11.3. Облік розрахунків з підзвітними особами

 

Підзвітні особи – це працівники підприємства, які отримали грошові кошти для майбутніх витрат згідно наказу керівника на виробничі (господарські) потреби, закупівлю сільськогосподарської продукції чи витрати на службові відрядження.

Облік розрахунків з підзвітними особами регламентується інструкцією «Про службове відрядження в межах України та за кордон» № 362 від 17.03.2011р. Відповідно до даної інструкції службовим відрядженням вважається поїздка за розпорядженням керівника підприємства, установи чи організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Документами, що підтверджують зв'язок відрядження з основною діяльністю підприємства є:

-      запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження;

-      укладений договір чи контракт;

-      документи, що засвідчують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях та інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника.

Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження у спеціальному журналі і забезпечує коштами для здійснення поточних витрат під час поїздки.

Кошти, видані працівнику перед відрядженням, називаються авансом. Аванс може видаватися готівкою або перераховуватись у безготівковій формі на платіжну картку.

Підприємство зобов’язане ознайомити працівника з кошторисом витрат на його відрядження або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складений за довільною формою,  а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу (автобуса, поїзда, літака тощо) з місця постійної роботи працівника, а днем прибуття з відрядження – день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи.

Питання виходу працівника на роботу у день вибуття у відрядження та день прибуття з відрядження, регулюються правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи та середній заробіток за весь період перебування у відрядженні.

Направлення працівника у відрядження здійснюється керівником або його заступником і оформляється наказом із зазначенням:

-  пункту призначення; - найменування підприємства, установи, куди направляється працівник;                             - терміну відрядження;        -  мети відрядження.

Таку інформацію бюджетні установи фіксують у посвідченні про відрядження. Однак промислові підприємства на даний час посвідчення про відрядження не складають.

Термін відрядження визначається керівником підприємства, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, а за кордоном 60 календарних днів.

За кожен день перебування у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні, а також час перебування у дорозі, працівнику виплачуються добові. При відрядженні працівника на один день або у місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові виплачуються як за повну добу.

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний прозвітувати про витрачені кошти – скласти звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт:

-      до закінчення 5 банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи – якщо гроші виплачувалися готівкою;

-      до закінчення 3 банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи – якщо гроші перераховувалися на платіжну картку.

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт повинен включати витрати, які мають бути обов’язково документально підтверджені.

Підприємство, за наявності підтверджуючих документів, відшкодовує наступні витрати, понесені у відрядженні:

-  витрати  на проїзд до пункту призначення (місця відрядження) і назад. Витрати відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, автомобільним, водним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків, страхових платежів і користування постільними речами.

-      витрати на проживання (винайм житлового приміщення).

-  добові витрати. Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження. За відсутності наказу добові витрати не виплачуються. Розмір добових визначається керівником підприємства, але не може перевищувати 0,2 (в межах України) та 0,75 (за кордоном) розміру мінімальної заробітної плати, що діє на 01.01. звітного року.

Кошти, які були видані працівнику під звіт і не використані ним, підлягають поверненню до каси підприємства.

 Облік розрахунків з підзвітними особами здійснюється на активному субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом субрахунку відображається сума виданих працівнику коштів під звіт,  а за кредитом – їх списання відповідно до підтверджуючих документів або оприбуткування невикористаної підзвітної суми.

Видано кошти з каси під звіт на відрядження головному бухгалтеру в сумі 400 грн.

Дт 372   Кт 301 – 400 грн.

Відображено витрати в сумі 390 грн., понесені головним бухгалтером у відряджені

Дт 92   Кт 372 – 390 грн.

Оприбутковано в касу суму невикористаного авансу

Дт 301   Кт 372 – 10 грн.