціонарних комп’ютерних систем;

·          СУБД для файлового сервера;

·          як інтерфейсний клієнт для зв’язку з серверними СУБД масштабу підприємства, наприклад, з Microsoft SQL Server.

Для створення ефективної бази даних важливо правильно визначити структуру таблиць, тобто склад полів. При цьому необхідно пам’ятати:

·                      інформація в таблицях не повинна дублюватися;

·                      бажано, щоб кожна таблиця містила інформацію лише на одну тему;

·                      не рекомендується включати до таблиці дані, які утворюються внаслідок обчислень;

·                      інформацію про об’єкт бажано розбивати на мінімальні одиниці (наприклад: область, місто, район, адреса).

База даних в Access вміщує об’єкти різних категорій. Об’єктами бази даних є таблиці, форми, запити, звіти, макроси, модулі.

Таблиці призначені ля збереження інформації, дозволяють виконувати введення, перегляд, коригування інформаційних даних. Їх вважають головним об’єктом бази даних.

Кожна таблиця складається з фіксованого числа стовпчиків і змінної кількості рядків. На мові БД стовпчики називаються полями.

В СУБД Access передбачені такі типи даних:

·                      текстовий – для введення тексту;

·                      поле МЕМО – для введення заміток або довгих описів;

·                      числовий – для введення числових даних;

·                      дата/час – для введення дати і часу;

·                      грошовий – використовується для роботи з грошовими одиницями;

·                      лічильник – для введення числа, що автоматично збільшується на одиницю при додаванні до таблиці нового запису; цей тип даних двічі в таблиці повторюватися не може;

·                      логічний – для збереження логічного значення (так чи ні; правда чи ні);

·                      об’єкти OLE – для збереження в таблиці OLE – об’єктів  (наприклад, малюнків, звуків, документівWord тощо);

·                      гіперпосилання – служать для запису до таблиці гіперпосилань.

Форми призначені для введення, перегляду та коригування даних. Форма є своєрідним бланком, який потрібно заповнити. Форми запобігають безпосередньому внесенню змін у таблиці.

Запити дозволяють отримувати дані з однієї або декількох таблиць, складати вибірки з таблиць за певною умовою. За допомогою запитів створюються нові таблиці, у яких використовуються дані з існуючих таблиць.

Звіти призначені для формування вихідного документа та для виведення його на друк.

Макроси – це набір спеціальних «макрокоманд», які автоматизують виконання певної послідовності команд (відкриття таблиць і форм, виконання опцій меню, керування вікнами тощо).

Модулі – це програми на мові VBA, які використовуються для реалізації нестандартних процедур при створенні програми.